Para las entregas que se prevén periódicas, los solicitantes pueden presentar órdenes de compra recurrentes.
Compras recurrentes
¿Puedo enviar una única solicitud de compra para compras recurrentes?
Para las entregas que se prevén periódicas, los solicitantes pueden presentar órdenes de compra recurrentes.
Un resumen
Cada orden de compra recurrente contendrá instancias de compra programadas para cada periodo recurrente. Por ejemplo, si la orden de compra recurrente se establece con una recurrencia mensual durante un año, contendrá 12 instancias de compra (órdenes de compra programadas) que el sistema abrirá automáticamente cada mes en la fecha especificada.
Las instancias de compra no se pueden gestionar individualmente, sino a través de las órdenes de compra recurrentes. Por ejemplo, si el proveedor cambia los precios de los artículos a mitad de la orden recurrente, puedes editar la orden de compra recurrente, actualizar los precios y volver a enviarla para su aprobación. Las instancias de compra creadas antes del cambio de precio mantendrán los precios antiguos, mientras que las futuras y abiertas (aún no facturadas) reflejarán los importes actualizados.
Puedes gestionar las órdenes de compra recurrentes y las solicitudes de órdenes de compra de la misma manera que las órdenes de compra únicas y las solicitudes de órdenes de compra, incluyendo editarlas o eliminarlas. Sin embargo, solo puedes añadir facturas y notas de entrega y albarán a sus instancias de compra.
Especificaciones
Cada instancia de compra se abrirá en la fecha de su programación y aparecerá en Compras > Abierta según corresponda.
Las instancias de compra heredan automáticamente los detalles de su orden de compra recurrente (principal), incluidos los artículos, importes, información del proveedor y otros detalles relevantes.
Cada instancia de compra hereda el número de la orden de compra recurrente (principal), con un sufijo añadido (por ejemplo, /1, /2, etc.) para indicar su secuencia.
Creación de solicitudes para las órdenes de compra recurrentes
Para crear una solicitud para una orden de compra recurrente:
En el portal web de Payhawk, ve a Compras. Haz clic en el botón + Nuevo.
En el cuadro de diálogo que se abre:
En Nota, describe el propósito de la orden de compra recurrente.
(Opcional) En Proveedor, escribe el nombre del proveedor de los artículos que estás solicitando. De forma parecida a las órdenes de compra únicas, se necesitará un proveedor para que Payhawk vincule la orden de compra y los gastos relacionados. Además, el nombre del proveedor se utilizará como el nombre de la orden de compra.
En Recurrencia, selecciona el periodo para el cual se abrirá una nueva instancia de compra, por ejemplo, Mensual.
En Desde y Hasta, selecciona la fecha de inicio y fin respectivamente de la orden de compra recurrente, por ejemplo, un año desde la fecha actual.
(Opcional) Adjunta un documento para la orden de compra recurrente, por ejemplo, un presupuesto del proveedor.
Haz clic en Continuar para crear la orden de compra recurrente. Como resultado, volverás a la pestaña Compras > Borrador.
Abre la solicitud de la orden de compra recurrente y completa los datos necesarios, como el artículo, el precio unitario neto, la cantidad y cualquier otro campo requerido por tu empresa. Los detalles se exportarán a las instancias de compra y estarán disponibles para que los veas en la pestaña Compras de la solicitud de la orden de compra recurrente.
Cuando estés listo, haz clic en Enviar para su aprobación.
