Pour les livraisons périodiques, les demandeurs peuvent soumettre des bons de commande récurrents.
Un aperçu
Chaque bon de commande récurrent contiendra des instances d'achat planifiées pour chaque période récurrente. Par exemple, si la commande récurrente est définie pour une récurrence mensuelle sur une année, elle contiendra 12 instances d'achat (commandes planifiées) qui seront automatiquement ouvertes par le système tous les mois à la date spécifiée.
Il n'est pas possible de gérer les instances d'achat individuellement ; celles-ci doivent être gérées par le biais de la commande récurrente. Par exemple, si le fournisseur modifie les prix des articles au milieu de la commande récurrente, vous pouvez modifier la commande récurrente, mettre à jour les prix et la soumettre à nouveau pour approbation. Les instances d'achat créées avant la modification de prix conserveront les anciens prix, tandis que les instances d'achat futures et ouvertes (pas encore facturées) refléteront les montants actualisés.
Vous pouvez gérer les bons de commande et les demandes d'achat récurrents de la même manière que les bons de commande et les demandes d'achat uniques, y compris en les modifiant ou en les supprimant. En revanche, il est uniquement possible d'ajouter des factures et des accusés de réception à leurs instances d'achat.
Spécificités
Chaque instance d'achat sera ouverte à la date planifiée et apparaîtra dès lors sous Achats > Ouvert(s).
Les instances d'achat héritent automatiquement des informations de leur commande récurrente (parent), notamment les articles, les montants, les informations relatives au fournisseur et d'autres informations pertinentes.
Chaque instance d'achat hérite du numéro du bon de commande récurrent (parent), auquel est ajouté un suffixe (p. ex., /1, /2, etc.) afin d'indiquer sa séquence.
Création de demandes de bons de commande récurrents
Pour créer une demande pour un bon d'achat récurrent :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à la rubrique Achats. Cliquez sur le bouton + Nouveau.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Sous Note, décrivez l'objet du bon de commande récurrent.
(Facultatif) Sous Fournisseur, saisissez le nom du fournisseur pour les articles sollicités. De la même manière que pour les commandes uniques, un fournisseur sera requis pour que Payhawk puisse associer le bon de commande aux dépenses connexes. Par ailleurs, le nom du fournisseur sera utilisé pour nommer le bon de commande.
Sous Récurrence, sélectionnez la période pour laquelle une nouvelle instance d'achat sera ouverte, par exemple, Mensuelle.
Sous les onglets Du et Au, sélectionnez la date de début et de fin de la commande récurrente, par exemple un an à compter de la date actuelle.
(Facultatif) Joignez un document à votre bon de commande récurrent, par exemple un devis de fournisseur.
Cliquez sur Continuer pour créer le bon de commande récurrent. Vous serez alors renvoyé(e) vers l'onglet Achats > Brouillon.
Ouvrez votre demande de bon de commande récurrent et remplissez les informations requises, telles que l'article, le prix unitaire net, la quantité et tout autre champ exigé par votre entreprise. Les informations seront reproduites dans les instances d'achat et vous pourrez les consulter sous l'onglet Achats de la demande de bon de commande récurrent.
Lorsque vous serez prêt(e), cliquez sur Envoyer pour approbation.
