En Francia, los empleadores pueden otorgar a los empleados una asignación libre de impuestos para viajes de trabajo, tanto dentro del país como en el extranjero. Esta asignación está destinada a cubrir gastos como comidas y alojamiento durante el viaje y está exenta de impuestos. Las dietas en Francia se calculan utilizando tarifas diarias.
Especificaciones
Para poder recibir dietas en viajes de trabajo de larga distancia, el empleado debe estar imposibilitado para regresar en el día a su domicilio debido a la ubicación de su asignación laboral. Se deben cumplir las siguientes condiciones para ser elegible:
La distancia de ida entre la residencia del empleado y el lugar de trabajo es de al menos 50 kilómetros.
El transporte público no permite recorrer esta distancia en menos de 1 hora y 30 minutos, en un solo sentido.
Los empleados que incurren regularmente en gastos de viaje no están obligados a presentar comprobantes detallados de cada gasto individual. Sin embargo, sí se requiere documentación específica para verificar el número de días de viaje, los gastos de alojamiento y la actividad general del desplazamiento:
Para confirmar el número total de días de viaje al año, los empleados deben presentar una lista de las regiones visitadas, facturas de hotel suficientes y certificados emitidos por el empleador que describan las condiciones del viaje.
Para verificar los gastos de alojamiento, especialmente en viajes largos, se requieren, por ejemplo, facturas de hotel.
Viajes nacionales
Las tarifas de dietas para viajes de trabajo nacionales se basan en la duración del viaje, que se calcula según el tiempo total que el empleado está fuera de su domicilio o lugar de trabajo habitual.
Por ejemplo, un empleado viaja de Lyon a París, en Francia, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. Francia
Código de destino. FRA-París
Moneda. EUR
Medio día. 75,6
Primer/último día. 75,6
Día completo.75,6
Desayuno. Comida. Cena. 0. 21,1. 21,1.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
Primer/último día: se calcularán e incluirán 151,2 EUR en total en el importe de las dietas para el primer y último día del viaje, el 4 y el 6 de julio, respectivamente.
Desayuno: se calcularán e incluirán 75,6 EUR en el importe de las dietas para todo el período.
Desayuno: se calcularán 0 EUR para el importe de las dietas.
Comida: se calcularán e incluirán 21,1 EUR en el importe de las dietas.
Cena: se calcularán e incluirán 21,1 EUR en el importe de las dietas.
Viajes al extranjero
Cuando los empleados viajan al extranjero, se aplican tarifas diferentes. Las dietas dependen del país de destino específico. La asignación para viajes internacionales debe reducirse en los siguientes casos:
Si el empleado recibe alojamiento gratuito, la asignación debe reducirse en un 65 %. Por ejemplo, si lo proporciona o paga el empleador.
Si se cubre una comida, la asignación debe reducirse en un 17,5 %.
Si se cubren dos comidas, la asignación debe reducirse en un 35 %.
Por ejemplo, un empleado viaja de París, Francia, a Viena, Austria, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. Austria
Código de destino. AUT-Viena
Moneda. EUR
Medio día. 175
Primer/último día. 175
Día completo.175
Desayuno. Comida. Cena. 0. 61,25. 61,25.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
Primer/último día: se calcularán e incluirán 350 EUR en total en el importe de las dietas para el primer y último día del viaje, el 14 y el 16 de julio, respectivamente.
Día completo: se calcularán e incluirán 175 EUR en el importe de las dietas.
Desayuno: se calcularán 0 EUR para el importe de las dietas.
Comida: se calcularán e incluirán 61,25 EUR en el importe de las dietas.
Cena: se calcularán e incluirán 61,25 EUR en el importe de las dietas