Esta guía de migración paso a paso te ayudará a combinar tus campos personalizados, categorías de gastos y equipos, garantizando una transferencia de datos sin problemas desde las entidades individuales al grupo. Al consolidar esta información, centralizarás el control sobre la visibilidad y optimizarás la gestión.
Especificaciones de la migración
Si estás utilizando una conexión ERP activa y hay campos personalizados con nombres diferentes en las distintas entidades, Payhawk los combinará automáticamente siempre que los ID externos del sistema ERP coincidan.
Los campos personalizados que se hayan combinado automáticamente mediante el ID externo de ERP no se podrán combinar con otros campos personalizados.
Los campos personalizados de distintas fuentes no se pueden combinar.
No se pueden combinar las categorías y los campos personalizados si tienen valores en conflicto.
Puntos de entrada al asistente de migración
Puedes iniciar la migración manual desde la cuenta de grupo haciendo clic en el botón Iniciar migración en las siguientes ubicaciones:
El báner en tu Panel de control de grupo.
El distintivo en Ajustes de grupo > Resumen.
El distintivo en Ajustes de grupo > Campos de gastos.
El distintivo en Empleados de grupo > Equipos.
Migración de tus equipos
Para empezar la migración de tus datos:
En el portal web de Payhawk, ve a tu cuenta de grupo y haz clic en Panel de control de grupo > Ajustes.
Haz clic en la opción Empezar migración que hay en el distintivo.
En la página Resumen del asistente de migración de Payhawk que se cargue, haz clic en Continuar.
En la página Migrar equipos, haz clic en Continuar. La pantalla que se cargará mostrará todas tus entidades con todos sus equipos ligeramente ajustados por el sistema para evitar conflictos.
Revisa el equipo de estructura propuesto por equipo.
Si fuera necesario, añade o elimina manualmente a los miembros y a los responsables de los equipos para asignar los equipos correctamente. Si has cometido un error, haz clic en Revertir.
Migración de tus categorías
Después de migrar los equipos, el asistente te guiará al siguiente paso para migrar las categorías.
Las categorías solo se pueden borrar después de la migración. Puedes desactivar los valores de las categorías en la cuenta grupal, lo que las eliminará de la entidad pero las mantendrá visibles como inactivas en la cuenta grupal.
En la página Migrar categorías, haz clic en Continuar.
La pantalla que se cargue mostrará la lista de categorías de tus entidades que el sistema ha detectado como idénticas y ha sugerido que combines. Payhawk marcará con una estrella estas categorías idénticas.
Para revisar una categoría y ver las entidades donde está presente, haz clic en ella. En el cuadro de diálogo que se abre, verás las entidades donde está.
Para mantener una categoría como independiente de la entidad de la que se extrajo, haz clic en el botón Atrás situado junto a ella. En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en Extraer para confirmar tu elección.
Para combinar categorías que el sistema no ha sugerido, selecciónalas. En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la categoría de destino donde se combinarán los datos y haz clic en Combinar.
Migración de tus campos personalizados
Después de migrar las categorías de gasto, el asistente te guiará al siguiente paso para migrar los campos personalizados.
Los campos personalizados que el sistema identifique como idénticos (en función de su ID externo en el sistema ERP en caso de que haya una conexión activa) serán de solo lectura y no podrás añadirlos o eliminarlos.
Los campos personalizados solo se pueden eliminar después de la migración. Puedes desactivar los valores de los campos personalizados en la cuenta grupal, lo que los eliminará de la entidad pero los mantendrá visibles como inactivos en la cuenta grupal.
En la página Migrar campos personalizados, haz clic en Continuar.
La pantalla que se cargue mostrará la lista de campos personalizados de tus entidades que el sistema ha detectado como idénticos y ha sugerido que combines. Payhawk marcará con una estrella estos campos personalizados.
Para revisar un campo personalizado y ver las entidades donde está presente, haz clic en él. En el cuadro de diálogo que se abre, verás las entidades donde está.
Para mantener un campo personalizado como independiente de la entidad de la que se extrajo, haz clic en el botón Atrás situado junto a él. En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en Extraer para confirmar tu elección.
Para combinar campos personalizados que el sistema no ha sugerido, selecciónalos. En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la categoría de destino donde se combinarán los datos y haz clic en Combinar.
Completar la migración
La opción Completar migración siempre estará visible en el asistente de la migración de Payhawk durante el proceso.
Cuando hagas clic en Completar migración, Payhawk aplicará automáticamente los criterios para la migración automática y combinará todos los equipos, categorías, campos personalizados y sus valores correspondientes que sean compatibles. Un administrador de Payhawk tendrá que migrar manualmente los datos que no se puedan combinar automáticamente en el momento adecuado.
Para pausar la migración, haz clic en el menú de tres puntos junto a Completar migración y selecciona la opción Continuar más tarde.
La próxima vez que inicies sesión en Payhawk, la podrás reanudar desde el punto en el que la dejaste.
También puedes cancelar la migración en curso por completo: haz clic en el menú de tres puntos junto a Completar migración y selecciona Cancelar migración. Más adelante podrás reiniciar el proceso de migración desde el principio.
