Pour les livraisons qui doivent avoir lieu périodiquement, les demandeurs peuvent soumettre des demandes récurrentes. Les demandes récurrentes sont des demandes qui se produisent périodiquement.
Une vue d'ensemble
Chaque demande récurrente contient des instances de demande programmées pour chaque période récurrente. Par exemple, si la demande récurrente est définie pour une récurrence mensuelle sur une année, elle contiendra 12 instances de demande (demandes programmées) qui seront automatiquement ouvertes par le système chaque mois à la date spécifiée.
Les instances de demande ne peuvent pas être gérées individuellement ; elles doivent être traitées par le biais de la demande récurrente parente. Par exemple, si le fournisseur modifie les prix des articles à mi-parcours de la commande périodique, vous pouvez modifier la demande récurrente parente, mettre à jour les prix et la soumettre à nouveau pour approbation. Les instances de demande créées avant le changement de prix (le cas échéant) conserveront les anciens prix, tandis que les instances de demande futures et ouvertes (non encore facturées) refléteront les montants mis à jour.
Vous pouvez gérer les demandes récurrentes de la même manière que les demandes uniques, y compris la modification ou la suppression de ces demandes. Toutefois, vous ne pouvez ajouter des factures et des bons de réception qu'à leurs instances de demande.
Si le Procurement AI Agent de Payhawk est activé pour votre entreprise, vous pouvez facilement créer et soumettre des demandes en utilisant ses puissantes capacités et son expérience conversationnelle, le tout dans le canal conversationnel de votre entreprise. Pour confirmer la disponibilité, adressez-vous aux administrateurs Payhawk de votre entreprise.
Spécificités
Chaque instance de demande sera ouverte à la date prévue, apparaissant ainsi sous Demandes > Recevoir ou Facturer selon les paramètres du type de demande.
Les instances de demande héritent automatiquement des détails de leur demande parentale récurrente, y compris les articles, les montants, les informations sur le fournisseur et d'autres détails pertinents.
Chaque instance de demande hérite de la description et des détails de la demande parente récurrente, avec un suffixe ajouté à sa date programmée pour indiquer sa séquence.
Création des demandes récurrentes
Pour créer une demande récurrente :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Demandes.
Cliquez sur le bouton + Nouvelle.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre :
Sélectionnez le type de demande.
Décrivez la demande, par exemple, pourquoi vous avez besoin des biens ou des services.
(Facultatif) Joignez un document pour votre demande unique, par exemple un devis de fournisseur. L'outil d'automatisation de Payhawk se chargera d'extraire automatiquement les données de la demande et remplira les informations dans les champs respectifs lors de la création de la demande.
Cliquez sur Continuer. La demande sera alors créée.
Complétez les informations figurant dans la section Détails de la demande.
Le Résumé apparaîtra comme le titre de votre demande.
La Description peut contenir des informations que vous jugez importantes pour les responsables d’approbation et les responsables de la vérification.
(Facultatif) Dans le champ Fournisseur, choisissez l'entreprise à laquelle vous voulez demander les biens ou les services. Si vous ne la trouvez pas dans la liste des entreprises existantes, Payhawk vous demandera de marquer le fournisseur comme nouveau.
Pour créer une demande récurrente :
Sous Récurrence, cliquez sur Modifier et sélectionnez la période pour laquelle une nouvelle instance de demande sera ouverte, par exemple, Semestrielle.
Sous Du et Au, sélectionnez respectivement la date de début et la date de fin de la demande récurrente, par exemple, 2 ans à partir de la date actuelle.
Dans Méthode de paiement, sélectionnez l'une des méthodes de paiement disponibles pour la demande :
Carte indique que la demande sera payée par carte
Facture indique qu'elle sera payée par virement bancaire
Aucun paiement nécessaire indique que la demande n'a pas besoin d'être payée, car les biens demandés sont en magasin, par exemple.
Si vous devez modifier la méthode de paiement, cliquez sur Modifier, renseignez les informations et cliquez sur Enregistrer.
Dans Instructions spéciales, saisissez toutes les instructions spéciales que vous souhaitez que les responsables d’approbation et les responsables de la vérification voient.
Remplissez les informations figurant dans la section Informations complémentaires. Elle contient les champs qui ont été définis comme obligatoires pour le type de demande par un administrateur Payhawk de votre entreprise.
Complétez les informations figurant dans la section Montant – la description des articles que vous souhaitez demander, leur quantité et leur prix unitaire net. Pour ajouter de nouveaux articles, cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel article.
Sur la base des informations fournies, Payhawk créera les instances de demande pour la période que vous avez spécifiée.
Pour soumettre la demande, cliquez sur Soumettre.
