Cuando un empleado nuevo empieza a trabajar en tu empresa, tienes que invitarle a formar parte de la estructura de tu equipo en Payhawk. Y, al contrario, cuando un empleado deja la organización, debes eliminarlo.
Para invitar a un empleado a que forme parte de varias entidades, puedes utilizar la capacidad multientidad de Payhawk o añadir el usuario por separado a cada entidad.
Invitación a empleados
Para invitar a los empleados a que formen parte de tu organización en Payhawk:
En la plataforma web de Payhawk, ve a la pestaña Empleados > Empleados.
Haz clic en el botón + Nuevo.
En el cuadro de diálogo que se abre, puedes invitar a los empleados por correo electrónico o enviando un SMS a su móvil.
Para enviar una invitación por correo electrónico, escribe la dirección de correo del empleado, selecciona el tipo de perfil de Payhawk que quieras asignarle, haz clic en Invitar y el empleado recibirá un correo electrónico con un enlace para el registro.
Para enviar una invitación por SMS, escribe el correo electrónico del empleado y activa el botón Invitar por SMS. Escribe el nombre y el número de móvil del empleado, selecciona el tipo de perfil de Payhawk, haz clic en Invitar y el empleado recibirá un SMS con un enlace para el registro.
El estado de invitación pendiente de un empleado cambiará y este pasará a la pestaña Empleados > Activo(s) en cuanto se registre en Payhawk.
Eliminación de empleados
Puedes eliminar tanto a los usuarios activos como a los empleados de Payhawk con invitaciones pendientes.
Para eliminar a un empleado de tu empresa:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Empleados > Empleados.
Haz clic en el registro del empleado que quieras seleccionar.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona la opción Eliminar empleado.
En el cuadro de diálogo que se abre, confirma tu elección y haz clic en Eliminar.
Si tu empresa gestiona personal en varias entidades, también puedes dar de baja empleados a nivel de grupo siguiendo un proceso similar.
Notas sobre la baja de empleados
Antes de dar de baja a un empleado:
Asegúrate de que se envían todos los gastos no presentados, ya que se perderán en cuanto se dé de baja al empleado en el sistema.
Asegúrate de que todos los gastos reembolsables o pendientes de pago estén totalmente tramitados, ya que no podrán completarse una vez que se dé de baja al empleado.
Los registros de gastos pendientes seguirán visibles en el sistema, pero no se podrá efectuar ninguna acción sobre ellos.
Cuando das de baja a un empleado en Payhawk:
Todos los datos históricos, incluidos los gastos enviados, las transacciones, los informes y los registros de actividad, seguirán siendo accesibles por motivos financieros y de cumplimiento normativo.
El empleado dejará de aparecer en la lista de empleados activos.
Los datos históricos de los empleados dados de baja seguirán apareciendo en la vista Todo de las secciones correspondientes (por ejemplo, Tarjetas, Gastos) y podrán seguir incluyéndose en exportaciones e informes.