Puedes crear y enviar informes de gastos como empleado desde la aplicación, convirtiéndote así en propietario de los gastos.
Para obtener más información sobre las opciones disponibles en el portal, consulta el artículo sobre la creación de informes de gastos en el portal web de Payhawk.
Los contables y administradores de Payhawk también pueden crear informes de gastos con nuevos gastos en nombre de los empleados.
Crear y enviar informes de gastos
Como empleado, puedes crear un informe de gastos del mismo modo que creas un gasto nuevo.
Para crear informes de gastos con gastos nuevos:
En la aplicación móvil de Payhawk, ve a Gastos.
Pulsa el botón + (más).
Selecciona el tipo de informe de gastos que desees, por ejemplo, Viaje. Rellena la descripción del informe y las fechas de inicio y fin.
Si las fechas se solapan con otro informe o se refieren a un periodo pasado, el sistema mostrará un error.
Pulsa Crear informe. Como resultado, el sistema te sugerirá gastos que coinciden con el periodo que has introducido. Selecciona los que quieras añadir a tu informe.
Si no hay gastos que coincidan con el periodo seleccionado, pulsa cualquiera de las opciones:
Añadir gastos existentes: en la siguiente pantalla, selecciona los gastos que desees añadir a tu informe.
Añadir nuevo gasto: en la siguiente pantalla:
Selecciona un tipo de gasto para tu gasto.
Carga el recibo y confirma pulsando ✔.
Introduce el importe y pulsa Continuar. Como resultado, Payhawk rellenará previamente los datos disponibles del informe de exportación.
Si no necesitas hacer cambios, pulsa Enviar.
Si quieres editar los datos, modifícalos y pulsa Guardar. Como resultado, el gasto se añadirá a tu informe.
Cuando hayas terminado, pulsa Enviar informe.
Como opción, en este paso, también puedes añadir un nuevo gasto a tu informe pulsando Añadir nuevo gasto.
Envío automatizado de informes de gastos
Los informes de gastos se envían automáticamente tras un periodo de gracia de 1 día.
Para periodos actuales o futuros, el envío se produce un día después de que finalice el periodo.
Para periodos pasados, el envío se produce un día después de la creación del informe.
Si falta algún dato obligatorio y el informe no se puede enviar de forma automática, aparecerá un mensaje de error indicando que el informe está pendiente.