Los empleados en Alemania tienen derecho a dietas para compensar los gastos adicionales de comidas y alojamiento durante los viajes de trabajo. Estas dietas no se consideran parte del salario regular del empleado y, por tanto, están exentas de impuestos hasta un límite legalmente establecido. En Alemania, las dietas se calculan utilizando tarifas diarias.
Deducciones
Si el empleado recibe una comida gratis, debe deducirse del importe de las dietas. Por ejemplo, esto se aplica si el hotel ofrece desayuno incluido. A continuación, se indican los porcentajes de deducción estándar por comidas proporcionadas:
Si se proporciona desayuno, se debe deducir el 20 % de las dietas.
Si se proporciona comida, se debe deducir el 40 % de las dietas.
Y en caso de cena, se debe deducir el 40 % de las dietas.
Especificaciones
Las siguientes directrices describen detalles importantes y casos especiales relacionados con las dietas, la duración de los viajes de trabajo, los requisitos de documentación y los reembolsos libres de impuestos en Alemania.
Si un empleado realiza varios viajes de trabajo en un mismo día natural, se pueden sumar las horas totales de todos los viajes.
Si un empleado realiza un viaje de trabajo nacional y otro internacional en el mismo día, la tarifa de dietas aplicable será la del viaje internacional para toda la duración del viaje, incluso si el tiempo pasado en el extranjero es inferior a 8 horas.
Todas las facturas de gastos deben emitirse a la dirección de la empresa. Para facturas superiores a 150 EUR, también deben incluir el nombre del empleador, la dirección y el importe correspondiente del IVA.
Todos los documentos originales de los gastos, como recibos y facturas, deben conservarse, física o digitalmente, en la UE.
Viajes nacionales
Para los viajes de trabajo nacionales, las dietas se determinan según la duración del viaje, que se mide por el tiempo total que el empleado está fuera. No importa si el viaje comienza desde el domicilio del empleado, su lugar de trabajo habitual o cualquier otra ubicación de trabajo.
Por ejemplo, un empleado viaja de Berlín a Stuttgart, en Alemania, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. Alemania
Código de destino. DEU-Stuttgart
Moneda. EUR
Medio día. 14
Primer/último día. 14
Día completo.28
Desayuno. Comida. Cena. 5,6. 11,2. 11,2.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
Medio día: se calcularán e incluirán 14 EUR en el importe de las dietas, ya que esta tarifa se aplica cuando el empleado permanece en una ciudad entre 8 y 24 horas, y en el ejemplo actual ha pasado 12 horas en el lugar de destino.
Desayuno: se deducirán 5,6 EUR de las dietas por el desayuno, ya que este gasto ya ha sido cubierto.
Comida: se calcularán e incluirán 11,2 EUR en el importe de las dietas.
Cena: se calcularán e incluirán 11,2 EUR en el importe de las dietas.
Viajes al extranjero
Cuando los empleados viajan al extranjero, se aplican normativas diferentes. Las dietas dependen del país de destino específico.
Las tarifas se definen en una normativa basada en la Ley del Impuesto sobre la Renta de Alemania.
Por ejemplo, un empleado viaja de Berlín, Alemania, a Londres, Reino Unido, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. Reino Unido
Código de destino. GBR-Londres
Moneda. EUR
Medio día. 44
Primer/último día. 44
Día completo.66
Desayuno. Comida. Cena. 13,2. 26,4. 26,4.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
Primer/último día: se calcularán e incluirán 88 EUR en total en el importe de las dietas para el primer y último día del viaje, el 16 y el 17 de julio, respectivamente.
Desayuno: se calcularán e incluirán 13,2 EUR en el importe de las dietas.
Comida: se calcularán e incluirán 26,4 EUR en el importe de las dietas.
Cena: se calcularán e incluirán 26,4 EUR en el importe de las dietas.