Cuando conectas tu cuenta de Payhawk a Oracle NetSuite, Payhawk extrae tus clases y localizaciones de Oracle NetSuite en forma de campos personalizados de Payhawk. También puedes exportar del mismo modo tus segmentos y registros personalizados y los campos de líneas de transacciones.
Ajustes necesarios para los campos personalizados de Oracle NetSuite
Para permitir que Payhawk extraiga tus segmentos y registros personalizados y los campos de líneas de transacciones de Oracle NetSuite en forma de campos personalizados de Payhawk, debes aplicar una configuración específica a estos campos en el sistema ERP.
Segmentos personalizados
Para permitir que Payhawk extraiga tus segmentos personalizados, asegúrate de haber definido la siguiente configuración en el ERP:
Proporciona un nombre (ETIQUETA) al segmento personalizado, por ejemplo, Pizzería.
Proporciona un campo de entidad al segmento personalizado, por ejemplo, Dominos.
Los valores del segmento personalizado deben definirse como una lista simple.
El segmento personalizado debe aplicarse a Transacciones de compra o Informe de gastos.
Registros personalizados
Para permitir que Payhawk extraiga tus registros personalizados, asegúrate de haber definido la siguiente configuración en el ERP:
Define la Columna personalizada o el Segmento personalizado que van a usar el registro personalizado.
Asegúrate de que el registro personalizado se aplique al formulario de la transacción (lo ideal sería al formulario predeterminado).
Payhawk comprobará si el registro personalizado se corresponde con el formato. Si es así, se mostrará en forma de campo personalizado en Payhawk. En caso contrario, el sistema no podrá recuperarlo.
Campos de la línea de transacción
Para permitir que Payhawk extraiga tus campos de línea de transacción, asegúrate de haber definido la siguiente configuración en el ERP:
Proporciona un nombre (ETIQUETA) al registro personalizado, por ejemplo, Colega nuevo.
Proporciona un campo de partida, por ejemplo, María Pérez.
Los valores del registro personalizado deben definirse como TIPO lista/registro.
Puesto que Payhawk solo admite actualmente empleados como fuente, define el valor LISTA/REGISTRO para un empleado.
El segmento personalizado debe aplicarse a un Gasto o a un Informe de gastos.
Actualizar clases de Oracle NetSuite
Si actualizas las clases de Oracle NetSuite después de que se haya establecido la conexión entre los dos sistemas, tendrás que actualizar manualmente esos datos en Payhawk.
Para actualizar manualmente las clases en Payhawk:
Inicia sesión en la plataforma web de Payhawk.
Ve a Ajustes > Campos de gastos.
Ve a Categorías de seguimiento de NetSuite y haz clic en Clase.
Haz clic en Actualizar desde NetSuite.
Actualizar campos personalizados de Oracle NetSuite
Para sincronizar segmentos y registros personalizados y campos de línea de transacción de Oracle NetSuite en forma de campos personalizados de Payhawk:
En Oracle NetSuite, crea una columna o segmento personalizado que utilice un registro personalizado para su fuente Lista/Registro.
Añade este segmento o columna a cualquier formulario de transacción:
Factura de proveedor
Crédito de proveedor
Informe de gastos
Asiento
Pago de proveedor
Activa la sincronización manual en Payhawk.
Como resultado de esto, el registro personalizado es ahora visible en la lista de categorías de seguimiento de Payhawk y el valor del registro personalizado se sincroniza con el objeto respectivo, por ejemplo, una factura o un informe de gastos.