Ce guide de migration détaillé vous aidera à fusionner vos champs personnalisés, vos catégories de dépenses et vos équipes, pour un transfert fluide des données des entités individuelles vers le groupe. En consolidant ces informations, vous pourrez centraliser le contrôle de la visibilité et faciliter la gestion.
Spécificités de la migration
Si vous utilisez une connexion ERP active et que vous disposez de champs personnalisés avec des noms différents au sein de vos entités, Payhawk les fusionnera automatiquement pour autant que leurs identifiants externes dans le système ERP correspondent.
Les champs personnalisés qui ont été automatiquement fusionnés à l'aide de leur identifiant externe d'ERP ne peuvent pas être fusionnés avec d'autres champs personnalisés.
Les champs personnalisés de différentes sources ne peuvent pas être fusionnés.
Vous ne pouvez pas fusionner des catégories ou des champs personnalisés s'ils comportent des valeurs contradictoires.
Points d'entrée de l'assistant de migration
Vous pouvez entamer la migration manuelle à partir de votre compte de groupe en cliquant sur le bouton Démarrer la migration depuis les emplacements suivants :
La bannière sur votre Tableau de bord de groupe.
Le badge sur Paramètres du groupe > Aperçu.
Le badge sur Paramètres du groupe > Champs de dépenses.
Le badge sur Employés du groupe > Équipes.
Migration de vos équipes
Pour entamer la migration de vos données :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à votre compte de groupe et cliquez sur Tableau de bord du groupe > Paramètres.
Cliquez sur l'option Démarrer la migration à partir du badge.
Sur la page Aperçu de l'assistant de migration Payhawk qui se charge, cliquez sur Continuer.
Sur la page Migrer les équipes, cliquez sur Continuer. L'écran qui va s'afficher vous montrera toutes vos entités accompagnées de leurs équipes, légèrement ajustées par le système pour éviter tout conflit.
Passez en revue la structure proposée, équipe par équipe.
Au besoin, ajoutez ou supprimez manuellement des membres et des responsables d'équipe afin de réussir le rapprochement des équipes. En cas d'erreur, cliquez sur Rétablir.
Migration de vos catégories
Une fois vos équipes migrées, l'assistant vous guidera vers l'étape suivante, à savoir la migration de vos catégories.
Les catégories ne peuvent être supprimées qu'après la migration. Vous pouvez désactiver les valeurs des catégories dans le compte de groupe, ce qui les supprimera de l'entité tout en les maintenant visibles comme inactives dans le compte de groupe.
Sur la page Migrer les catégories, cliquez sur Continuer.
L'écran qui va s'afficher présentera la liste des catégories de vos entités que le système a détectées comme étant identiques et qu'il vous suggère de fusionner. Ces catégories identiques seront marquées au moyen d'une étoile par Payhawk.
Pour passer en revue une catégorie et consulter les entités où elle est présente, cliquez dessus. Les entités dans lesquelles la catégorie existe vont s'afficher dans la boîte de dialogue qui s'ouvre.
Pour conserver une catégorie comme indépendante de l'entité dont elle a été extraite, cliquez sur le bouton Retour situé en regard de celle-ci. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Extraire afin de confirmer votre choix.
Pour fusionner des catégories qui n'ont pas été proposées par le système, sélectionnez-les. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez la catégorie cible où les données seront fusionnées et cliquez sur Fusionner.
Migration de vos champs personnalisés
Une fois vos catégories de dépenses migrées, l'assistant vous guidera vers l'étape suivante, à savoir la migration de vos champs personnalisés.
Les champs personnalisés identifiés par le système comme étant identiques (en fonction de leur identifiant externe dans le système ERP en cas de connexion active) seront en lecture seule, vous ne pourrez donc pas les ajouter ou les supprimer.
Les champs personnalisés ne peuvent être supprimés qu'après la migration. Vous pouvez désactiver les valeurs des champs personnalisés dans le compte de groupe, ce qui les supprimera de l'entité tout en les maintenant visibles comme inactifs dans le compte de groupe.
Sur la page Migrer les champs personnalisés, cliquez sur Continuer.
L'écran qui va s'afficher présentera la liste des champs personnalisés de vos entités que le système a détectés comme étant identiques et qu'il vous suggère de fusionner. Ces champs personnalisés seront marqués au moyen d'une étoile par Payhawk.
Pour passer en revue un champ personnalisé et consulter les entités où il est présent, cliquez dessus. Les entités dans lesquelles le champ personnalisé existe vont s'afficher dans la boîte de dialogue qui s'ouvre.
Pour conserver un champ personnalisé comme indépendant de l'entité dont il a été extrait, cliquez sur le bouton Retour situé en regard de celui-ci. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Extraire afin de confirmer votre choix.
Pour fusionner des champs personnalisés qui n'ont pas été proposés par le système, sélectionnez-les. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez la catégorie cible où les données seront fusionnées et cliquez sur Fusionner.
Finalisation de votre migration
L'option Finaliser la migration sera toujours visible dans l'assistant de migration Payhawk tout au long du processus de migration.
Lorsque vous cliquez sur Finaliser la migration, Payhawk appliquera automatiquement les critères de migration automatique et fusionnera l'ensemble des équipes, des catégories, des champs personnalisés compatibles, ainsi que leurs valeurs correspondantes. Les données qui ne peuvent pas être fusionnées automatiquement devront être migrées manuellement par un administrateur Payhawk en temps voulu.
Pour suspendre la migration, cliquez sur le menu à trois points situé à côté de Finaliser la migration et choisissez l'option Continuer plus tard.
La prochaine fois que vous vous connecterez à Payhawk, vous pourrez reprendre à partir de là où vous en étiez.
Vous pouvez également annuler définitivement la migration en cours : cliquez sur le menu à trois points situé à côté de Finaliser la migration et sélectionnez Annuler la migration. Vous pourrez alors reprendre ultérieurement le processus de migration depuis le début.
