Payhawk utiliza tarifas diarias públicas y una lógica automatizada personalizada para calcular los gastos de dietas, según la duración del viaje, el destino y las comidas proporcionadas.
El archivo de plantilla Excel con tarifas diarias para dietas se basa en las tarifas oficiales de países como Alemania, España y Francia, que se establecen como valores predeterminados y se aplican a dichos países.
Plantilla basada en tarifas diarias
La plantilla contiene las siguientes columnas:
Destino. Es la ciudad o país al que viaja el empleado.
Si el empleado viaja a varios lugares en un solo día, Payhawk aplica el último lugar y utiliza su tarifa.
Si el empleado selecciona una ciudad para la que no existe tarifa, Payhawk utiliza la tarifa del país.
Si el empleado no indica una ciudad específica, Payhawk utiliza la tarifa del país.
Si el empleado selecciona un país para el que no hay tarifa, Payhawk utiliza la tarifa predeterminada Otros al final de la lista.
El sistema de Payhawk reconoce y admite un conjunto de ciudades predeterminadas en lugar de provincias enteras.
Código de destino. Es el código de tres letras que se usa para identificar el país de destino, seguido del nombre de la ciudad.
Moneda. Es la moneda utilizada para los gastos de dietas.
Puedes modificar la columna de moneda en la plantilla para incluir ya sea la moneda base de tu cuenta o la moneda local del destino del viaje, y el sistema calculará automáticamente las dietas según tu preferencia.
Si eliges la moneda local, el sistema también se encargará de la conversión de la moneda. Payhawk utiliza su tasa de cambio interna vigente en la fecha de creación del gasto de dietas.
Si no eliges una moneda específica, el sistema utilizará la moneda base de tu cuenta para calcular el gasto de dietas.
El sistema calcula el importe total del gasto de dietas en la moneda base de tu cuenta.
Media jornada. Esta tarifa se aplica si el empleado permanece en una ciudad entre 8 y 24 horas. Si tu empresa no utiliza una tarifa independiente para esta duración, puedes copiar los valores de la columna de la tarifa de jornada completa.
Si la duración de tu viaje es de 8 a 24 horas, pero abarca más de dos días naturales, se aplicarán las tarifas de Primer/último día. Por ejemplo, si llegas a tu destino hoy a última hora de la tarde y sales mañana a mediodía, hoy se considerará el primer día de tu viaje y mañana el último. Por lo tanto, se aplicarán a cada día las tarifas de Primer/último día.
Primer/último día. Esta tarifa se aplica al primer y último día del viaje del empleado. Si tu empresa no utiliza una tarifa independiente para esta duración, puedes copiar los valores de la columna de tarifa de jornada completa.
Jornada completa. Esta tarifa se aplica a todas las estancias de 24 horas como mínimo.
Cuando el viaje de empresa se prolongue dos o más días naturales, se aplicarán las tarifas Primer/último día y Jornada completa de la siguiente manera:
Un viaje de dos días requerirá dos tarifas Primer/último día.
Un viaje de tres días requerirá dos tarifas Primer/último día y una tarifa Jornada completa.
Desayuno. Comida. Cena.
Algunas empresas y países aplican deducciones. Cuando se ofrecen comidas sin ningún coste, se pagan con una tarjeta de empresa o se proporcionan como parte de un viaje o alojamiento reembolsable, es necesario deducir un porcentaje de la dieta por día natural (por ejemplo, un desayuno gratuito proporcionado por el hotel donde se aloja el empleado o una cena de cortesía ofrecida en una conferencia).
Por ejemplo, los porcentajes deducibles de la tarifa de jornada completa pueden ser los siguientes: desayuno - 20 %, comida - 40 % y cena - 40 %.