Actuellement, les clients existants disposant de deux entités ou plus enregistrées dans Payhawk configurent leurs champs personnalisés, leurs catégories de dépenses et leurs équipes séparément pour chaque entité. Même si certaines entités peuvent partager partiellement ou intégralement ces données, les administrateurs Payhawk n'ont pas la possibilité de les consolider en un seul endroit pour l'ensemble du groupe.
Qu'est-ce qui change ?
À présent, les clients peuvent migrer leurs champs personnalisés, leurs catégories et leurs données d'équipe à partir de chaque entité, puis les faire correspondre et les fusionner au niveau du groupe afin de disposer d'un contrôle centralisé sur ces données.
Les champs personnalisés, les catégories et les équipes sont les données de base indispensables à la future gestion centralisée des workflows et des budgets au sein de Payhawk. Nous recommandons donc aux clients de prendre les dispositions nécessaires pour migrer leurs données au niveau du groupe de manière proactive.
Quand bien même les clients décideraient de ne pas migrer leurs données avant le 31 janvier 2025, leurs champs personnalisés, les catégories et les équipes avec leurs valeurs correspondantes seront automatiquement migrés par le système Payhawk.. La migration automatique signifie que le système migrera les données des entités en fonction de critères spécifiques qui lui permettront d'identifier les données correspondantes et de les fusionner pour le groupe. Dans le cas où ces critères ne seraient pas remplis, le système ne fusionnera pas les données et les laissera telles quelles dans l'entité concernée, sans en modifier la visibilité ou les paramètres. Les données non fusionnées par le système devront par la suite être migrées manuellement par un administrateur Payhawk.
Payhawk accorde une importance toute particulière à vos données. Nous vous garantissons qu'au cours du processus de migration automatique, l'ensemble des données de votre entreprise seront conservées en toute sécurité et que vos comptes Payhawk seront pleinement opérationnels.
Consolidation des données de vos entités au niveau du groupe à l'aide de l'assistant de migration Payhawk
Lorsque les clients entament de manière proactive la migration des champs personnalisés, des catégories et des équipes de leurs entités, ceux-ci bénéficient de l'assistance de l'assistant de migration Payhawk. Ils peuvent suspendre le processus à tout moment et leur progression sera enregistrée par le système afin qu'ils puissent reprendre la migration en temps voulu, là où ils en étaient.
L'assistant présentera les données qui ont été identifiées par le système comme étant identiques dans deux ou plusieurs de vos entités. Il vous est toutefois possible d'ignorer les suggestions du système et d'extraire la totalité ou une partie des données suggérées vers l'entité concernée et en dehors du niveau du groupe avant de confirmer la fusion.
Dans le cas où vous auriez déjà entamé le processus de migration, vous pouvez à tout moment passer à une migration automatisée en sélectionnant l'option Finaliser la migration. Le système appliquera alors les critères de fusion automatique de vos données et, là encore, si certaines données n'ont pas été migrées automatiquement, un administrateur Payhawk devra les fusionner manuellement à son gré.
Critères appliqués par Payhawk lors de la fusion automatique des données des entités au niveau du groupe
La migration automatique s'applique dans les deux cas suivants :
Lorsque l'administrateur Payhawk sélectionne explicitement l'option Finaliser la migration.
Lorsque la migration n'a pas été effectuée au plus tard le 31 janvier 2025.
Au cours de la migration avec l'assistant de migration Payhawk, le système appliquera à nouveau les critères de migration automatique mais ne procédera pas à la fusion des données à moins que l'administrateur Payhawk ne confirme explicitement que les données peuvent être fusionnées.
Le système Payhawk appliquera les critères de fusion automatique suivants lors de la fusion automatique de vos champs personnalisés, vos catégories et vos équipes :
La fusion automatique des champs personnalisés entre les entités requiert qu'ils partagent le même nom et le même identifiant externe.
Une exception est possible si votre entreprise dispose d'une connexion ERP active : les champs personnalisés possédant le même identifiant externe dans l'ERP mais portant des noms différents selon les entités seront toujours fusionnés automatiquement par Payhawk, en fonction de l'identifiant externe partagé, quelles que soient les divergences de nom.
Pour être fusionnées automatiquement, les catégories de dépenses doivent comporter des noms et des codes de compte identiques.
Pour pouvoir être fusionnées entre les entités, les équipes doivent comporter des noms et des identifiants externes qui correspondent.