Define tu flujo de aprobación

Aprende a definir fácilmente su flujo de aprobación personalizado en función de los diferentes tipos de gastos

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Escrito por Cristina López
Actualizado ayer

Gestionar las aprobaciones de gastos puede resultar complicado. Los diferentes departamentos, importes y tipos de gastos pueden requerir diferentes aprobadores antes de que se pague la factura. Incluso puedes tener un proceso de aprobación para los pagos con tarjeta, asegurándote de que cada transacción sea un gasto de empresa antes de que sea revisada por tu equipo de contabilidad.

Es por eso que ahora te permitimos definir tus flujos de trabajo para cada tipo de gasto. Así es cómo:

  1. Primero, ve a tu menú de Ajustes

  2. Haz clic en la pestaña Flujos de trabajo

3. Una vez que estés aquí, verás la posibilidad de establecer un proceso de aprobación diferente para cada tipo de pago:

  • Transferencias bancarias (vencidas o pagadas mediante transferencia bancaria)

  • Pagos con tarjeta

  • Reembolsos (pagados con fondos personales)

  • Efectivo de la empresa (pagado con fondos de la empresa)

4. Para cada tipo de pago, verás las acciones correspondientes, para lo cual hay una leyenda a la derecha

5. Por ahora, los contables y administradores son los roles responsables de la acción de revisión, mientras que Pagar y reembolsar pueden ser realizados por administradores, contables o una persona específica

6. Haz clic en "Editar"

7. Puedes elegir el rol respectivo de acuerdo con su flujo de trabajo:

  • La mayoría de empresas optan por el rol de jefe de equipo. De esa manera, el gasto se aprobará de acuerdo con la estructura de equipo que hayas establecido

  • También puedes elegir un administrador de campo personalizado (en el ejemplo, estos son el administrador del centro de costos, el administrador del proyecto y el administrador del proveedor)

  • Contables o administradores (esto significa cualquiera de ellos)

  • Cualquier contable

  • Cualquier administrador

  • Persona específica: debes seleccionar una persona en particular

  • Cadena de aprobación de varios pasos: esta es tu opción, si necesitas una aprobación de umbral. Después de seleccionarlo, puedes agregar tantos pasos adicionales como lo requiera su política

  • Aprobación de un solo paso: esta es tu opción, si necesitas la aprobación mínima de la persona con la autoridad concreta para cada gasto, dependiendo del importe del gasto. Después de seleccionar esta opción, puedes agregar tantos niveles de autoridad de aprobación como lo requiera tu política.

Cadena de aprobación multinivel

  1. Cuando eliges la cadena de aprobación multinivel, puedes agregar tantos pasos adicionales como lo requiera tu política

  2. Luego, puedes elegir un importe límite hasta el cual un determinado rol o empleado debe aprobar el gasto

  3. Define el rol / empleado (para las opciones, consulta 7a a 7f arriba)

Para el ejemplo anterior, cualquier gasto de hasta 100 € deberá ser aprobado únicamente por el director del equipo. Si el importe del gasto está entre 101 y 500, deberá ser aprobado por el gerente del equipo y luego por Mary Brown. Para cualquier gasto superior a 500, pasará por el administrador del equipo -> Mary y luego cualquier administrador podría dar la aprobación final.

Una vez que haya definido su flujo de trabajo:

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