Una vez confirmada la entrega de los artículos o servicios, la solicitud puede cerrarse automáticamente por el sistema o manualmente por un contable o administrador de Payhawk.
Cierre automático de solicitudes
Para activar el cierre automático de solicitudes, debes habilitar esta función en la aplicación Configuración. La opción de cierre automático predeterminada se activa cuando las facturas vinculadas se han pagado en su totalidad, lo que significa que se cumplen las siguientes condiciones:
El estado de la cantidad recibida es COMPLETO.
El estado del importe facturado es CONCILIADO.
Cuando esta opción está activada, el cierre automático se aplicará tanto si el importe facturado se liquida mediante una transferencia bancaria como si se marca como pagado manualmente.
Si un gasto se marca como no pagado o se revierte una transferencia bancaria después de haberse liquidado, la solicitud no podrá volver a abrirse.
Para activar la opción de cierre automático de solicitudes:
En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Configuración > Solicitudes > Reglas.
En el menú desplegable Cierre automático, selecciona la opción La factura vinculada está pagada.
Haz clic en Guardar.
Cerrar solicitudes manualmente
Para cerrar manualmente una solicitud:
Ve a Solicitudes > Cerrar y seleccione la solicitud que quieras.
Haz clic en Cerrar.
En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en Confirmar.
También puedes cerrar una solicitud en una fase anterior de su ciclo de vida:
Ve a Solicitudes y selecciona la solicitud que quieras.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Cerrar.
En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en Confirmar.
Volver a abrir solicitudes
Una vez que una solicitud se ha cerrado, puedes volver a abrirla:
Ve a Solicitudes > Todas y selecciona la solicitud que quieras.
En el menú de tres puntos, selecciona Reabrir.
En el cuadro de diálogo que se abre, introduce el motivo para volver a abrirla y haz clic en Reabrir.
Como resultado, la solicitud reabierta pasará a la pestaña Enviar y deberá volver a enviarse de acuerdo con el flujo de aprobación definido para tu empresa.
