Le cycle de vie d'une note de frais reflète celui des dépenses individuelles. Une fois qu'une note de frais est créée, son responsable peut la soumettre pour approbation. Les responsables d'approbation peuvent soit approuver le rapport, soit le faire passer à l'étape de la vérification, soit le refuser. En cas de refus, le responsable d'approbation peut supprimer le rapport ou le renvoyer au responsable d'une dépense pour qu'il le mette à jour et le soumette à nouveau.
Modification des notes de frais
Les notes de frais dans Payhawk peuvent être modifiées avant qu'elles n'aient été payées par différents rôles dans votre entreprise, et en fonction de l'étape de leur cycle de vie :
Les propriétaires de notes de frais peuvent modifier un rapport au cours de l'une des étapes suivantes :
Avant la soumission de la note de frais.
Après l'envoi de la note de frais pour approbation, mais la modification de la note à ce stade annulera toutes les approbations existantes et relancera le processus d'approbation.
Lorsque la note de frais a été renvoyée pour mise à jour.
Les employés désignés comme responsables de la vérification, ainsi que les comptables et les administrateurs de Payhawk, peuvent également modifier une note de frais.
En tant que propriétaire de la note de frais, vous pouvez modifier vos notes de frais avant qu'elles ne soient soumises ou après qu'elles aient été renvoyées pour mise à jour, en suivant les étapes suivantes :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Dépenses > Soumettre et sélectionnez le rapport.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Modifier le rapport.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, modifiez les informations souhaitées.
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous avez soumis votre note de frais pour approbation et qu'au moins une dépense a déjà été approuvée, vous pouvez rappeler et modifier la note de frais de la manière suivante :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Dépenses > Toutes et sélectionnez le rapport.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Modifier le rapport.
Cliquez sur Confirmer.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, modifiez les informations souhaitées.
Cliquez sur Enregistrer.
Suppression des notes de frais
Les notes de frais dans Payhawk peuvent être supprimées tant qu'elles n'ont pas été payées. Lorsqu'un rapport est supprimé, toutes les dépenses liées sont dissociées et, si elles sont encore en cours d'approbation, elles sont automatiquement soumises à nouveau pour approbation.
Alors que les dépenses et les notes de frais ne peuvent pas être supprimées après le paiement, elles peuvent toujours être renvoyées pour vérification. Cela permet à l'équipe financière de prendre les mesures qui s'imposent, par exemple en déduisant le montant de la paie de l'employé ou en organisant un remboursement par virement bancaire sur le compte de l'entreprise.
Au cours des différentes étapes de leur cycle de vie, les notes de frais peuvent être supprimées par différents rôles dans votre entreprise :.
Les responsables des dépenses peuvent supprimer un rapport avant qu'il n'ait été soumis ou s'il leur a été renvoyé pour mise à jour.
Les employés affectés comme responsables de la vérification, ainsi que les comptables et les administrateurs de Payhawk, peuvent supprimer une note de frais à partir de l'option Supprimer du menu à trois points.
En tant que responsable de la dépense, vous pouvez supprimer votre note de frais avant de la soumettre ou si elle vous a été renvoyée.
Sur le portail web Payhawk, accédez à Dépenses > Soumettre et sélectionnez le rapport.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Supprimer.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Supprimer pour confirmer votre choix.
La suppression d'une note de frais dissocie toutes les dépenses qui y sont associées. Les dépenses qui ont déjà été soumises seront automatiquement soumises à nouveau pour approbation, tandis que les autres resteront en l'état.
Vous pouvez toujours supprimer les dépenses incluses individuellement.
Si vous êtes désigné comme responsable de la dépense, vous pouvez supprimer une note de frais de la manière suivante :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Dépenses > Vérifier.
Sélectionnez le rapport souhaité.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Supprimer.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez Supprimer pour confirmer l'action.
