Cuando recibas una factura por tu compra, tú y cualquier empleado o perfil autorizado podréis cargarla en el sistema.
Cargar facturas y vincularlas a artículos de compra
Para cargar una factura de tu compra en el portal web de Payhawk:
Ve a Compras y selecciona la compra que desees.
Haz clic en el botón Añadir nueva factura.
Como alternativa, puedes hacer lo siguiente:Ve a la pestaña Facturar y haz clic en el botón Añadir nueva factura.
En el caso de que se requieran notas de entrega y albaranes para la categoría de gasto específica, puedes cargar una factura en Compras > Recibir, haciendo clic en el botón Añadir y seleccionando Cargar factura.
En el cuadro de diálogo que se abre, carga la factura, selecciona los artículos de compra correspondientes y haz clic en Continuar.
Como resultado, Payhawk te redirige a la aplicación Gastos, donde el sistema genera automáticamente un gasto basado en la factura cargada e incluye el número de compra si está presente en la factura.
La factura cargada será visible en la pestaña Facturas de la compra.
Vincular compras a gastos
Para garantizar que Payhawk vincula tu compra con el gasto correcto, la compra debe incluir un proveedor.
Si se añade un proveedor a la compra y su número aparece en la factura cargada, Payhawk utilizará automáticamente el sistema OCR para extraer información y vincular la compra a la factura en la aplicación Gastos.
Consultar compras desde gastos
Todos los empleados de tu empresa pueden ver la compra en la aplicación Gastos a través del enlace Consultar. Sin embargo, solo tú como solicitante, el responsable de tu equipo o un contable o administrador de Payhawk pueden editarla. Ten en cuenta que las opciones de edición varían dependiendo del paso del proceso de compra.
El campo de gasto Compra también muestra el estado de la entrega y la nota introducida al crear la compra.
Visualización de los gastos vinculados a sus pedidos de compra
Como solicitante, puede ver todos los gastos vinculados a sus pedidos de compra utilizando el filtro Orden de compra de la aplicación Gastos. A efectos de contabilidad e informes, su jefe de equipo y cualquier contable y administrador de Payhawk en su empresa también pueden ver los gastos vinculados a sus pedidos de compra.
Ver las facturadas vinculadas a tus compras
Para ver una factura vinculada a tu compra en el portal web de Payhawk:
Ve a Compras y selecciona la compra que desees.
Haz clic en la pestaña Facturas y selecciona el documento que quieres ver. Como resultado, se te redirigirá a la aplicación Gastos para ver el documento adjunto al gasto y los demás datos del gasto.
Envío de facturas a Payhawk directamente desde la bandeja de entrada de tu correo electrónico
Payhawk es compatible con la funcionalidad Buzón de recibos, que puedes utilizar para permitir que el sistema lea automáticamente, a través del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), extraiga los datos del proveedor y los números de la OC, y los vincule por ti.
Para obtener más información, consulta: