La sección Actividad para cada gasto le permite ver todos los comentarios sobre ese gasto, su flujo de trabajo, su historial de exportación y su registro de cambios con las respectivas actualizaciones. De este modo, puede ver todos los eventos históricos relacionados con ese gasto.
Ventajas y recompensas
Mejora de la colaboración, agilización del proceso de aprobación y mayor transparencia. Comentarios y etiquetado de empleados:
Facilita la colaboración y reduce la probabilidad de malentendidos y de incumplimiento de plazos.
Reduce la necesidad de un flujo de comunicación de ida y vuelta y minimiza los retrasos.
Ayuda a mantener el cumplimiento de políticas y reglamentos, y a garantizar que todas las partes interesadas conozcan el estado de los gastos y las facturas.
Vista de conjunto rápida y completa del ciclo de vida del gasto, del historial de exportación y del registro de cambios del gasto:
La pestaña Actividad > Flujo de trabajo del gasto muestra todos los pasos que se han dado hasta ahora de acuerdo con los flujos de trabajo de aprobación definidos en su empresa.
La pestaña Actividad > Exportación hace un seguimiento de las acciones de exportación para el gasto.
La pestaña Actividad > Cambios de gasto contiene el registro con todos los cambios relacionados con ese gasto, como crearlo o añadir un documento.
Ver el historial de gastos desde la pestaña Actividad > Todos tiene una importancia fundamental para las empresas con sede en Alemania, ya que la funcionalidad cumple con la Directiva alemana sobre contabilidad digital (GoBD) y permite a los equipos de finanzas llevar la contabilidad sin papel.
Clasificación de actividades de gasto
En el portal Payhawk puede clasificar las actividades de gasto mostrando las más recientes o las más antiguas en la parte superior.
El orden de clasificación se aplica a todas las pestañas Actividad.
El sistema muestra por defecto las actividades más recientes en la parte superior.
Las actualizaciones en el orden de clasificación se almacenarán para las siguientes sesiones del usuario.
En la aplicación móvil de Payhawk, las actividades no pueden clasificarse y se muestran a partir de las más antiguas.
Casos de uso para comentarios
Los comentarios resultan útiles en muchos y variados casos de uso, como por ejemplo:
Colaboración Empleado - (Equipo/Categoría/Campo personalizado) Gerente en la recopilación de información de contexto y el inicio de discusiones durante el proceso de aprobación del gasto.
Colaboración Empleado - Equipo de finanzas cuando no hay proceso de aprobación para un gasto.
Colaboración Gerente - Equipo de finanzas cuando el gerente informa al equipo de finanzas de por qué se ha aprobado un gasto particular.
Colaboración Equipo de finanzas - Equipo de finanzas para las discusiones internas sobre cómo gestionar un caso o gasto específico.
Publicación y respuesta a comentarios
Puede solicitar información adicional y obtener más contexto sobre un gasto publicando un comentario sobre el mismo y etiquetando a los empleados relevantes. Para ver más detalles, consulte cómo comentar gastos.
Visualización de comentarios de gastos en el portal
Para ver los comentarios para un gasto:
En el portal web de Payhawk, vaya a Gastos y seleccione el gasto que desee.
Abra su sección Actividad y haga clic en la etiqueta adhesiva con los comentarios. La opción Comentarios del menú desplegable se cargará por defecto.
Alternativamente, si ha sido notificado sobre un comentario de gasto, vaya a la pestaña Bandeja de entrada > Notificaciones y seleccione el comentario.
Visualización del flujo de trabajo de gasto en el portal
Puede ver el flujo de trabajo de un gasto seleccionando la opción de la lista desplegable Flujo de trabajo de la sección Actividad.
Visualización del registro de cambios del gasto en el portal
Puede ver los cambios que se realizaron en el gasto seleccionando la opción desplegable Modificaciones de gastos en la sección Actividad.
Alternativamente, haga clic en el menú de tres puntos del gasto y seleccione la opción Ver historial. Como resultado, se le redirigirá a la sección Actividad. En la lista desplegable, seleccione Modificaciones de gastos.
Visualización del historial de exportación de gastos en el portal
Puede ver el historial de exportación de un gasto seleccionando la opción de la lista desplegable Exportación en la sección Actividad.
Visualización de todas las actividades de gastos en el portal
Para ver todas las actividades combinadas para un gasto, seleccione la opción de la lista desplegable Todas en la sección Actividad.
Visualización de comentarios y flujos de trabajo de gastos en la aplicación
Si se le ha notificado un comentario de gasto, abra su Bandeja de entrada y toque la notificación. Alternativamente, toque la notificación push que ha recibido en su teléfono.
Desde su Bandeja de entrada puede ver todos los comentarios para un gasto (Actividad > Comentarios) y sus flujos de trabajo (Actividad > Flujo de trabajo), o todos ellos combinados (Actividad > Todos).
