El reglamento de eInvoicing (Alemania) EN16931 de la UE está diseñado para mejorar la eficiencia, reducir los costes y acelerar la transformación digital en las empresas. Para cumplir con estos nuevos estándares, las empresas deben adoptar tecnología que agilice los procesos y mejore la transparencia.
Dado que los mandatos y requisitos de eInvoicing (Alemania) difieren entre los distintos países, Payhawk controla de cerca las actualizaciones de los reglamentos para garantizar que sus clientes puedan hacer sin problemas la transición a las facturas electrónicas y cumplir con las leyes locales.
A continuación, se muestra un ejemplo de factura electrónica xRechnung XML:
¿Cómo Payhawk gestiona las facturas electrónicas?
Payhawk actualmente admite el procesamiento de varios formatos y versiones de facturas electrónicas.
Aunque la integración directa con las autoridades fiscales y los portales públicos no está disponible todavía, esta función está prevista para el futuro. Mientras tanto, puedes subir tus facturas electrónicas directamente a través del portal de Payhawk o enviarlas por correo electrónico usando el Buzón de Payhawk.
Ciclo de vida de las facturas electrónicas en Payhawk
El procesamiento de la factura electrónica en Payhawk es muy parecido al de un documento normal en PDF o basado en imágenes y pasa por las siguientes etapas:
Carga de facturas electrónicas
Las facturas electrónicas se suelen proporcionar en formato XML, un formato estructurado y legible por ordenador, como xRechnung en Alemania. Para mejorar la usabilidad y proporcionar mayor comodidad, Payhawk genera automáticamente una vista previa en PDF de la factura electrónica.
En algunos casos, las facturas electrónicas se proporcionan como PDF con datos XML incrustados, como ZUGFeRD (Alemania) o Factur-X (Francia). En estos casos, Payhawk no generará un PDF separado, sino que utilizará el PDF cargado directamente.
Extracción de datos de las facturas electrónicas
Una ventaja clave de las facturas electrónicas es su formato estructurado y estandarizado, lo que permite que Payhawk extraiga información con un 100 % de precisión. Una vez que se hayan extraído los datos, los campos que se hayan rellenado automáticamente a partir de la factura electrónica se marcarán con un icono azul para facilitar su identificación.
Todavía podrás editar los detalles del gasto y seleccionar texto directamente del PDF, ya sea una vista previa generada o el documento original, tal como lo haría con cualquier otro documento en Payhawk.
Siguiendo el flujo de aprobación de las facturas electrónicas
El flujo de aprobación para gastos con facturas electrónicas en Payhawk funciona exactamente igual que para documentos normales. Independientemente del tipo de documento cargado, Payhawk seguirá el proceso de aprobación que has definido.
Exportación de un gasto con una factura electrónica
La exportación de gastos con facturas electrónicas es casi idéntica a la exportación con documentos normales. La diferencia clave radica en el formato XML y la vista previa en PDF de la factura generada. Para que sea más cómodo, Payhawk exporta tanto el archivo XML original como la vista previa en PDF. Esto se aplica tanto si estás exportando a un sistema ERP o de contabilidad integrado como si estás utilizando la función de exportación estándar.