Dans certains cas, Payhawk peut demander des documents ou des informations complémentaires pour vérifier la structure de l'entreprise, la propriété ou la conformité avec les réglementations locales. Cela peut se produire si les informations initiales fournies sont incomplètes ou si une vérification supplémentaire est nécessaire.

Une entreprise enregistrée au Royaume-Uni est détenue par une société de gestion basée à Gibraltar. Étant donné que le registre des entreprises de Gibraltar est privé, le demandeur doit fournir la structure de propriété de la société de gestion. Dans la société de Gibraltar, trois actionnaires individuels détiennent chacun plus de 25 %. L’équipe de conformité devra vérifier les trois actionnaires, quelle que soit leur nationalité.

Une entreprise enregistrée en Allemagne a une entité américaine comme actionnaire, détenant plus de 40 % de ses actions. Même si la société américaine n’utilise pas Payhawk, l’équipe de conformité devra avoir accès à un document de l’entreprise spécifiant les propriétaires finaux ou les personnes exerçant un contrôle (selon le type d’entité légale, cela peut être une déclaration fiscale récente, une liste des actionnaires, etc.).

Une entreprise enregistrée en Espagne possède plusieurs sociétés mères, certaines dans l’UE et d’autres en dehors. Étant donné que certains registres d’entreprises (dans ou hors de l’UE) ne rendent pas les actionnaires corporatifs publics, la chaîne complète de propriété ne peut pas être tracée. Par conséquent, l’équipe de conformité de Payhawk exigera un organigramme montrant toutes les sociétés mères. Pour celles situées hors de l’UE, des documents justificatifs, comme un extrait de registre d’entreprise, seront nécessaires.

Une entreprise enregistrée en France a une société mère située aux Pays-Bas. Dans cette société mère néerlandaise, trois individus détiennent chacun 33 % des parts. Dans de tels cas, l’équipe de conformité demandera un extrait du registre des bénéficiaires effectifs (UBO), indiquant les actionnaires, ainsi que des informations personnelles et des documents d’identité pour les trois propriétaires finaux de l’entreprise française.

Une entreprise suédoise cotée en bourse n’a pas d’actionnaires majoritaires détenant plus de 25 % du capital. L’équipe de conformité demandera des documents prouvant l’inscription en bourse, ainsi que des informations d’identification et des documents d’identité au nom des directeurs généraux de l’entreprise, qui seront considérés comme les personnes exerçant un contrôle.

Une entreprise néerlandaise dispose d’un gestionnaire corporatif, c’est-à-dire qu’une autre société est désignée comme administrateur de l’entreprise. Dans de tels cas, les individus désignés comme administrateurs de la société gestionnaire seront considérés comme administrateurs de l’entreprise néerlandaise. Par conséquent, ces individus devront être vérifiés, et leurs documents d’identité seront demandés par l’équipe de conformité.