Las órdenes de compra (OC) son una parte fundamental del proceso integral de las cuentas a pagar de una empresa y ayudan a las empresas a ofrecer transparencia a la hora de gestionar sus recursos y relaciones con los proveedores.
Roles y responsabilidades
En el sistema de Payhawk, los empleados que pueden crear solicitudes de compra se denominan solicitantes. Los solicitantes también pueden eliminar las solicitudes de compra antes de enviarlas para su aprobación, enviarlas para su aprobación y cargar notas de entrega y albaranes en las órdenes de compra.
Todos los empleados pueden cargar y vincular las facturas con las órdenes de compra y enviar el gasto para su aprobación.
La configuración de la convención numérica, las reglas de discrepancia, las aprobaciones de las solicitudes de compra, los flujos de trabajo de aprobación de pagos y las categorías de gastos que requieren notas de entrega y albaranes, la realizan los administradores de Payhawk.
Ciclo de vida de las compras
La siguiente tabla resume las pestañas disponibles en las que se posiciona una compra dependiendo de su estado y en función de los flujos de aprobación de la empresa.
Pestaña | Detalles |
Borrador | La pestaña Compras > Borrador contiene compras que se han creado pero que no se han enviado todavía.
Desde aquí, los solicitantes y las personas y perfiles autorizados pueden: Una vez enviada, la compra automáticamente:
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Aprobación pendiente | La pestaña Compras > Aprobación pendiente contiene todas las compras que tienen establecida la opción Aprobar en Flujos de aprobación y que están pendientes de aprobación.
Los aprobadores pueden aprobarlas directamente en la aplicación Compras.
Los solicitantes pueden:
Excepto por la opción de editar la compra, las personas y perfiles autorizados tienen las mismas opciones que los solicitantes. Además, pueden devolver la compra al empleado.
Cuando se aprueba una compra, esta pasa automáticamente a la pestaña Abierta. Si se devuelve, se pasa a la pestaña Devuelta. |
Devuelta | La pestaña Compras > Devuelta contiene todas las compras devueltas.
Desde aquí, los solicitantes y las personas y perfiles autorizados pueden: Una vez que se haya enviado la compra devuelta, esta pasará automáticamente a la pestaña Aprobación pendiente. |
Abrir | La pestaña Compras > Abierta contiene todas las compras activas en proceso de entrega. Desde aquí, los solicitantes pueden:
Excepto por la opción de editar la compra, las personas y perfiles autorizados tienen las mismas opciones que los solicitantes. Además, pueden devolver la compra al empleado. |
Todo | La pestaña Compras > Todo contiene todas las compras independientemente de sus estados, mencionados anteriormente. |
Cotejo de las órdenes de compra con los recibos y las facturas antes del pago
Las órdenes de compra de bienes requieren un justificante de entrega en forma de Nota de entrega y albarán (GRN). A continuación, el proveedor envía una factura al comprador solicitando el pago de los bienes o servicios entregados. La factura se vincula automáticamente a la orden de compra extrayendo su número de la factura mediante la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk.
Como resultado, Payhawk realiza automáticamente un proceso contable de triple conciliación, lo que significa que el sistema coteja la cantidad entre la orden de compra y la nota de entrega y albarán, y luego el importe neto de la orden de compra y la factura del proveedor antes de que se ejecute el pago.
Las órdenes de compra que no requieren una GRN (nota de entrega y albarán) activan un proceso contable de doble conciliación. El sistema Payhawk coteja automáticamente el importe neto en la orden de compra con la factura del proveedor.
Dependiendo de la política interna de la empresa, puede que la organización requiera notas de entrega y albaranes de las órdenes de compra tanto para bienes como para servicios.
Recursos útiles