De forma predeterminada, Payhawk exporta facturas de gastos a MS Business Central en forma de Facturas de compra. Sin embargo, puesto que no todos los gastos son facturas, ahora puedes exportar todos los gastos de recibos en forma de asientos desde Payhawk.
Esta nueva capacidad significa que las entidades que hayan automatizado la exportación de sus gastos podrán evitar el inconveniente de notificar automáticamente las facturas o recibos a las autoridades fiscales a la hora de cargar un gasto de recibos.
Activar la exportación de recibos a asientos
Para activar la exportación de gastos de recibos a asientos en MS Business Central, debes seleccionar la opción correspondiente en el menú desplegable del asistente de configuración al establecer la conexión entre Payhawk y el sistema ERP.
En la misma pantalla, también tendrás que seleccionar el lote del diario general para la exportación de recibos en la lista disponible en MS Business Central. Seleccionar el lote del diario general es como elegir la carpeta en la que quieres guardar los gastos. Para obtener más información sobre el uso de los lotes del diario general, consulta la sesión de formación de 20 minutos oficial de Microsoft.
Exportar recibos a asientos
Para exportar un gasto de Payhawk a un asiento en MS Business Central, selecciona Recibo en el menú desplegable Tipo de documento al cargar ese gasto.
Datos de recibos exportados a MS Business Central
Cuando marques un gasto como revisado, Payhawk exportará el gasto del comprobante en forma de asiento, lo que dará como resultado las siguientes categorías en el sistema ERP:
El campo Débito mostrará la Categoría del libro mayor que hayas seleccionado en Payhawk.
El campo Crédito mostrará la Cuenta de saldo que corresponde al Proveedor quien, normalmente, también tendrá una categoría Cuentas por pagar.
Payhawk siempre utilizará al proveedor como cuenta de saldo. En caso de reembolso, Payhawk buscará al empleado como cuenta de proveedor de saldo.
Junto con estos campos específicos, Payhawk exportará los mismos datos que con otras exportaciones:
Payhawk aplicará todas las dimensiones similares a las facturas de compra.
El documento aparecerá vinculado en la pestaña Archivos adjuntos.
Los gastos multilínea crearán varias líneas de asientos.
Cuando el pago sea abonado a través de Payhawk y luego liquidado, Payhawk creará automáticamente un pago y lo aplicará al diario abierto:
El campo Débito mostrará el Proveedor (cuenta de Cuentas por pagar).
El campo Crédito mostrará la cuenta bancaria en Payhawk.
Payhawk creará un asiento en el Diario de pagos tan pronto como se contabilice en el Diario general y lo vinculará automáticamente al asiento en el Diario general. Se utilizará el mismo diario de pagos para todos los pagos procedentes de Payhawk.
