Puedes crear y enviar informes de gastos como empleado desde el portal, convirtiéndote así en propietario de los gastos.
Para obtener más información sobre las opciones disponibles en el móvil, consulta el artículo sobre la creación de informes de gastos en la aplicación móvil de Payhawk.
Los contables y administradores de Payhawk también pueden crear informes de gastos en nombre de los empleados, ya sea añadiendo nuevos gastos o seleccionando los existentes.
Crear informes de gastos del mismo modo que los gastos
Como empleado, puedes crear un informe de gastos del mismo modo que creas un gasto nuevo.
Para crear informes de gastos con gastos nuevos:
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos.
Haz clic en Nuevo.
Selecciona el tipo de informe de gastos que desees, por ejemplo, Viaje. Rellena la descripción del informe, sus fechas de inicio y fin, y cualquier otro campo obligatorio.
Si las fechas se solapan con otro informe o se refieren a un periodo pasado, el sistema mostrará un error.
Haz clic en Crear informe. Como resultado, el informe se podrá ver en la pestaña Gastos > Enviar.
Crear informes de gastos a partir de los gastos seleccionados
Como empleado, puedes crear un informe de gastos al seleccionar los gastos que deben incluirse en él.
Para crear informes de gastos a partir de los gastos seleccionados:
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos y selecciona los gastos que quieras incluir.
En el cuadro de diálogo desplegable:
Elige + Añadir a un informe nuevo.
Rellena la descripción del informe, sus fechas de inicio y fin, y cualquier otro campo obligatorio.
Haz clic en Añadir al informe para crear el informe con los gastos seleccionados.
Presentar informes de gastos
Como empleado, puedes presentar gastos para, por ejemplo, un viaje o un proyecto dentro de un periodo definido.
Los propietarios de los gastos pueden seguir enviando los gastos incluidos individualmente, pero los gastos incluidos en el informe se enviarán para su aprobación solo después de que se haya presentado todo el informe de gastos.
Si has presentado un gasto que forma parte de un informe de gastos, que no se ha enviado todavía, Payhawk mostrará una etiqueta Esperando el envío del informe.
Para enviar un informe de gastos:
En el portal web de Payhawk, ve a Gastos > Enviar.
Selecciona el informe.
Haz clic en Enviar informe. Como resultado, dependiendo de los flujos de trabajo configurados en tu empresa, todos los gastos dentro del informe se enviarán para su aprobación o revisión.
Si hay algún problema, como la falta de campos obligatorios en algunos gastos, Payhawk mostrará un mensaje de error y los gastos afectados se marcarán con un punto indicador.Si te devuelven un gasto, lo verás en la pestaña Enviar y podrás editarlo y volver a enviarlo.
Los gastos aprobados aparecen en la pestaña Todos.
Envío automatizado de informes de gastos
Los informes de gastos se envían automáticamente tras un periodo de gracia de 1 día.
Si el informe corresponde a un periodo actual o futuro, se enviará automáticamente 1 día después de que finalice dicho periodo.
Si el informe se crea para un periodo pasado, el envío se producirá 1 día después de la creación del informe.
Si falta algún dato obligatorio en alguno de los gastos del informe y el sistema no puede enviarlo automáticamente, se mostrará un mensaje de error para indicar que el informe está pendiente.