En Reino Unido, los empleadores pueden reembolsar a los empleados los gastos de comidas y manutención durante los viajes de trabajo mediante dietas, también conocidas como dietas fijas. Se trata de importes diarios fijos que simplifican la presentación de gastos y reducen la carga administrativa, siempre que se cumplan determinadas condiciones establecidas por HMRC (His Majesty's Revenue and Customs).
Cuando se utilizan las tarifas estándar de HMRC o tarifas personalizadas aprobadas, estos pagos están exentos de impuestos y no es necesario declararlos, siempre que el empleado cumpla con los criterios establecidos. En Reino Unido, las dietas se calculan utilizando tarifas por hora.
Especificaciones
Estas son las normas y condiciones clave que debes seguir para garantizar que los pagos de dietas sigan estando libres de impuestos y cumplan con las directrices de HMRC en Reino Unido:
El viaje debe realizarse como parte de las responsabilidades laborales del empleado o a un lugar de trabajo temporal.
El empleado debe ausentarse de su domicilio o de su lugar de trabajo habitual durante un período continuado de más de 5 o 10 horas.
El trabajador debe haber incurrido en gastos de comida después del inicio del viaje.
Solo se permite una forma de reembolso por comida. Por ejemplo, si ya se ha reembolsado un desayuno de hotel, no se puede reclamar una dieta por esa misma comida.
Puedes pagar menos que las tarifas estándar de HMRC, pero si pagas más, el exceso estará sujeto a impuestos, a menos que utilices tarifas personalizadas aprobadas o sigas las tarifas estándar de HMRC.
Desde abril de 2019, HMRC ha simplificado las normas para declarar los gastos de viajes de empresa. Ahora, los empleadores pueden reclamar una tarifa diaria fija sin necesidad de presentar recibos para cada gasto individual, siempre que puedan demostrar que el empleado incurrió en algunos gastos durante el viaje. Por ejemplo, si un empleado realiza tres comidas en un día, un único recibo, como el de la cena, puede ser suficiente.
Viajes nacionales
Las tarifas estándar actuales de HMRC para viajes nacionales en Reino Unido se basan en el tiempo que el empleado está fuera por motivos de trabajo. Se aplican diferentes tarifas según la duración: una para viajes de 5 a 10 horas, otra superior para viajes de 10 a 24 horas y otra tarifa para los viajes de 24 horas.
Por ejemplo, un empleado viaja de Londres a Manchester, en Reino Unido, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. Reino Unido
Código de destino. GBR-Manchester
Moneda. GBP
5 a 10 horas. 5
10 a 24 horas.10
24 horas o más.25
Desayuno. Comida. Cena. 5. 10. 10.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
24 horas o más: se calcularán e incluirán 25 GBP en el importe de las dietas, ya que esta tarifa se aplica si el empleado permanece en una ciudad durante 24 horas o más, y en el ejemplo actual ha pasado 24 horas en el lugar de destino, desde las 8:00 horas del 15 de julio hasta las 8:00 horas del 16 de julio.
10 a 24 horas: se calcularán e incluirán 10 GBP en el importe de las dietas, ya que esta tarifa se aplica si el empleado permanece en una ciudad entre 10 horas y 24 horas, y en el ejemplo actual ha pasado 12 horas en el lugar de destino, desde las 8:00 horas del 16 de julio hasta las 20:00 horas del 16 de julio.
Desayuno: se calcularán e incluirán 5 GBP en el importe de las dietas.
Comida: se calcularán e incluirán 10 GBP en el importe de las dietas.
Cena: se calcularán e incluirán 10 GBP en el importe de las dietas.
Viajes al extranjero
A diferencia de las tarifas nacionales, las tarifas para el extranjero incluyen una asignación de 24 horas que cubre comidas, bebidas, gastos imprevistos y alojamiento. Los empleadores pueden optar por utilizar estas tarifas, reembolsar los gastos reales o solicitar una tarifa personalizada.
Por ejemplo, un empleado viaja de Londres, Reino Unido, a Dublín, Irlanda, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. Irlanda
Código de destino. IRL-Dublín
Moneda. EUR
5 a 10 horas.38,5
10 a 24 horas.94
24 horas o más.99
Desayuno. Comida. Cena. 0. 34. 51,5.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
24 horas o más: se calcularán e incluirán 99 EUR en el importe de las dietas, ya que esta tarifa se aplica si el empleado permanece en una ciudad durante 24 horas o más, y en el ejemplo actual ha pasado 24 horas en el lugar de destino, desde las 10:00 horas del 17 de julio hasta las 10:00 horas del 18 de julio.
10 a 24 horas: se calcularán e incluirán 94 EUR en el importe de las dietas, ya que esta tarifa se aplica si el empleado permanece en una ciudad entre 10 horas y 24 horas, y en el ejemplo actual ha pasado 11 horas en el lugar de destino, desde las 10:00 horas del 18 de julio hasta las 21:00 horas del 18 de julio.
Desayuno: se calcularán 0 EUR para el importe de las dietas.
Comida: se calcularán e incluirán 34 EUR en el importe de las dietas.
Cena: se calcularán e incluirán 51,5 EUR en el importe de las dietas.