Pour créer une demande dans Payhawk, vous devez remplir les informations sur les articles souhaités, ajouter les détails de la demande requis par vos administrateurs Payhawk, et la soumettre. Les demandes uniques sont des demandes qui ne se produisent pas périodiquement.
Les informations minimales que vous devez fournir lors de la création d'une demande dans Payhawk peuvent varier en fonction des paramètres définis par un administrateur Payhawk de votre entreprise pour le type de demande spécifique (par exemple, les champs de demande de catégorisation personnalisée), et selon que le type de demande nécessite, ou non, une vérification (en général, si la demande nécessite une vérification, les détails que vous devrez fournir seront moins nombreux).
Si le Procurement AI Agent de Payhawk est activé pour votre entreprise, vous pouvez facilement créer et soumettre des demandes en utilisant ses puissantes capacités et son expérience conversationnelle, le tout dans le canal conversationnel de votre entreprise. Pour confirmer la disponibilité, adressez-vous aux administrateurs Payhawk de votre entreprise.
Spécificités
Si un type de demande est défini comme nécessitant une vérification, une demande de ce type sera déplacée sous l'onglet Vérifier une fois que vous l'aurez soumise. Si aucune vérification n'est nécessaire, elle sera directement déplacée sous l'onglet Approuver. Pour plus d'informations, consultez les phases du cycle de vie d'une demande.
Vous pouvez ajouter des remises, des échanges, des retours et d'autres éléments en incluant des articles dont le prix unitaire est négatif à votre demande.
Il n'est pas nécessaire d'inclure un fournisseur dans votre demande pour qu'elle soit vérifiée ou approuvée. Cependant, pour que Payhawk puisse faire le lien entre votre demande et les dépenses associées sur la base de factures téléchargées, il vous faudra ajouter les informations du fournisseur.
Création de demandes uniques
Pour créer une demande unique :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Demandes.
Cliquez sur le bouton + Nouvelle.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre :
Sélectionnez le type de demande.
Décrivez la demande, par exemple, pourquoi vous avez besoin des biens ou des services.
(Facultatif) Joignez un document pour votre demande unique, par exemple un devis de fournisseur. L'outil d'automatisation de Payhawk se chargera d'extraire automatiquement les données de la demande et remplira les informations dans les champs respectifs lors de la création de la demande.
Cliquez sur Continuer. La demande sera alors créée.
Complétez les informations figurant dans la section Détails de la demande.
Le Résumé apparaîtra comme le titre de votre demande.
La Description peut contenir des informations que vous jugez importantes pour les responsables d’approbation et les responsables de la vérification.
(Facultatif) Dans le champ Fournisseur, choisissez l'entreprise à laquelle vous voulez demander les biens ou les services. Si vous ne la trouvez pas dans la liste des entreprises existantes, Payhawk vous demandera de marquer le fournisseur comme nouveau.
Dans Méthode de paiement, sélectionnez l'une des méthodes de paiement disponibles pour la demande :
Carte indique que la demande sera payée par carte
Facture indique qu'elle sera payée par virement bancaire
Aucun paiement nécessaire indique que la demande n'a pas besoin d'être payée, car les biens demandés sont en magasin, par exemple.
Si vous devez modifier la méthode de paiement, cliquez sur Modifier, renseignez les informations et cliquez sur Enregistrer.
Dans Instructions spéciales, saisissez toutes les instructions spéciales que vous souhaitez que les responsables d’approbation et les responsables de la vérification voient.
Remplissez les informations figurant dans la section Informations complémentaires. Elle contient les champs qui ont été définis comme obligatoires pour le type de demande par un administrateur Payhawk de votre entreprise.
Complétez les informations figurant dans la section Montant – la description des articles que vous souhaitez demander, leur quantité et leur prix unitaire net. Pour ajouter de nouveaux articles, cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel article.
Pour soumettre la demande, cliquez sur Soumettre.
Extraction automatique des données de la demande
Sur la base des paramètres des champs de la demande configurés par les administrateurs Payhawk de votre entreprise, l'outil d'automatisation de Payhawk extraira automatiquement les données de la demande, telles que le fournisseur, et utilisera les données de la facture pour remplir le résumé de la demande. Cependant, le système n'appliquera pas automatiquement les lignes extraites du document, mais il vous offrira la possibilité de diviser la demande en lignes manuellement ou d'extraire automatiquement les lignes. Le document peut être une offre de prix de votre fournisseur, une capture d'écran d'un panier d'achat ou un élément similaire.
Les champs de l'article seront automatiquement remplis en fonction de la stratégie de suggestion de champ appliquée, si elle est activée.
Les données extraites avec succès seront marquées d'une étoile.
