Puedes comunicarte con tu equipo y con las partes interesadas pertinentes directamente en Payhawk para recopilar rápidamente el contexto y acelerar el proceso de aprobación y revisión de los gastos.
También puedes obtener más información o realizar preguntas sobre un gasto o una factura publicando un comentario y etiquetando a las personas pertinentes para que reciban una notificación. Del mismo modo, también puedes responder a los comentarios que otros empleados hayan publicado.
Casos prácticos y ventajas
Los comentarios resultan útiles en muchos y variados casos de uso, como por ejemplo:
Colaboración Empleado - (Equipo/Categoría/Campo personalizado) Gerente en la recopilación de información de contexto y el inicio de discusiones durante el proceso de aprobación del gasto.
Colaboración Empleado - Equipo de finanzas cuando no hay proceso de aprobación para un gasto.
Colaboración Gerente - Equipo de finanzas cuando el gerente informa al equipo de finanzas de por qué se ha aprobado un gasto particular.
Colaboración Equipo de finanzas - Equipo de finanzas para las discusiones internas sobre cómo gestionar un caso o gasto específico.
Los comentarios ofrecen a los usuarios los siguientes beneficios:
Mejora de la colaboración, agilización del proceso de aprobación y mayor transparencia. Comentarios y etiquetado de empleados:
Facilita la colaboración y reduce la probabilidad de malentendidos y de incumplimiento de plazos.
Reduce la necesidad de un flujo de comunicación de ida y vuelta y minimiza los retrasos.
Ayuda a mantener el cumplimiento de políticas y reglamentos, y a garantizar que todas las partes interesadas conozcan el estado de los gastos y las facturas.
Vista de conjunto rápida y completa del ciclo de vida del gasto, del historial de exportación y del registro de cambios del gasto:
La pestaña Actividad > Flujo de trabajo del gasto muestra todos los pasos que se han dado hasta ahora de acuerdo con los flujos de trabajo de aprobación definidos en su empresa.
La pestaña Actividad > Exportación hace un seguimiento de las acciones de exportación para el gasto.
La pestaña Actividad > Cambios de gasto contiene el registro con todos los cambios relacionados con ese gasto, como crearlo o añadir un documento.
Ver el historial de gastos desde la pestaña Actividad > Todos tiene una importancia fundamental para las empresas con sede en Alemania, ya que la funcionalidad cumple con la Directiva alemana sobre contabilidad digital (GoBD) y permite a los equipos de finanzas llevar la contabilidad sin papel.
Acceso a los comentarios
Si se te ha etiquetado en un comentario de un gasto o una solicitud de gasto, recibirás una notificación en tu Bandeja de entrada, una notificación automática en tu teléfono y un correo electrónico de notificación. Para acceder al comentario, utiliza cualquiera de las siguientes formas:
Ve a Bandeja de entrada > Notificaciones y selecciona la notificación que desees.
Sigue el enlace del correo electrónico de notificación que has recibido.
Pulsa en la notificación automática en tu teléfono.
También puedes ir directamente al gasto y seleccionar el comentario deseado en la sección Actividad > Comentarios o Todos.
Si deseas comentar un gasto sin comentarios previos, selecciona el gasto en la aplicación Gastos e inicia el hilo de conversación.
Si deseas comentar una solicitud de gasto sin comentarios previos, ve a tu Bandeja de entrada > Solicitudes, selecciona la solicitud de gasto deseada e inicia el hilo de conversación.
Comentarios sobre gastos en el portal
Para añadir un comentario a un gasto sobre el que has recibido una notificación:
Pasa el puntero del ratón por encima del icono de tu Bandeja de entrada y selecciona la notificación deseada. Si tienes acceso directo a ese gasto, puedes abrirlo haciendo clic en la notificación.
Escribe tu comentario, etiqueta a los empleados pertinentes y haz clic en Enviar o pulsa Intro para publicarlo y notificárselo. Si deseas añadir una nueva línea, pulsa Mayús+Intro.
Si recibes una notificación sobre un comentario de un gasto, pero no tienes acceso directo a él, pasa el puntero del ratón por el icono de tu Bandeja de entrada, selecciona la notificación deseada y accederás a la pestaña Bandeja de entrada > Notificaciones.
