Grâce à Payhawk, vous pouvez ajouter, gérer et contrôler entièrement les fonds de l'entreprise que vous avez déposés sur votre compte at utiliser les systèmes de paiement pour les paiements entrants.
Types de virements bancaires dans Payhawk
Payhawk prend en charge les types de transferts bancaires suivants :
Dépôts - Virements bancaires entrants pour télécharger des fonds dans Payhawk, c'est-à-dire lorsqu'un client effectue un dépôt dans Payhawk en complétant un virement bancaire pour un compte externe dans son compte Payhawk. Pour plus d'informations, voir cette page et les articles connexes sur les fonds.
Factures - Virements bancaires sortants qui se réfèrent à des clients Payhawk envoyant de l'argent à un fournisseur. Pour plus d'informations, voir la section sur la gestion des dépenses pour les comptables.
Remboursement, kilométrage, indemnités journalières - Transferts bancaires sortants qui se réfèrent aux clients de Payhawk qui envoient de l'argent à un employé. Pour plus d'informations, voir la section sur la gestion des dépenses pour les comptables.
L'application Fonds
L'application dédiée Fonds dans Payhawk fait office de principal centre financier sur Payhawk. Elle vous permet à vous, en tant qu'administrateur Payhawk, et à d'autres personnes ou rôles autorisés au sein de votre entreprise d'envoyer des fonds et de déposer de l'argent sur leur compte Payhawk en utilisant des mécanismes de paiement internationaux, tels que ACH, FPS et SEPA, et surveiller les dépôts de fonds de votre entreprise et l'historique des dépôts.
Dans l'application, vous pouvez :
Créer, gérer et supprimer des comptes en devise Payhawk.
Déposer les fonds provenant de comptes bancaires de l'entreprise sur les comptes en devise Payhawk.
Associer et dissocier les comptes bancaires de l'entreprise pour faciliter le dépôt de fonds dans Payhawk.
Gérer les modalités de financement des cartes Payhawk individuelles ou d'équipe.
Parmi mes cas d'utilisation des Fonds citons :
La création de comptes en devises non prises en charge par votre banque traditionnelle.
L'envoi et la réception d'argent dans les devises locales lorsque vous travaillez avec des fournisseurs internationaux.
L'optimisation de la structure de vos coûts de change, la simplification des opérations financières mondiales, etc.
Dépôt de fonds sur votre compte Payhawk
Certaines spécificités s'appliquent selon que votre entreprise est basée aux États-Unis, dans l'UE ou au Royaume-Uni.
États-unis
Les comptes Payhawk en USD servent à financer les transactions par carte de crédit d'entreprise.
UE et Royaume-Uni
Les comptes de crédit Payhawk sont utilisés exclusivement pour les transactions par carte.
Les comptes de débit Payhawk sont utilisés pour les transactions par carte et les virements bancaires.
Le dépôt de fonds dans l'UE et au Royaume-Uni peut se faire au moyen d'une recharge à partir d'un compte bancaire lié ou d'un virement bancaire.
Comptes en devise Payhawk
Les comptes en devises tiennent lieu de source de financement pour les cartes de vos employés. Payhawkmet à votre disposition des comptes en EUR, GBP, USD, RON, BGN, PLN et DKK.
Payhawk étant une institution financièrement réglementée, elle est tenue au respect de certaines règles de conformité. De ce fait, toutes les demandes d'ouverture de nouveaux comptes en devises Payhawk doivent être examinées par l'équipe de conformité de Payhawk, ce qui prend jusqu'à deux jours ouvrables. Pour plus d'informations, voir l'article sur la création de comptes en devise Payhawk.
Les comptes de crédit en devise Payhawk sont liés à une ligne de crédit demandée par votre entreprise et approuvée par l'équipe de conformité de Payhawk. Vos comptes de crédit Payhawk sont automatiquement ouverts après l'approbation et sont libellés dans la devise dans laquelle vous avez demandé la ligne de crédit. Pour en savoir plus, consultez la section sur les fonds de crédit.
