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Invitación y eliminación de empleados

Invita a los empleados a que formen parte de la estructura de tu empresa en Payhawk y aprende a eliminarlos si es necesario.

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Escrito por Payhawk
Actualizado hace más de 2 semanas

Cuando un empleado nuevo empieza a trabajar en tu empresa, tienes que invitarle a formar parte de la estructura de tu equipo en Payhawk. Y, al contrario, cuando un empleado deja la organización, debes eliminarlo.

Para invitar a un empleado a que forme parte de varias entidades, puedes utilizar la capacidad multientidad de Payhawk o añadir el usuario por separado a cada entidad.

Invitación a empleados

Para invitar a los empleados a que formen parte de tu organización en Payhawk:

  1. En la plataforma web de Payhawk, ve a la pestaña Empleados > Empleados.

  2. Haz clic en el botón + Nuevo.

  3. En el cuadro de diálogo que se abre, puedes invitar a los empleados por correo electrónico o enviando un SMS a su móvil.

    1. Para enviar una invitación por correo electrónico, escribe la dirección de correo del empleado, selecciona el tipo de perfil de Payhawk que quieras asignarle, haz clic en Invitar y el empleado recibirá un correo electrónico con un enlace para el registro.

    2. Para enviar una invitación por SMS, escribe el correo electrónico del empleado y activa el botón Invitar por SMS. Escribe el nombre y el número de móvil del empleado, selecciona el tipo de perfil de Payhawk, haz clic en Invitar y el empleado recibirá un SMS con un enlace para el registro.

El estado de invitación pendiente de un empleado cambiará y este pasará a la pestaña Empleados > Activo(s) en cuanto se registre en Payhawk.

Eliminación de empleados

Puedes eliminar tanto a los usuarios activos como a los empleados de Payhawk con invitaciones pendientes.

Para eliminar a un empleado de tu empresa:

  1. En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Empleados > Empleados.

  2. Haz clic en el registro del empleado que quieras seleccionar.

  3. Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona la opción Eliminar empleado.

  4. En el cuadro de diálogo que se abre, confirma tu elección y haz clic en Eliminar.

Si tu empresa gestiona personal en varias entidades, también puedes dar de baja empleados a nivel de grupo siguiendo un proceso similar.

Notas sobre la baja de empleados

Antes de dar de baja a un empleado:

  • Asegúrate de que se envían todos los gastos no presentados, ya que se perderán en cuanto se dé de baja al empleado en el sistema.

  • Asegúrate de que todos los gastos reembolsables o pendientes de pago estén totalmente tramitados, ya que no podrán completarse una vez que se dé de baja al empleado.

  • Los registros de gastos pendientes seguirán visibles en el sistema, pero no se podrá efectuar ninguna acción sobre ellos.

Cuando das de baja a un empleado en Payhawk:

  • Todos los datos históricos, incluidos los gastos enviados, las transacciones, los informes y los registros de actividad, seguirán siendo accesibles por motivos financieros y de cumplimiento normativo.

  • El empleado dejará de aparecer en la lista de empleados activos.

  • Los datos históricos de los empleados dados de baja seguirán apareciendo en la vista Todo de las secciones correspondientes (por ejemplo, Tarjetas, Gastos) y podrán seguir incluyéndose en exportaciones e informes.

Recursos útiles

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