Cet article répond à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) au sujet des formats de fichiers que vous pouvez téléverser dans vos dépenses sur le portail Web de Payhawk, dans l'application mobile et dans la boîte de réception.
Qu'en est-il si le format de mon fichier n'est pas pris en charge ?
Vous recevrez alors un message indiquant que le fichier téléversé n'est pas pris en charge, assorti d'un lien renvoyant à cet article détaillé. Vous devez vérifier le format et les attributs du fichier et vous assurer qu'il est bien pris en charge.
Est-il possible de téléverser plusieurs fichiers à la fois ?
Oui, vous pouvez téléverser plusieurs fichiers dans vos dépenses sur les trois canaux Payhawk : le portail Web, l'application mobile et la boîte de réception.
Quel est le format de fichier recommandé pour une compatibilité optimale ?
Nous vous recommandons d'utiliser le format PDF pour les documents et le format PNG pour les images, car ces formats sont universellement pris en charge par tous les canaux Payhawk ainsi que par les intégrations en direct.
Est-il possible de téléverser des fichiers protégés par un mot de passe ?
Non, les fichiers protégés par un mot de passe ne sont pas pris en charge. Avant de procéder à leur téléversement, vous devez supprimer les mots de passe ou le chiffrement. Si vous tentez de téléverser un document de dépenses protégé par un mot de passe, le système affichera un message d'erreur.
Que se passe-t-il si je téléverse un fichier corrompu ?
Les fichiers corrompus ne peuvent pas être traités. Dans ce cas, le système signale le problème et affiche un message d'erreur. Pour continuer, vous devez téléverser un fichier valide et non corrompu.
L'OCR est-il pris en charge pour les fichiers numérisés ?
Oui, la reconnaissance optique de caractères (OCR) est disponible pour tous les formats de fichiers pris en charge, à l'exception des factures électroniques. Dans le cas des factures électroniques, Payhawk extrait les informations directement à partir des données XML structurées avec une exactitude absolue.
Quelle est la taille maximale des fichiers pour les téléversements ?
La taille maximale d'un fichier est de 10 Mo. Pour les téléchargements en masse, la taille combinée ne doit pas dépasser 20 Mo.
Le système valide-t-il automatiquement les fichiers de facturation électronique ?
Payhawk valide les fichiers de facturation électronique afin de s'assurer que la structure XML utilisée est correcte et lisible par le système. En revanche, il ne génère pas de message d'erreur si le fichier ne contient pas de champs obligatoires ou des données non valides pour une juridiction particulière.
Par exemple, si vous téléversez un document xRechnung conforme au format UBL, le système va tenter de le traiter. En revanche, si un champ obligatoire, tel que le nom du fournisseur, est manquant, Payhawk n'extraira pas cette information dans la dépense, et aucun message d'erreur ne s'affichera. C'est l'émetteur du document qui doit veiller à ce que la facture électronique réponde aux exigences légales de la juridiction concernée.
Que faire si mon fichier est refusé ?
Si votre fichier est refusé, vérifiez les points suivants :
Assurez-vous que le format de fichier correspond à l'un de ceux pris en charge par Payhawk.
Vérifiez que la taille du fichier se situe dans les limites autorisées.
Assurez-vous que le fichier n'est pas corrompu ou protégé par un mot de passe.
Les fichiers archivés sont-ils pris en charge ?
Non, les fichiers archivés (par exemple, les fichiers ZIP) ne sont pas pris en charge par Payhawk. Prenez soin d'extraire les fichiers avant de les téléverser.