Para crear una solicitud en Payhawk, tienes que rellenar la información sobre los artículos que necesites, añadir los detalles requeridos por los administradores de Payhawk de tu empresa y enviarla. Las solicitudes únicas son aquellas que no se repiten de forma periódica.
La información mínima que debes proporcionar al crear una solicitud en Payhawk puede variar según la configuración definida por un administrador de Payhawk en tu empresa para ese tipo de solicitud específico (por ejemplo, los campos personalizados de clasificación), y según si el tipo de solicitud requiere revisión o no (normalmente, si la solicitud necesita revisión, los detalles que tendrás que aportar serán menos).
Si el Agente de compras de IA de Payhawk está activado en tu empresa, puedes crear y enviar solicitudes fácilmente aprovechando sus potentes funciones y su experiencia conversacional, todo dentro del canal de conversación de tu empresa. Para confirmar su disponibilidad, consulta con los administradores de Payhawk de tu empresa.
Especificaciones
Si un tipo de solicitud está configurado para requerir una revisión, las solicitudes de ese tipo pasarán a la pestaña Revisión una vez que las hayas enviado. Si no se necesita revisión, pasarán directamente a la pestaña Aprobación. Para más información, consulta las fases del ciclo de vida de una solicitud.
Puedes añadir descuentos, canjes, devoluciones y elementos similares incluyendo artículos con precios unitarios negativos en tu solicitud.
No necesitas incluir un proveedor en tu solicitud para que se revise o apruebe. Sin embargo, para que Payhawk pueda vincular tu solicitud con los gastos relacionados a partir de las facturas que cargues, será necesario que añadas los datos del proveedor.
Crear solicitudes únicas
Para crear una solicitud única:
En el portal web de Payhawk, ve a Solicitudes.
Haz clic en el botón + Nuevo.
En el cuadro de diálogo que se abre:
Selecciona el tipo de solicitud.
Describe la solicitud, por ejemplo, por qué necesitas los bienes o servicios.
(Opcional) Adjunta un documento para tu solicitud única, por ejemplo, una oferta del proveedor. La herramienta de automatización de Payhawk extraerá automáticamente los datos de la solicitud y completará la información en los campos correspondientes al crearla.
Haz clic en Continuar. Como resultado, se creará la solicitud.
Rellena la información incluida en la sección Detalles de la solicitud.
El Resumen aparecerá como el título de tu solicitud.
La Descripción puede incluir información que consideres importante para que los aprobadores y revisores la tengan en cuenta.
(Opcional) En el campo Proveedor, elige la empresa a la que quieras solicitar los bienes o servicios. Si no la encuentras en la lista de empresas existentes, Payhawk te pedirá que marques el proveedor como nuevo.
En Método de pago, selecciona uno de los métodos de pago disponibles para la solicitud:
Tarjeta indica que la solicitud se pagará con una tarjeta
Factura indica que se pagará mediante transferencia bancaria
No se requiere pago indica que la solicitud no necesita realizar ningún pago, por ejemplo, cuando los bienes solicitados ya están en el almacén.
Si necesitas editar el método de pago, haz clic en Editar, introduce la información correspondiente y haz clic en Guardar.
En Instrucciones especiales, introduce cualquier indicación que quieras que vean los aprobadores o revisores.
Rellena la información incluida en la sección Información adicional. Esta sección contiene los campos que un administrador de Payhawk de tu empresa haya establecido como obligatorios para ese tipo de solicitud.
Rellena la información incluida en la sección Importe: la descripción de los artículos que quieras solicitar, su cantidad y el precio unitario neto. Para añadir nuevos artículos, haz clic en el botón Añadir nuevo artículo.
Para enviar la solicitud, haz clic en Enviar.
Extracción automática de datos de la solicitud
Según la configuración de los campos de solicitud definida por los administradores de Payhawk de tu empresa, la herramienta de automatización de Payhawk extraerá automáticamente los datos de la solicitud, como el proveedor, y utilizará la información de la factura para completar el resumen de la solicitud. Sin embargo, el sistema no aplicará automáticamente las líneas extraídas del documento, sino que te dará la opción de dividir la solicitud en líneas manualmente o extraerlas de forma automática. El documento puede ser, por ejemplo, una oferta de tu proveedor, una captura de pantalla de una cesta de la compra o un elemento similar.
Los campos de los artículos se completarán automáticamente según la estrategia de
sugerencia de campos aplicada, si está activada.
Los datos extraídos correctamente se marcarán con una estrella.
