El ciclo de vida de un informe de gastos refleja el de los gastos individuales. Una vez que se crea un informe de gastos, su propietario puede enviarlo para su aprobación. Los aprobadores pueden aprobar el informe, avanzándolo al paso de revisión, o rechazarlo. Si se rechaza, el aprobador puede eliminar o devolver el informe al propietario del gasto para que lo actualice y lo vuelva a enviar.
Editar informes de gastos
Los informes de gastos en Payhawk se pueden editar antes de que los diferentes roles de la empresa los hayan pagado, y dependiendo de la etapa de su ciclo de vida:
Los propietarios de los informes de gastos pueden editar un informe durante una de estas etapas:
Antes de que se haya enviado el informe de gastos.
Después de que el informe de gastos se haya enviado para su aprobación, pero la edición del informe en esta fase cancelará cualquier aprobación existente y reiniciará el proceso de aprobación.
Cuando el informe de gastos se haya devuelto para su actualización.
Los empleados asignados como revisores, así como los contables y administradores de Payhawk, también pueden editar un informe de gastos.
Como propietario de un informe de gastos, puedes editar tus informes de gastos antes de que se hayan enviado o después de que se hayan devuelto para su actualización, siguiendo estos pasos:.
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos > Enviar y selecciona el informe.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Editar informe.
En el cuadro de diálogo que se abre, modifica los datos que desees.
Haz clic en Guardar.
Si has enviado tu informe de gastos para su aprobación y ya se ha aprobado al menos un gasto, puedes recuperar y editar el informe de gastos de la siguiente manera:
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos > Todos y selecciona el informe.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Editar informe.
Haz clic en Confirmar.
En el cuadro de diálogo que se abre, modifica los datos que desees.
Haz clic en Guardar.
Eliminar informes de gastos
Los informes de gastos en Payhawk se pueden eliminar siempre que no se hayan pagado. Cuando se elimina un informe, cualquier gasto vinculado se desvinculará y, si todavía está en proceso de aprobación, se volverá a enviar automáticamente para su aprobación.
Aunque los gastos y los informes de gastos no se pueden eliminar después del pago, sí se pueden devolver para su revisión. Esto permite al equipo financiero tomar las medidas oportunas, como deducir el importe de la nómina del empleado u organizar un reembolso mediante transferencia bancaria a la cuenta de la empresa.
Los distintos roles de la empresa pueden eliminar los informes de gastos en las diferentes etapas de su ciclo de vida:
Los propietarios de los gastos pueden eliminar un informe antes de que se haya enviado o si se les ha devuelto para que lo actualicen.
Los empleados asignados como revisores, así como los contables y administradores de Payhawk, pueden eliminar un informe de gastos desde la opción Eliminar del menú de tres puntos..
Como propietario de un gasto, puedes eliminar tu informe de gastos antes de enviarlo o si te lo han devuelto.
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos > Enviar y selecciona el informe.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Eliminar.
En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en Eliminar para confirmar tu elección.
Al eliminar un informe de gastos se desvincularán todos los gastos asociados. Los gastos que ya se enviaron se volverán a enviar automáticamente para su aprobación, mientras que el resto permanecerá en su estado actual.
Todavía puedes eliminar los gastos incluidos individualmente.
Si te han asignado como revisor de gastos, puedes eliminar un informe de gastos de la siguiente forma:
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos > Revisar.
Selecciona el informe que quieras.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Eliminar.
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona Eliminar para confirmar la acción.
