Cuando recibas una factura de tu orden de compra (OC), tu y cualquier contador o administrador de Payhawk pueden cargarla en el sistema de Payhawk.
Cargar facturas y vincularlas a órdenes de compra
Puedes cargar una factura para la orden de compra del mismo modo en el que creas un gasto desde la aplicación Gastos.
También puedes cargar la factura desde la orden de compra:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Compras.
En la pestaña Facturas, haga clic en el botón Añadir nueva factura. Alternativamente, haga clic en el botón Añadir nueva factura junto al menú de tres puntos.
En el diálogo que se abre, carga la factura y haz clic en Continuar.
Como resultado, Payhawk te redirige a la aplicación Gastos donde el sistema crea automáticamente un gasto basado en la factura cargada y añade el número de la orden de compra si está en la factura.
Si el número de la orden de compra no está en la factura, tienes que añadirlo de forma manual haciendo clic en el menú desplegable Número de orden de compra y seleccionando el número.
Haz clic en Enviar.
También puede añadir una factura haciendo clic en Añadir > Factura.
Vinculación de pedidos de compra, facturas y gastos
Para que Payhawk vincule su orden de compra con los gastos correctos, necesita incluir el proveedor de su orden de compra.
Si la orden de compra tiene un proveedor añadido y su número está presente en la factura cargada, Payhawk lo extraerá automáticamente con la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y vinculará la orden de compra a la factura en la aplicación Gastos.
Visualización de las órdenes de compra para gastos
Todos los empleados de su empresa pueden ver la orden de compra desde la aplicación Gastos a través del enlace Ver. Sin embargo, sólo usted como solicitante, su jefe de equipo y cualquier contable o administrador de Payhawk en su empresa pueden editarlo.
El campo de gastos de la Orden de compra también muestra el estado de la entrega y la entrada del campo Nota, si existe, con la que se creó la orden de compra.
Visualización de los gastos vinculados a sus pedidos de compra
Como solicitante, puede ver todos los gastos vinculados a sus pedidos de compra utilizando el filtro Orden de compra de la aplicación Gastos. A efectos de contabilidad e informes, su jefe de equipo y cualquier contable y administrador de Payhawk en su empresa también pueden ver los gastos vinculados a sus pedidos de compra.
Visualización de las facturas vinculadas a sus órdenes de compra
Para ver una factura de la orden de compra:
Ve a Compras.
Selecciona la orden de compra que necesites haciendo clic en ella.
Haz clic en la pestaña Facturas y selecciona el documento que desees ver. Como resultado, te redirigiremos a la aplicación Gastos para ver el documento adjunto al gasto.
Envío de facturas a Payhawk directamente desde la bandeja de entrada de tu correo electrónico
Payhawk es compatible con la funcionalidad Buzón de recibos, que puedes utilizar para permitir que el sistema lea automáticamente, a través del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), extraiga los datos del proveedor y los números de la OC, y los vincule por ti.
Para obtener más información, consulta: