Tu empresa puede recibir una factura que contenga gastos relacionados con diferentes categorías de gastos predefinidas, equipos, tipos impositivos o campos personalizados como Centro de costes o Proyecto.
En tales casos, puedes dividir los gastos que aún no se han revisado en varias partidas, de modo que puedas mantener los datos correctos de categorización de gastos por cada línea.
En Payhawk, los empleados también pueden dividir los gastos en partidas. Si sus flujos de trabajo están configurados para requerir la aprobación de un equipo o de un administrador de campo personalizado, Payhawk enviará las solicitudes de gastos a todos los aprobadores pertinentes basándose en los datos de todas las partidas. Para obtener más información, consulte el artículo sobre la definición de flujos de trabajo de aprobación personalizados.
División manual de un gasto en partidas
Para dividir un gasto en varias partidas:
En el portal web Payhawk, vaya a Gastos.
Seleccione el gasto deseado haciendo clic sobre él.
Haga clic en el menú de tres puntos y seleccione la opción Dividir en partidas.
Introduzca los datos necesarios para cada partida, por ejemplo
Categoría de gasto.
Campos personalizados como Centro de coste y Proyecto.
El importe de cada partida. Asegúrese de que los importes suman el total correcto.
Consejo profesional
En lugar de introducir el importe exacto, puedes introducir el porcentaje que representa el coste de la partida del total del gasto. Por ejemplo, ve a la partida, selecciona Importe total escribe 50 %. El sistema calculará de forma automática el importe y lo restará del total.Tipo impositivo.
Haga clic en Guardar para confirmar los cambios.
División inteligente de las partidas de gastos
Además de que tienes la opción de rellenar manualmente los datos de cada partida, también puedes utilizar herramientas inteligentes a la hora de dividir los gastos para reducir el trabajo manual.
Las herramientas de división inteligente solo están disponibles en el portal web de Payhawk.
Obtener partidas de una orden de compra vinculada: después de seleccionar la opción Dividir en partidas, haz clic en el menú de tres puntos y, a continuación, en Partidas de orden de compra.
Esta opción solo está disponible si el gasto está vinculado a una orden de compra.
Obtener partidas a partir del tipo impositivo del documento: después de seleccionar la opción Dividir en partidas, haz clic en el menú de tres puntos y, a continuación, en Tipo impositivo del documento.
Esta opción solo está disponible si la IA de Payhawk ha detectado varios tipos impositivos en el documento.
Obtener partidas de las líneas del documento: después de seleccionar la opción Dividir en partidas, haz clic en el menú de tres puntos y, a continuación, en Líneas del documento.
Obtener partidas de un gasto anterior: después de seleccionar la opción Dividir en partidas, haz clic en el menú de tres puntos y, a continuación, en Gasto anterior. Selecciona el gasto del que quieres obtener las partidas.
Esta opción solo está disponible si tienes gastos con varias partidas del proveedor seleccionado.
Dividir por igual las partidas: después de seleccionar la opción Dividir en partidas, haz clic en el menú de tres puntos y, a continuación, en Dividir por igual los importes.
Para ver, editar o eliminar una partida, haga clic en el número de partidas bajo el importe del gasto, o en Importe.
División en varias partidas desde el orden de compra vinculado
Cuando un gasto está vinculado a una orden de compra que tiene múltiples artículos, puede dividir el gasto en artículos de línea desde el campo Orden de compra de ese gasto.
Si se selecciona la opción Dividir en [número] partidas, se llevarán a cabo las siguientes acciones:
El número de partidas que se añadirán al gasto será el mismo que el número de partidas del pedido de compra.
Las notas de las partidas del gasto se rellenarán con las descripciones de las partidas del pedido de compra.
Los campos de categorización de las partidas del gasto se rellenarán con los campos de los artículos del pedido de compra: categoría, equipo, amortización y campos personalizados.
Si el importe neto del gasto coincide con el importe de la orden de compra, la división rellenará los importes netos de las partidas de gastos utilizando los importes de las partidas de la orden de compra.
Combinar partidas
También puedes combinar algunas de las partidas de gastos:
En la aplicación Gastos, selecciona el gasto deseado.
Por encima de las partidas, haz clic en SELECCIONAR.
Selecciona las casillas de verificación de las partidas que quieras combinar y haz clic en COMBINAR.
Para cancelar la combinación de partidas, también puedes hacer clic en CANCELAR.
En el cuadro de diálogo desplegable, selecciona en la lista desplegable la partida de destino en la que desees combinar las partidas seleccionadas.
Haz clic en Combinar.
Cuando vuelvas al gasto, haz clic en Guardar.
