Dans Payhawk, il vous est possible d’afficher les montants des dépenses dans différentes sections, chacune d’entre elles indiquant des détails ou un contexte spécifique(s).
Afin d’offrir un aperçu complet des montants et de la manière dont ceux-ci sont indiqués dans le système, l’exemple utilise une dépense effectuée par carte et payée dans une devise différente de la devise de base du compte Payhawk.
Les sommes dans la section Montant
Dans les premières colonnes sous Montant :
Devise payée désigne la devise de la transaction ; c’est-à-dire la devise locale dans laquelle la transaction a été effectuée.
TOTAL désigne le montant total dans la devise de la transaction.
Dans la seconde colonne sous Montant :
Votre devise désigne la devise de base du compte Payhawk.
TOTAL désigne le montant total dans la devise de base. Ce montant est calculé en multipliant le montant TOTAL de la première colonne par le taux de change officiel (comptable) à la date de la transaction entre la devise de la transaction et la devise de base du compte Payhawk.
Même si la devise de la carte est la même que la devise de base du compte Payhawk, le montant TOTAL de la deuxième colonne peut différer en raison des différents taux de change utilisés.
Les sommes dans la section Paiement
Sous Paiement :
Devise de la carte désigne le montant payé dans la devise de la carte ; c’est-à-dire le solde auquel il était rattaché au moment de la transaction.
Payé en désigne le montant payé dans la devise de la transaction indiquée par le fournisseur, c’est-à-dire la devise locale dans laquelle la transaction a été effectuée. Le montant correspond au montant TOTAL de la première colonne à moins que la dépense n’ait été modifiée manuellement par un employé.
Frais de change désigne les frais de transaction facturés tels que rapportés par la transaction dans la Devise de la carte.
Les Frais de TPE désignent les frais de TPE dans la Devise de la carte.
Taux de change du paiement vs. taux de change comptable
Le taux de change du paiement et le taux de change comptable n’ont pas de lien entre eux et peuvent impliquer des devises différentes.
Le taux de change du paiement :
correspond au Taux de change sous Paiement et désigne le taux de change tel que rapporté par la transaction (dans le cas présent 0,76617).
Celui-ci est fourni par le processeur de paiement (VISA ou Mastercard) en temps réel et convertit le montant de la transaction dans la devise de la carte (solde) à la date de règlement.
Il dépend de l’heure de la journée et différera si vous effectuez plusieurs transactions ce jour-là.
Le taux de change comptable (taux de change officiel) :
correspond au taux de change affiché entre les sections Montant et Paiement (dans le cas présent 0,8996).
Celui-ci est fourni par Payhawk sur la base des données de la Banque centrale européenne, il reste fixe tout au long de la journée et convertit le montant de la transaction dans la devise de comptabilité (de base) du compte Payhawk à la date de l’autorisation, ce qui garantit qu’il peut être comptabilisé correctement dans le système ERP.
Il doit être appliqué à la comptabilité officielle des dépenses et tout léger écart dans les montants finaux dû à ce taux fixe est considéré comme acceptable d’un point de vue comptable.
Même si les devises de la carte et de la comptabilité (de base) sont les mêmes, des différences peuvent exister car les deux proviennent de sources différentes et sont pour des dates différentes.