Puedes gestionar tus recibos y facturas de varias formas directamente desde el portal web de Payhawk, utilizando las opciones disponibles para los documentos de gastos.
Carga de varios recibos o facturaspara un gasto
Para cargar un documento adicional a un gasto:
En el portal web de Payhawk, abre el gasto.
En las opciones del documento, selecciona Cargar.
Elige y adjunta un archivo desde tu ordenador.
Esto te permite añadir varios recibos o facturas a un mismo gasto según sea necesario.
La extracción de datos de Payhawk sugerirá los detalles del gasto basándose en el primer documento que subas. Para los documentos que subas de forma consecutiva, Payhawk utilizará OCR para identificar cualquier dato en el archivo y creará un cuadro de texto para cada uno. Para acelerar el proceso, haz clic en el campo y luego en el cuadro de texto deseado para copiar y pegar su valor.
Descarga de recibos y facturas adjuntos
Para descargar el documento del gasto que se muestra en tu pantalla, selecciona la opción Descargar archivo. El archivo se guardará en tu carpeta de Descargas, a menos que hayas configurado una ubicación predeterminada diferente en tu dispositivo.
La opción Descargar archivo sigue disponible incluso después de que el gasto se haya enviado.
Rotación de recibos y facturas adjuntos
Para girar el documento del gasto, selecciona la opción Girar a la izquierda o Girar a la derecha, según la dirección deseada.
Transferencia de recibos o facturas adjuntos incorrectamente a los gastos correctos
Si un documento se ha adjuntado a un gasto incorrecto y necesitas moverlo al correcto, selecciona la opción Mover a otro gasto. En el cuadro de diálogo que aparece, puedes seleccionar un gasto existente para adjuntar el documento o crear uno nuevo directamente.
Eliminación y sustitución de recibos y facturas adjuntos
Para eliminar un recibo o una factura adjunto a un gasto:
En el portal web de Payhawk, selecciona la opción Eliminar archivo.
En el cuadro de diálogo de confirmación, marca la casilla y haz clic en Eliminar para confirmar.
Una vez que se elimine el documento, puedes adjuntar uno nuevo seleccionando la opción Cargar y eligiendo un archivo desde tu ordenador.
Visualización de varios recibos o facturas adjuntos a un gasto
Si un gasto tiene dos o más documentos adjuntos, puedes ver cada archivo individualmente haciendo clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo que se encuentran debajo del visor de documentos del gasto.
Activación y desactivación de la visión artificial
La herramienta de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Payhawk es un sistema de reconocimiento de datos impulsado por inteligencia artificial que lee la información de los documentos subidos a la plataforma. Extrae y rellena automáticamente los detalles clave del gasto en los campos correspondientes, como Fecha del documento, Número de documento y Proveedor, entre otros.
La función de visión artificial resalta visualmente los campos escaneados por el sistema OCR. Para activar o desactivar esta función, haz clic en la opción Visión artificial que se encuentra debajo del documento del gasto.
Al desactivar la función de visión artificial no se desactiva la automatización del sistema OCR. Solo oculta los cuadros de texto resaltados por el sistema OCR, permitiéndote ver el contenido del documento sin superposiciones.
Zoom en recibos y facturas
Para ampliar o reducir un documento de gastos, haz clic en los iconos + (más) o - (menos) que se encuentran debajo del visor del documento.
Asociación manual de facturas no vinculadas a gastos
Las facturas enviadas al Buzón de recibos de Payhawk se vinculan automáticamente con los gastos correspondientes.
Si el sistema no encuentra ninguna coincidencia, tendrás que vincular manualmente el documento del gasto con el gasto de la siguiente manera:
Revisa tu bandeja de entrada de Payhawk para ver las facturas sin emparejar.
Asigna manualmente la factura con el gasto correspondiente en el sistema.
Confirma que la factura está correctamente vinculada al registro del gasto.