Devise de comptabilité et devise de base Payhawk
La devise de comptabilité de votre entreprise (« monnaie fonctionnelle » selon la définition de l'IAS 21) est la monnaie du système comptable à partir de laquelle la balance de vérification est générée.
Dans Payhawk, la devise de base est la devise de comptabilité du compte Payhawk de votre entreprise. Elle est définie par l'entreprise lors de la création de son compte Payhawk.
Association de comptes bancaires dans Payhawk
En associant un compte bancaire d'entreprise à votre Compte en devise Payhawk, vous facilitez le processus de dépôt de fonds sur le compte en devise ; lorsque le compte bancaire est associé, vous pouvez initier un dépôt directement depuis le système Payhawk sans avoir à vous déconnecter et effectuer un virement bancaire depuis votre système bancaire.
Cependant, le dépôt n'est pas automatiquement initié par Payhawk en votre nom car Payhawk n'a pas d'accès direct au compte bancaire. Par exemple, vous pouvez initier un dépôt de 10 000 EUR depuis Payhawk en cliquant sur le bouton Ajouter des fonds.
Cela créera un virement bancaire entre votre compte bancaire associé et votre compte en devise dans Payhawk. Une fois le virement terminé, vous verrez les fonds comme un virement entrant sur le compte en devise.
Pour plus d'informations :
Recharge de fonds dans Payhawk
Toutes les cartes physiques et virtuelles dans Payhawk dont la source des fonds est définie sur le compte en devise Payhawk de débit ou de crédit respectif sont alimentées par les fonds qui y sont disponibles. Chaque transaction par carte déduit le montant des fonds disponibles sur le compte en devise Payhawk auquel la carte est associé.
Vous pouvez contrôler les dépenses par carte en définissant des limites de carte mensuelles des cartes associées. Vous pourrez définir des limites de carte mensuelles récurrentes même si les fonds disponibles sur le compte Payhawk ne sont pas suffisants pour les couvrir, car la limite de la carte correspond au montant que cette carte peut utiliser sur le compte. Par exemple, si la limite de la carte est fixée à 1 000 EUR, mais que dans le compte EUR Payhawk auquel la carte est associée il n'y a pas suffisamment de fonds pour la couvrir, la disponibilité de la carte affichera uniquement le montant disponible sur le compte.
Vous n'avez pas besoin d'ajouter des fonds pour chaque carte séparément. Par exemple :
Vous pouvez alimenter votre compte Payhawk en EUR avec 10 000 EUR ; ensuite, émettez 5 cartes d’une limite de 1 000 EUR chacune et 5 cartes d’une limite de 100 EUR chacune.
Toutes les cartes auront un accès direct à ces 10 000 EUR sur le compte en devise Payhawk mais ne pourront dépenser que le montant fixé comme limite, 1 000 EUR ou 100 EUR.
Une fois qu'une des cartes effectue une transaction d'un montant X, ce montant sera retiré des 10 000 EUR du compte en devise Payhawk, mais cette opération n'affectera pas les autres cartes tant qu'il y aura suffisamment de fonds sur le compte Payhawk pour couvrir leurs limites.
Pour plus d'informations, consultez l'article sur les dépôts de fonds sur votre compte Payhawk.
Ravitailler votre compte Payhawk par virement bancaire
Lorsque vous effectuez un virement bancaire entrant, le système peut vous demander, selon le type de compte bancaire, de fournir différentes informations concernant le paiement tels qu'une référence de paiement.
Pour plus d'informations, référez-vous à la section sur les particularités du chargement de fonds par virement bancaire.
Paiements locaux avec Payhawk
Les infrastructures de paiement locales, telles que FPS pour la GBP, SEPA Instant/Credit pour l'EUR, et BISERA pour le BGN, sont utilisées par Payhawk pour les virements chaque fois que c'est possible.
Pour plus d'informations sur les systèmes de paiement applicables, consultez l'article sur les devises prises en charge et les systèmes de paiement pour les recharge et les virements bancaires.