Según los flujos de aprobación definidos en tu empresa, es posible que se te designe como responsable de la aprobación de las compras enviadas por tus compañeros de equipo.
Como responsable de aprobación, cuando se revise una compra, recibirás automáticamente una notificación en tu bandeja de entrada de Payhawk. Los documentos que se hayan cargado, como borradores de contratos, presupuestos o correos electrónicos de proveedores, también serán visibles en la solicitud.
Especificaciones
Podrás eliminar y devolver compras al empleado (solicitante) solo si aún no se han aprobado.
Podrás devolver una compra para su revisión solo si el paso de revisión se ha incluido en los flujos de aprobación de compras de tu empresa.
Si devuelves o eliminas un gasto, el solicitante recibirá una notificación push en su teléfono y un correo electrónico.
También podrá ver el motivo de la acción en la notificación.
El motivo de tu acción se registrará como un comentario en Actividad > Comentarios y se registrará en Actividad > Flujo de aprobación.
Acceder a las solicitudes de compra y a las compras para su aprobación
Puedes acceder a una solicitud de compra desde tu bandeja de entrada de Payhawk haciendo clic en el enlace proporcionado de la notificación que se te ha enviado por correo electrónico.
Como alternativa, puedes acceder a una solicitud de compra desde tu Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
También puedes aprobar, devolver y eliminar compras directamente desde la aplicación Compras en el portal web de Payhawk.
Aprobar compras vinculadas a presupuestos
Si eres Responsable del presupuesto, puedes ver los detalles del presupuesto en la solicitud de compra y, desde allí, desplazarte tanto al presupuesto como a la compra para obtener más información.
Si corres el riesgo de salirte del presupuesto o ya lo has hecho, el sistema te mostrará una advertencia para que lo tengas en cuenta.
Consultar los importes presupuestados de las compras
Si una compra está vinculada a un presupuesto, los Responsables del presupuesto y los usuarios autorizados pueden obtener un resumen del presupuesto y desplazarse hasta el presupuesto para obtener más detalles desde la pestaña Presupuesto de la compra.
Aprobar solicitudes de compra
Para aprobar una solicitud de compra desde la bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona la solicitud de compra deseada.
Pulsa Aprobar.
Para aprobar una solicitud de compra desde la bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona el gasto deseado.
Haz clic en Aprobar.
Devolver solicitudes de compra al empleado
Para devolver una solicitud de compra al solicitante desde la bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona la solicitud de compra deseada y pulsa Rechazar.
En la pantalla que se abre:
Selecciona Devolver al empleado.
Si el paso Devolver no está incluido en los flujos de aprobación de tu empresa, solo estará disponible la opción Devolver al empleado, lo que te permitirá enviar de nuevo la compra al solicitante.
En Nota, introduce el motivo de tu acción y cualquier detalle que esperas que el empleado proporcione antes de volver a enviar la compra.
Pulsa Devolver.
Para devolver una solicitud de compra al solicitante desde la bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona la solicitud de compra deseada y haz clic en Rechazar.
En la pantalla que se abre:
Selecciona Devolver al empleado.
Si el paso Devolver no está incluido en los flujos de aprobación de tu empresa, solo estará disponible la opción Devolver al empleado, lo que te permitirá enviar de nuevo la compra al solicitante.
En Nota, introduce el motivo de tu acción y cualquier detalle que esperas que el empleado proporcione antes de volver a enviar la compra.
Haz clic en Devolver.
Rechazar solicitudes de compra y eliminar compras
La opción Rechazar y eliminar rechazará la solicitud de compra y eliminará la compra si aún no se ha aprobado.
Para rechazar una solicitud de compra y eliminar una compra desde la bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona la solicitud de compra deseada y pulsa Rechazar.
En el cuadro de diálogo que se abre:
Pulsa Rechazar y eliminar.
En Nota, introduce el motivo de tu acción.
Pulsa Rechazar.
Para rechazar una solicitud de compra y eliminar una compra desde la bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.
Selecciona la solicitud de compra deseada y haz clic en Rechazar.
En el cuadro de diálogo que se abre:
Pulsa Rechazar y eliminar.
En Nota, introduce el motivo de tu acción.
Haz clic en Rechazar y eliminar.
Devolver compras para su revisión
Para devolver una compra para su revisión desde el portal web de Payhawk:
Ve a Compras y selecciona la compra que desees.
Haz clic en su menú de tres puntos y selecciona Devolver para su revisión.
