Payhawk te permite exportar los datos de los gastos de las transacciones liquidadas bajo petición en varios formatos de archivo.
Formatos admitidos para los informes de gastos bajo petición
Puedes exportar los datos de gastos y pagos de tu empresa en los siguientes formatos:
Excel
CSV con imágenes de documentos
CSV sin imágenes de documentos
Si tu empresa tiene esta opción activada, puedes utilizar plantillas de contabilidad para exportar los datos necesarios. Las plantillas de contabilidad te permiten exportar datos en formatos Excel y CSV, que un administrador de Payhawk puede personalizar según las necesidades de tu empresa y del sistema ERP (software de contabilidad) que estés utilizando.
Si también has activado para tu empresa el Informe de emisiones de carbono, también puedes exportar un informe de emisiones de carbono.
Particularidades
Todos los informes bajo demanda se descargan directamente en el navegador.
Cuando descargue el archivo también recibirá un correo electrónico con un enlace de descarga, que por razones de seguridad solo es válido durante 12 horas.
Datos incluidos en las exportaciones a Excel y CSV
Los informes de gastos bajo demanda en Excel y CSV incluyen los siguientes datos:
Estado de cuenta: el saldo de todas sus cuentas Payhawk con sus correspondientes saldos finales y reservados.
Pagos: todos los gastos que se han pagado a través de Payhawk. Los datos exportados se ordenan por fecha de liquidación, ID de la transacción, descripción de la transacción, importe pagado, nombre del proveedor y número de IVA, fecha del documento, número de documento, impuestos y el importe total, etc.
Gastos no pagados: los gastos que se han creado en Payhawk para el período seleccionado, por ejemplo, nombre del proveedor y número de IVA, fecha del documento, número de documento, impuestos e importe total, referencia de pago, fuente de pago, etc.
Pagos externos: todos los gastos que se han marcado como pagados pero a través de un sistema externo, por ejemplo, nombre del proveedor y número de IVA, fecha del documento, número de documento, impuestos e importe total, etc.
Depósitos : todas las transferencias de monedero entrantes que haya recibido.
Exportación a Excel y CSV de campos y valores de gastos personalizados
Para mayor simplicidad, al exportar sus datos en Excel y CSV, Payhawk elimina de forma automática las columnas que contienen valores de campos personalizados vacíos suponiendo que no los necesitará.
Por ejemplo, supongamos que crea un campo personalizado Proyecto y lo utiliza en 10 gastos. A continuación, crea un nuevo campo personalizado con el nombre NUEVOProyecto y elimina el antiguo campo personalizado Proyecto.
Cuando realice una exportación en formatos CSV o XLSX:
El archivo descargado mostrará los valores (si los hubiera) que se hayan seleccionado en ambos campos personalizados de los gastos.
Si la selección de los gastos no contiene ningún valor del campo personalizado Proyecto, las columnas se eliminarán de forma automática durante la descarga.
Datos incluidos en las exportaciones de plantillas de contabilidad
La exportación bajo petición en Excel y CSV con plantillas de contabilidad personalizadas incluye los siguientes datos:
Gastos: incluye todos los gastos que se pagan desde tu cuenta de Payhawk o desde el sistema ERP externo o software de contabilidad.
Pagos: incluye todos los pagos con tarjeta y por transferencia bancaria efectuados a través de tu cuenta de Payhawk.
Depósitos: incluye todas las transferencias bancarias entrantes en tu cuenta de Payhawk.
Generación de exportaciones bajo petición
Para generar un informe de gastos bajo petición en Payhawk:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a la aplicación Exportar y haz clic en el botón Exportar.
En el cuadro de diálogo que se abre y en la lista desplegable Período, selecciona un período predefinido o elige la opción Período personalizado para definir un intervalo de fechas específico.
Selecciona el tipo de informe que quieres exportar:
Para exportar los datos en Excel, selecciona la opción Excel.
Para exportar los datos en CSV sin las imágenes del documento, selecciona la opción CSV.
Para exportar los datos en CSV con las imágenes del documento, selecciona la opción CSV con imágenes del documento.
Para exportar un extracto de cuenta en PDF, selecciona la opción Plantilla de cuenta.
Para exportar un extracto de cuenta en formato MT940, selecciona la opción MT 940.
Para exportar los datos en un formato personalizado, selecciona una de las plantillas de contabilidad disponibles.
Para exportar un informe de emisiones de carbono, selecciona la opción Informe de emisiones de carbono.
Haz clic en el botón Exportar [número] gastos para generar el informe.
