En Polonia, los empleados tienen derecho a dietas para cubrir los gastos de comidas y alojamiento en que incurran durante sus viajes de trabajo. Estas dietas no se consideran parte del salario del empleado y, por tanto, están exentas de impuestos hasta un límite establecido. Las dietas en Polonia se calculan utilizando tarifas por hora.
Los empleadores pueden optar por proporcionar dietas superiores a las tarifas estándar. Sin embargo, cualquier cantidad que supere el límite permitido se considera un ingreso sujeto a impuestos. Las tarifas máximas permitidas varían según si el viaje de trabajo se realiza dentro de Polonia o al extranjero.
Viajes nacionales
Para los viajes de trabajo dentro de Polonia, los empleados tienen derecho a dietas para cubrir gastos como comidas y alojamiento, y se aplican las siguientes especificaciones:
Viajes de trabajo de un solo día. Para los viajes de menos de un día completo, la asignación depende de la duración del viaje. No se concede ninguna dieta si el viaje dura menos de 8 horas. Se concede una dieta parcial si el viaje dura entre 8 y 12 horas, y una dieta completa si dura más de 12 horas.
Viajes de trabajo de varios días. Para viajes de más de 24 horas, se concede una asignación diaria completa por cada día completo. Para el último día, si no se cumplen las 24 horas completas, la asignación se ajusta según el número de horas: se concede una asignación parcial para duraciones más cortas.
Deducciones por comidas. Si el empleador proporciona las comidas o las ofrece gratuitamente durante el viaje, la asignación diaria debe reducirse en consecuencia. Se aplican deducciones estándar por cada comida: desayuno, comida y cena.
Reembolso por alojamiento. El reembolso de los gastos por alojamiento depende de si el empleado presenta un comprobante del gasto. Si se presenta un recibo o factura válido, el empleador puede reembolsar hasta un límite superior. Sin comprobante, se puede conceder una cantidad fija menor.
Por ejemplo, un empleado viaja de Varsovia a Cracovia, en Polonia, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. Polonia
Código de destino. POL-Cracovia
Moneda. PLN
Hasta 8 horas. 13,5
8 a 12 horas. 22,5
12 a 24 horas. 45
Desayuno. Comida. Cena. 11,25. 22,5. 11,25.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
24 horas: se calcularán e incluirán 45 PLN en el importe de las dietas, ya que el empleado ha pasado 24 horas en el lugar de destino, desde las 8:00 horas del 21 de julio hasta las 8:00 horas del 22 de julio.
Hasta 8 horas: se calcularán e incluirán 13,5 PLN en el importe de las dietas, ya que el empleado ha pasado 5 horas en el lugar de destino, desde las 8:00 horas del 22 de julio hasta las 13:00 horas del 22 de julio.
Desayuno: se calcularán e incluirán 11,25 PLN en el importe de las dietas.
Comida: se calcularán e incluirán 22,5 PLN en el importe de las dietas.
Cena: se calcularán e incluirán 11,25 PLN en el importe de las dietas.
Viajes al extranjero
Para los viajes de trabajo fuera de Polonia, los empleados tienen derecho a dietas para cubrir gastos como comidas, alojamiento y transporte local. Estas dietas diarias para viajes internacionales no deben ser inferiores a las dietas nacionales. Para calcular las dietas por viajes al extranjero se aplican las siguientes especificaciones:
Viajes de trabajo de un solo día. Para viajes de menos de 24 horas, la asignación se calcula según la duración del viaje: menos de 8 horas (1/3 de la asignación completa), de 8 a 12 horas (1/2 de la asignación completa) y más de 12 horas (asignación completa).
Viajes de trabajo de varios días. Para viajes de más de 24 horas, la asignación completa se aplica a cada día completo. Para el último día parcial, las dietas se ajustan según el número de horas.
Deducciones por comidas. Si el empleador proporciona las comidas o las ofrece gratuitamente durante el viaje, la asignación diaria debe reducirse en consecuencia. Se aplican deducciones estándar por cada comida: desayuno, comida y cena.
Reembolso por alojamiento. Los gastos de alojamiento se reembolsan en función de los gastos reales, respaldados por recibos o facturas, dentro de los límites establecidos por la normativa. Si no se presenta ningún recibo, el empleado puede recibir una cantidad fija equivalente a una parte del límite máximo de reembolso.
Por ejemplo, un empleado viaja de Varsovia, Polonia, a Dublín, Irlanda, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. Irlanda
Código de destino. IRL-Dublín
Moneda. EUR
Hasta 8 horas. 17
8 a 12 horas. 26
12 a 24 horas. 52
Desayuno. Comida. Cena. 7,8. 15,6. 15,6.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
12 a 24 horas: se calcularán e incluirán 52 EUR en el importe de las dietas, ya que el empleado ha pasado 24 horas en el lugar de destino, desde las 8:00 horas del 1 de julio hasta las 8:00 horas del 2 de julio.
8 a 12 horas: se calcularán e incluirán 26 EUR en el importe de las dietas, ya que el empleado ha pasado 12 horas en el lugar de destino, desde las 8:00 horas del 2 de julio hasta las 20:00 horas del 2 de julio.
Desayuno: se calcularán e incluirán 7,8 EUR en el importe de las dietas.
Comida: se calcularán e incluirán 15,6 EUR en el importe de las dietas.
Cena: se calcularán e incluirán 15,6 EUR en el importe de las dietas.