Las órdenes de compra son una parte fundamental del proceso integral de las cuentas a pagar y ayudan a las empresas a ofrecer transparencia a la hora de gestionar sus recursos y sus relaciones con los proveedores.
Especificaciones
Todos los empleados y perfiles autorizados (empleados con acceso a la compra) pueden:
Adjuntar documentos de compra
Cargar y vincular facturas a compras
Añadir comentarios a las compras
Consultar la actividad de la compra
Presentar los gastos respectivos para su aprobación
Los administradores de Payhawk gestionan las convenciones de numeración de las compras, el reglamento para las discrepancias, los flujos de aprobación y los requisitos de los recibos para las categorías de gastos.
Ciclo de vida de las compras
Cada compra en Payhawk sigue etapas que son gestionadas por personas o perfiles autorizados basados en flujos de aprobación que son definidos por los administradores de Payhawk de tu empresa, por ejemplo, la opción de saltarse el paso de revisión o aprobación.
La siguiente tabla resume las etapas de compra y sus correspondientes pestañas en la aplicación Compras. También especifica las acciones disponibles en cada etapa y los perfiles autorizados para realizarlas.
Estado (paso y pestaña) | Acciones, perfiles y responsabilidades |
Presentar | Esta pestaña contiene las compras que no se han presentado o que se han devuelto al empleado.
Desde aquí, los solicitantes y los perfiles y empleados autorizados pueden:
Una vez presentada, la compra automáticamente:
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Revisar | Esta pestaña contiene las compras que se han presentado pero no revisado, o que se han devuelto para su revisión.
Desde aquí, los revisores y los perfiles y empleados autorizados pueden:
Una vez revisada, la compra automáticamente:
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Aprobar | Esta pestaña contiene las compras que se han revisado, pero que no se han aprobado todavía.
Desde aquí, los aprobadores, perfiles y empleados autorizados pueden:
Una vez aprobada, la compra automáticamente:
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Recibir | Esta pestaña contiene las compras que se han aprobado, pero que no se han recibido en su totalidad. Desde aquí, los perfiles y empleados autorizados pueden:
Una vez que el estado de recepción de todos los artículos de compra pase a N/A, Completo o Discrepancia, la compra pasará automáticamente a la pestaña Facturar.
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Facturar | Esta pestaña contiene las compras cuyos artículos se han recibido en su totalidad (es decir, tienen el estado de recepción N/A, Completo o Discrepancia), pero la compra no se ha facturado todavía.
Desde aquí, los perfiles y empleados autorizados pueden realizar las mismas acciones que están disponibles en el paso Recibir.
Una vez que el estado de facturación de todos los artículos de compra pase a Completo o Discrepancia, la compra automáticamente:
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Pagar | Esta pestaña muestra compras cuyos artículos ya fueron recibidos por completo (es decir, con estado N/A, Completo o Discrepancia recibida) y facturados (con estado Completo o Discrepancia facturada), pero una o más facturas asociadas aún no han sido pagadas.
Desde aquí, los empleados y roles autorizados pueden hacer las mismas acciones que en la etapa de facturación.
Cuando el estado de facturación de todos los artículos de la compra sea Completo o Discrepancia, la compra se actualizará automáticamente:
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Cerrar | Esta pestaña contiene las compras cuyos artículos se han recibido y facturado (es decir, tienen el estado de recepción Completo o Discrepancia), pero la compra aún no se ha cerrado.
Desde aquí, los perfiles y empleados autorizados pueden realizar las mismas acciones que están disponibles en el paso Recibir y Facturar.
Una vez que la compra se ha cerrado manualmente, pasa automáticamente a la pestaña Todas.
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Todas | Esta pestaña contiene todas las compras independientemente de sus estados, mencionados anteriormente.
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Conciliar compras con recibos y facturas antes del pago
Las compras de bienes requieren un justificante de entrega en forma de Nota de entrega y albarán (GRN) o acuse de recibo. A continuación, el proveedor envía una factura al comprador solicitando el pago de los bienes o servicios entregados. La factura se vincula automáticamente a la compra extrayendo su número de factura mediante la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk. Si el número de la compra no aparece en la factura, tienes que añadirlo manualmente haciendo clic en el menú desplegable Número de orden de compra y seleccionar el número.
Como resultado, Payhawk realiza automáticamente un proceso de triple conciliación, lo que significa que el sistema comprueba la cantidad entre la compra y la nota de entrega y albarán, y luego el importe neto de la compra y la factura del proveedor antes de que se ejecute el pago.
Las compras que no requieren una GRN (nota de entrega y albarán) activan un proceso de doble conciliación. El sistema Payhawk compara automáticamente el importe neto en la compra con la factura del proveedor.
Dependiendo de la política interna de tu empresa, puede que la organización requiera notas de entrega y albaranes de las compras tanto para bienes como para servicios.