En Dinamarca, los empleadores pueden otorgar dietas a los empleados para reembolsar los gastos en que incurran durante sus viajes de trabajo. Las dietas en Dinamarca se calculan utilizando tarifas diarias.
Los empleados pueden recibir dietas libres de impuestos para alojamiento, comida y gastos menores, hasta unos límites establecidos. Estas cantidades máximas se actualizan anualmente y las publica la Administración de Aduanas e Impuestos de Dinamarca.
Condiciones para dietas libres de impuestos
Las dietas no se consideran parte del salario del empleado y, por tanto, están libres de impuestos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
El empleado debe pasar la noche fuera de su domicilio.
El empleado debe estar fuera durante al menos 24 horas.
El empleado no puede desplazarse razonablemente entre su residencia habitual y el lugar de trabajo temporal, por lo que es necesario pernoctar.
El viaje debe ser por motivos profesionales. Esto incluye los casos en los que el empleado:
Debe estar de guardia y debe permanecer en el lugar de trabajo temporal o cerca de él durante el período de guardia.
Debe permanecer en un lugar específico por la noche debido a actividades de trabajo en equipo.
Trabaja jornadas largas o irregulares, lo que provoca un intervalo corto entre el final de una jornada laboral y el comienzo de la siguiente.
Las dietas solo están exentas de impuestos hasta un importe máximo especificado.
Los reembolsos o dietas que no cumplan estos criterios, o que superen el límite máximo exento de impuestos, se consideran ingresos sujetos a impuestos.
Asignación para comidas y gastos menores
La asignación libre de impuestos para comidas se concede por día y solo se aplica después de 24 horas de viaje. Si el viaje supera las 24 horas, se puede añadir una asignación proporcional por las horas adicionales.
Por ejemplo, 40 horas de viaje dan derecho al empleado a una dieta completa más una parte proporcional por las 16 horas adicionales. No se abonan dietas por viajes de menos de 24 horas.
Si el empleador proporciona las comidas o estas están incluidas, por ejemplo, en estancias en hoteles, la asignación debe reducirse en consecuencia:
Desayuno: 15 %
Comida: 30 %
Cena: 30 %
Viajes nacionales
Para los viajes de trabajo nacionales, las dietas se determinan según la duración del viaje, que se mide por el tiempo total que el empleado está fuera.
Por ejemplo, un empleado viaja de Copenhague a Aarhus, en Dinamarca, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. Dinamarca
Código de destino. DEN-Aarhus
Moneda. DKK
Día completo.256
Primer/último día. 128
Desayuno. Comida. Cena. 38,4. 76,8. 76,8.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
Primer/último día: se calcularán e incluirán 256 DKK en total en el importe de las dietas para el primer y el último día del viaje de dos días.
Desayuno: se calcularán e incluirán 38,4 DKK en el importe de las dietas.
Comida: se calcularán e incluirán 76,8 DKK en el importe de las dietas.
Cena: se calcularán e incluirán 76,8 DKK en el importe de las dietas.
Viajes al extranjero
Cuando los empleados viajan al extranjero, se aplican tarifas diferentes. Las dietas dependen del país de destino específico.
Por ejemplo, un empleado viaja de Copenhague, Dinamarca, a Barcelona, España, y ha rellenado los siguientes detalles del viaje:
En la plantilla de Payhawk, según los datos introducidos por el empleado, las columnas correspondientes se rellenarán de la siguiente manera:
Destino. España.
Código de destino. ESP-Barcelona
Moneda. DKK
Día completo.597
Primer/último día. 597
Desayuno. Comida. Cena. 0. 0. 0.
En este caso, el sistema calcula las tarifas de la siguiente manera:
Día completo: se calcularán e incluirán 597 DKK en el importe de las dietas por el día completo del viaje.
Primer/último día: se calcularán e incluirán 1194 DKK en total en el importe de las dietas para el primer y el último día del viaje de tres días.
Desayuno: se calcularán 0 DKK para el importe de las dietas.
Comida: se calcularán 0 DKK para el importe de las dietas.
Cena: se calcularán 0 DKK para el importe de las dietas.