Comentarios sobre gastos en la aplicación
Para hacer comentarios sobre los gastos desde tu Bandeja de entrada, abre la pestaña Bandeja de entrada > Notificaciones y selecciona la notificación que desees. O bien, pulsa en la notificación automática que has recibido en tu teléfono.
Si se te ha mencionado en un gasto que ha presentado otra persona, se te dirigirá a él.
Si se te ha mencionado en relación con un gasto que ha presentado un compañero de equipo, se te dirigirá a tu Bandeja de entrada.
Para responder a un comentario del gasto, ve a Gastos, selecciona el gasto deseado y pulsa en el enlace Ver [número] comentarios. Introduce tu comentario y pulsa en el icono Enviar para publicarlo.
Eliminación de comentarios
Puedes eliminar un comentario que hayas publicado involuntariamente. Una vez borrado el comentario, la acción se mostrará en el historial Actividad > Todos del gasto.
Eliminación de comentarios sobre gastos en el portal
Para eliminar un comentario sobre un gasto en el portal web de Payhawk, ve al gasto que desees, selecciona el comentario deseado y haz clic en Eliminar.
Para eliminar un comentario sobre una solicitud de gasto, ve a Bandeja de entrada > Solicitudes, selecciona la solicitud que desees y haz clic en Eliminar para el comentario deseado.
Eliminación de comentarios sobre gastos en la aplicación
Para eliminar un comentario sobre un gasto en la aplicación móvil Payhawk, ve a tu Bandeja de entrada > Notificaciones y selecciona el comentario deseado. Pulsa en el menú de tres puntos y, a continuación, en Eliminar.
Para eliminar un comentario sobre una solicitud de gasto en la aplicación, ve a Bandeja de entrada > Solicitudes y selecciona la solicitud deseada. Ve a la pestaña Actividad > Comentarios, pulsa en el menú de tres puntos y, a continuación, en Eliminar.
Notificaciones de los comentarios
Siempre que se te etiquete en un comentario, recibirás:
Un correo electrónico con una notificación.
Una notificación push en tu teléfono móvil.
Una notificación dentro de la aplicación en la Bandeja de entrada.
Te aparecerán notificaciones dentro de la Bandeja de entrada, además de cuando te etiqueten directamente en un gasto, en los siguientes casos:
Cuando alguien haya respondido a tu comentario.
Cuando alguien comente un gasto tuyo.
Las notificaciones dentro de la aplicación se resolverán automáticamente en cuanto el comentario se abra a través de la Bandeja de entrada o desde la aplicación Gastos.
Para obtener información adicional, consulta las notificaciones de presentación y aprobación.
El icono de comentarios
Cada gasto o solicitud de gasto comentada muestra el icono de comentarios en la aplicación Gastos o en la Bandeja de entrada, tanto en el portal Payhawk como en la aplicación móvil. El icono muestra el número de comentarios que se han publicado para ese gasto o solicitud de gasto. Un punto rojo significa que tiene comentarios sin leer dirigidos a ti para que los revises.
Etiquetado de empleados en comentarios
Para mencionar a un empleado en un comentario, escribe @ (arroba). Por defecto, el sistema sugerirá los empleados que tienen acceso directo a ese gasto o que forman parte del proceso de aprobación y que, por tanto, pueden ser etiquetados.
Si un empleado no tiene acceso al gasto y no puede ser etiquetado en un comentario, podrás ver que el estado es inactivo.
Copiar y pegar enlaces en los comentarios
La copia de enlaces a comentarios solo está disponible en el portal web de Payhawk.
Puedes compartir un comentario con un compañero copiando y enviando el enlace a ese comentario:
En el portal web de Payhawk, ir a Gastos y selecciona el gasto que desees.
En Actividad > Comentarios, pasa el puntero del ratón por encima del comentario y haz clic en el icono que se muestra. Esto copiará el enlace del comentario en el portapapeles.
Pega el enlace para que tu compañero vea el comentario.
Visualización de otras actividades dentro del gasto
Además de los comentarios, la sección Actividad contiene información sobre el estado de aprobación de un gasto, su historial de exportación y su registro de cambios con las actualizaciones respectivas. Para obtener más información, consulta el artículo sobre visualización de comentarios y del historial de gastos.