Puede crear flujos de aprobación personalizados y flexibles para la empresa definiendo un cargo de aprobador concreto o asignando un empleado determinado como aprobador del flujo de aprobación y estableciendo condiciones específicas para que el flujo de aprobación tenga lugar cuando se cumplan dichas condiciones.
De este modo, puede crear flujos de trabajo de aprobación para casos específicos basados en las siguientes condiciones:
Importe
Equipo del empleado que presenta la solicitud
Valor seleccionado de cualquier campo personalizado
Categoría de gasto seleccionada
Para obtener más información sobre las funciones y las personas que puede incluir en sus flujos de trabajo, consulte el artículo sobre aprobadores de flujos de trabajo.
Condiciones de los flujos de aprobación basadas en los importes
En el paso de aprobación de cada solicitud, puedes utilizar condiciones basadas en los importes y definir los umbrales. Estos umbrales pueden ser aprobados por distintos empleados o cargos de la empresa individualmente, uno tras otro, o en paralelo.
Anteriormente, en Payhawk podía establecer los siguientes flujos de aprobación basados en los importes:
Los flujos de aprobación basados en los importes de un solo paso, secuenciales de varios pasos y no secuenciales de varios pasos, conocidos hasta ahora, se han desarrollado y ampliado para cubrir escenarios más complejos.
Aprobaciones de un solo paso
Puedes permitir que los empleados envíen solicitudes de gastos solo a la persona más importante que se haya definido como aprobador para este importe (lo que antes se conocía como aprobación de un solo paso).
Supongamos que configura los siguientes ajustes en Payhawk:
Los importes inferiores o iguales a 200 euros requieren la aprobación de un responsable de equipo.
Los importes superiores a 200 euros e inferiores o iguales a 500 euros requieren la aprobación del responsable del presupuesto de desarrollo.
Los importes superiores a 500 euros requieren la aprobación de cualquier administrador de Payhawk que haya en la empresa.
Entonces, si un empleado presenta una solicitud de gastos de Kilometraje para:
150 euros, solo será necesario que el responsable del equipo apruebe el importe.
450 euros, solo será necesario que el responsable del presupuesto de desarrollo apruebe el importe.
550 euros, solo será necesario que un administrador de Payhawk apruebe el importe.
Aprobaciones secuenciales de varios pasos
Puedes exigir que todos los aprobadores pertinentes aprueben las solicitudes de gasto correspondientes a cada umbral de forma secuencial.
Supongamos que configuras los siguientes ajustes en Payhawk:
El responsable del equipo tiene que aprobar todos los importes.
Los importes superiores a 300 euros requieren la aprobación de un responsable de segundo nivel.
Los importes superiores a 500 euros requieren la aprobación de cualquier administrador de Payhawk que haya en la empresa.
Entonces, si un empleado presenta una solicitud de Kilometraje por valor de 350 euros, el responsable del equipo primero aprobará el importe. A continuación, el responsable de segundo nivel dará la aprobación final.
Si un gasto requiere una actualización de un aprobador anterior, los aprobadores posteriores pueden devolverlo al remitente para que pueda volver a enviarlo y activar el flujo de aprobación desde el principio.
Aprobaciones no secuenciales de varios pasos
Puedes exigir que todos los aprobadores pertinentes aprueben las solicitudes de gasto simultáneamente.
Supongamos que configuras los siguientes ajustes en Payhawk:
El responsable del equipo tiene que aprobar todos los importes.
Los importes superiores a 500 euros requieren la aprobación de un contable de Payhawk que haya en la empresa.
Los importes superiores a 1.000 euros requieren la aprobación de cualquier administrador de Payhawk que haya en la empresa.
Entonces, si un empleado presenta una solicitud de gasto reembolsable por valor de 1.200 euros, el responsable del equipo, los contables de Payhawk y los administradores de Payhawk, recibirán una notificación sobre la solicitud presentada y tendrán que aprobar el importe.
Definición de los flujos de aprobación personalizados
Una vez definidos los responsables de los campos personalizados y las categorías, puedes agregar condiciones, aprobadores e importes para definir los flujos de aprobación complejos.
Supongamos que quieres configurar el siguiente flujo de aprobación:
Siempre se requiere la aprobación del responsable del equipo.
Se requiere la aprobación de un responsable de categorías para determinadas categorías del Plan General que superen un umbral determinado.
La aprobación por parte de un responsable del equipo de planificación y análisis financiero (FP&A) se activa en función de una categoría, un código de producto o un importe concretos.
La aprobación por parte de los miembros del equipo de adquisiciones también se activa mediante una categoría, un código de producto o un importe concretos.
Determinadas personas, como el Director financiero o el Director general, deben aprobar siempre las solicitudes de importes superiores al umbral definido.
El flujo de aprobación implementado tendrá el siguiente aspecto.
