Payhawk met actuellement à la disposition des utilisateurs trois canaux pour le téléversement des documents de dépenses : le portail Web, l'application mobile et la boîte de réception, laquelle permet aux utilisateurs d'envoyer des e-mails avec des pièces jointes pour les dépenses payées ou impayées.
Afin de préserver un processus standardisé de qualité et de garantir la conformité, Payhawk prend également en compte les formats de fichiers pris en charge par le système ERP ou comptable connecté (si une intégration active a été mise en place). De cette manière, Payhawk exporte en toute simplicité et automatiquement les documents dans le format approprié.
Exigences relatives aux formats de fichiers
Les documents de dépenses doivent répondre à des exigences spécifiques en matière de format de fichier pour être traités correctement. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des formats pris en charge par les canaux de Payhawk.
Portail Web Payhawk
Documents – PDF
Images – PNG, JPG, JPEG
Facturation électronique - Tous les formats pris en charge.
Dans le portail Web Payhawk, vous pouvez coller directement un document à partir de votre presse-papiers lorsque vous téléversez un document de dépenses.
Application mobile Payhawk
Documents– PDF
Images – PNG, JPG, JPEG, HEIC
Facturation électronique – Non prise en charge.
Boîte de réception Payhawk
Documents – PDF
Pièces jointes dans les e-mails – PNG, JPG, JPEG
Facturation électronique - Tous les formats pris en charge.
La boîte de réception Payhawk présente certaines limites en raison de la nature de la communication par e-mail.
Formats de facturation électronique pris en charge
Payhawk prend pleinement en charge le traitement des factures électroniques. Les documents XML doivent respecter des schémas normalisés tels que UBL 2.1 et CII (Cross-Industry Invoice) pour en assurer la compatibilité.
Voici les formats de facturation électronique actuellement pris en charge par Payhawk :
Standards universels
Peppol BIS 3
Formats spécifiques à certains pays
ZUGFeRD (Allemagne) – 2.2.0 et version supérieure
xRechnung (Allemagne) – 3.0.0 et version supérieure
RO e-Factura (Roumanie)