Para las entregas que se realicen de forma periódica, los usuarios pueden enviar solicitudes periódicas. Las solicitudes periódicas son aquellas que se repiten de manera regular.
Un resumen
Cada solicitud periódica incluirá instancias de solicitud programadas para cada período de recurrencia. Por ejemplo, si la solicitud periódica está configurada con una recurrencia mensual durante un año, incluirá 12 instancias de solicitud (solicitudes programadas) que el sistema abrirá automáticamente cada mes en la fecha indicada.
Las instancias de solicitud no se pueden gestionar de forma individual; deben manejarse a través de la solicitud periódica principal. Por ejemplo, si el proveedor cambia los precios de los artículos a mitad del pedido periódico, puedes editar la solicitud principal, actualizar los precios y volver a enviarla para su aprobación. Las instancias de solicitud creadas antes del cambio de precios (si las hubiera) conservarán los precios anteriores, mientras que las futuras y las abiertas (aún no facturadas) reflejarán los importes actualizados.
Puedes gestionar las solicitudes periódicas igual que las solicitudes únicas, incluso editarlas o eliminarlas. Sin embargo, solo puedes añadir facturas y notas de entrega y albaranes a sus instancias de solicitud.
Si el Agente de compras de IA de Payhawk está activado en tu empresa, puedes crear y enviar solicitudes fácilmente aprovechando sus potentes funciones y su experiencia conversacional, todo dentro del canal de conversación de tu empresa. Para confirmar su disponibilidad, consulta con los administradores de Payhawk de tu empresa.
Especificaciones
Cada instancia de solicitud se abrirá en su fecha programada y aparecerá en Solicitudes > Recepción o Facturación, según la configuración del tipo de solicitud.
Las instancias de solicitud heredan automáticamente los detalles de su solicitud periódica principal, incluidos los artículos, importes, información del proveedor y demás datos relevantes.
Cada instancia de solicitud hereda la descripción y los detalles de la solicitud periódica principal, con un sufijo añadido a su fecha programada para indicar su orden en la secuencia.
Crear solicitudes periódicas
Para crear una solicitud periódica:
En el portal web de Payhawk, ve a Solicitudes.
Haz clic en el botón + Nuevo.
En el cuadro de diálogo que se abre:
Selecciona el tipo de solicitud.
Describe la solicitud, por ejemplo, por qué necesitas los bienes o servicios.
(Opcional) Adjunta un documento para tu solicitud única, por ejemplo, una oferta del proveedor. La herramienta de automatización de Payhawk extraerá automáticamente los datos de la solicitud y completará la información en los campos correspondientes al crearla.
Haz clic en Continuar. Como resultado, se creará la solicitud.
Rellena la información incluida en la sección Detalles de la solicitud.
El Resumen aparecerá como el título de tu solicitud.
La Descripción puede incluir información que consideres importante para que los aprobadores y revisores la tengan en cuenta.
(Opcional) En el campo Proveedor, elige la empresa a la que quieras solicitar los bienes o servicios. Si no la encuentras en la lista de empresas existentes, Payhawk te pedirá que marques el proveedor como nuevo.
Para crear una solicitud periódica:
Ve a Recurrencia, haz clic en Editar y selecciona el período para el que se abrirá una nueva instancia de solicitud, por ejemplo, Semestralmente.
En Desde y Hasta, selecciona respectivamente la fecha de inicio y la de finalización de la solicitud periódica, por ejemplo, 2 años a partir de la fecha actual.
En Método de pago, selecciona uno de los métodos de pago disponibles para la solicitud:
Tarjeta indica que la solicitud se pagará con una tarjeta
Factura indica que se pagará mediante transferencia bancaria
No se requiere pago indica que la solicitud no necesita realizar ningún pago, por ejemplo, cuando los bienes solicitados ya están en el almacén.
Si necesitas editar el método de pago, haz clic en Editar, introduce la información correspondiente y haz clic en Guardar.
En Instrucciones especiales, introduce cualquier indicación que quieras que vean los aprobadores o revisores.
Rellena la información incluida en la sección Información adicional. Esta sección contiene los campos que un administrador de Payhawk de tu empresa haya establecido como obligatorios para ese tipo de solicitud.
Rellena la información incluida en la sección Importe: la descripción de los artículos que quieras solicitar, su cantidad y el precio unitario neto. Para añadir nuevos artículos, haz clic en el botón Añadir nuevo artículo.
Payhawk creará las instancias de solicitud para el período que hayas especificado en función de la información que hayas proporcionado.
Para enviar la solicitud, haz clic en Enviar.
