Uso de las tarifas por hora para el cálculo de dietas

Payhawk utiliza tarifas por hora públicas y una lógica automatizada para calcular los gastos de dietas, según la duración del viaje, el destino y las comidas proporcionadas.

El archivo de plantilla Excel con tarifas por hora para dietas se basa en las tarifas oficiales de países como Reino Unido, Irlanda y Austria, que se establecen como valores predeterminados y se aplican a dichos países.

Plantilla basada en tarifas por hora

La plantilla contiene las siguientes columnas:

Destino. Es la ciudad o país al que viaja el empleado.
- Si el empleado selecciona una ciudad para la que no existe tarifa, Payhawk utiliza la tarifa del país.
- Si el empleado no indica una ciudad específica, Payhawk utiliza la tarifa del país.
- Si el empleado selecciona un país para el que no hay tarifa, Payhawk utiliza la tarifa predeterminada Otros al final de la lista.
Código de destino. Es el código de tres letras que se usa para identificar el país de destino, seguido del nombre de la ciudad.
Moneda. Es la moneda utilizada para los gastos de dietas.
- Puedes modificar la columna de moneda en la plantilla para incluir ya sea la moneda base de tu cuenta o la moneda local del destino del viaje, y el sistema calculará automáticamente las dietas según tu preferencia.
- Si eliges la moneda local, el sistema también se encargará de la conversión de moneda. Payhawk utiliza su tasa de cambio interna vigente en la fecha de creación del gasto de dietas.
- Si no eliges una moneda específica, el sistema utilizará la moneda base de tu cuenta para calcular el gasto de dietas.
- El sistema calcula el importe total del gasto de dietas en la moneda base de tu cuenta.
Por hora. Payhawk utiliza tarifas de dietas basadas en horas para calcular automáticamente el gasto de dietas según las horas pasadas en un lugar.

Cada país tiene sus propias reglas para desglosar las horas en el cálculo de las dietas. Payhawk aplica automáticamente los rangos horarios según los requisitos regulatorios de cada país correspondiente. Por ejemplo, si un empleado viaja durante 9 horas en un país que utiliza los siguientes rangos horarios: 1-5 h, 5-10 h, 10-16 h, y 16-24 h, se le pagará la tarifa correspondiente al rango de 5-10 horas.

Desayuno. Comida. Cena.
- Algunas empresas y países aplican deducciones. Cuando se ofrecen comidas sin ningún coste, se pagan con una tarjeta de empresa o se proporcionan como parte de un viaje o alojamiento reembolsable, es necesario deducir un porcentaje de la dieta por día natural (por ejemplo, un desayuno gratuito proporcionado por el hotel donde se aloja el empleado o una cena de cortesía ofrecida en una conferencia).
  
  Por ejemplo, los porcentajes deducibles de la tarifa de jornada completa pueden ser los siguientes: desayuno - 20 %, comida - 40 % y cena - 40 %.

Casos de uso

Los siguientes ejemplos ilustran la manera en que Payhawk calcula las dietas utilizando la plantilla de cálculo por hora para viajes de empresa.

Ejemplo 1

Imagina que un empleado viaja desde Viena, Austria, a Salzburgo y Graz, también en Austria, y luego regresa a Viena.

Las dietas se calcularán utilizando la plantilla de cálculo por hora de la siguiente manera:

El cálculo para Salzburgo comienza cuando el empleado sale de Viena y termina cuando sale de Salzburgo:
- Tarifa de 5 horas - Salzburgo, Austria (10/07, 8:00 horas UTC+02:00 a 10/07, 17:00 horas UTC+02:00).
El cálculo para Graz comienza cuando el empleado sale de Salzburgo y termina cuando regresa a Viena:
- Tarifa de 24 horas - Graz, Austria (10/07, 17:00 horas UTC+02:00 a 11/07, 17:00 horas UTC+02:00).

Ejemplo 2

Supongamos que un empleado viaja desde Londres a Alemania y los Países Bajos, y luego regresa a Londres.