En Payhawk, primero se crea una solicitud de compra para una orden de compra, a continuación, se envía la solicitud de compra para su aprobación y, tras la aprobación, el sistema crea automáticamente la orden de compra.
Especificaciones
Puede añadir descuentos, cambios, devoluciones y similares incluyendo artículos con precios unitarios negativos en su solicitud de compra.
No es necesario que incluya un proveedor en su solicitud de compra para crearla, enviarla para su aprobación y recibir su aprobación. Sin embargo, para que Payhawk vincule su orden de compra con los gastos relacionados basados en las facturas cargadas, necesitará que usted agregue los datos del proveedor.
Creación de solicitudes de compra
Para crear una solicitud de compra desde el portal web de Payhawk:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Ve a Compras. Haz clic en el botón + Nuevo.
En el diálogo que se abre:
Describe el propósito de la solicitud de compra.
(Opcional) Introduce el nombre del proveedor de los artículos que solicitas.
Ten en cuenta que puedes crear una solicitud de compra sin proveedor, pero tendrás que indicarlo antes de la aprobación del documento porque el nombre del proveedor se utilizará como nombre de la propia orden de compra una vez creada.
(Opcional) Adjunta un documento a la solicitud de compra, por ejemplo, el presupuesto del proveedor.
Crea la solicitud de compra haciendo clic en Continuar.
Añadir los datos de la compra
Después de crear la solicitud de compra y hacer clic en Continuar, se te redirigirá automáticamente al documento recién creado para que añadas los datos de la compra.
Si por algún motivo has cerrado sesión antes de introducir los datos, podrás acceder a la solicitud de compra de la siguiente forma:
Ve a Compras > Borrador.
Selecciona la solicitud de compra haciendo clic en ella.
En Artículos, rellena los campos obligatorios. Ten en cuenta que los campos pueden cambiar en función de los requisitos de tu empresa:
Categoría. Se trata de la categoría de gastos definida por los administradores de Payhawk a la que pertenecen los artículos solicitados.
Cualquier campo personalizado definido por los administradores de Payhawk como por ejemplo Clase o Centro de coste.
Añade los datos sobre los artículos que solicitas:
Descripción.
Número de unidades.
Moneda.
Precio neto por unidad (el precio sin IVA, impuestos de venta en E.E. U.U. ni otros impuestos).
Si tienes más de un artículo, añade los datos requeridos de cada uno.
Envía la solicitud de compra para su aprobación.
Si por algún motivo no has rellenado los campos requeridos, no podrás enviar la solicitud de compra para su aprobación. Payhawk mostrará una notificación para que proporciones la información que falta.
Eliminación de solicitudes de compra
Solo puedes eliminar las solicitudes de compra antes de que se envíen para su aprobación.
Para eliminar una solicitud de compra del portal web de Payhawk:
Ve a Compras.
Selecciona la solicitud de compra que desees haciendo clic en ella.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Eliminar.
Edición de solicitudes de compra
Puede editar sus solicitudes de compra en cualquier momento que lo necesite, ya que se encuentran en estado borrador y no han sido enviadas para su aprobación o aprobadas.
Cuando su solicitud de compra sea aprobada, Payhawk creará automáticamente su orden de compra en su lugar bajo la pestaña Abrir.
Similar a borrar sus solicitudes de compra, para editarlas:
En el portal web de Payhawk, vaya a Compras > Borrador.
Seleccione la solicitud de compra deseada haciendo clic sobre ella.
Haga clic en el menú de tres puntos y seleccione Editar.
Edición de pedidos
Sólo puede editar pedidos de compra sin proveedores. Una vez añadido el proveedor, no podrá seguir editando el pedido.
Para añadir un proveedor a su orden de compra:
En el portal web Payhawk, vaya a Compras > Abrir.
Seleccione la orden de compra deseada, haga clic en su menú de tres puntos y seleccione la opción Editar.
En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione el proveedor de la lista desplegable.
Haga clic en Guardar.
