Vous pouvez créer et soumettre des notes de frais en tant qu'employé à partir de l'application, devenant ainsi un responsable de dépense.
Pour plus d'informations sur les options disponibles sur le portail, consultez l'article relatif à la création de notes de frais sur le portail web Payhawk.
Les comptables et les administrateurs de Payhawk peuvent également créer des notes de frais avec de nouvelles dépenses au nom des employés.
Créer et soumettre des notes de frais
En tant qu'employé, vous pouvez créer une note de frais de la même manière que vous créez une nouvelle dépense.
Pour créer des notes de frais avec de nouvelles dépenses :
Dans l'application mobile Payhawk, accédez aux Dépenses.
Appuyez sur le bouton + (plus).
Sélectionnez le type de note de frais souhaité, par exemple, Déplacement. Remplissez la description du rapport, ainsi que ses dates de début et de fin.
Si les dates se chevauchent avec un autre rapport ou se réfèrent à une période passée, le système affichera une erreur.
Appuyez sur Créer un rapport. Le système vous proposera alors des dépenses correspondant à la période que vous avez saisie. Sélectionnez celles que vous souhaitez ajouter à votre rapport.
Si aucune dépense ne correspond à la période sélectionnée, appuyez sur l'une des options suivantes :
Ajouter des dépenses existantes – Sur l'écran suivant, sélectionnez les dépenses que vous souhaitez ajouter à votre rapport.
Ajouter une nouvelle dépense – Sur l'écran suivant :
Sélectionnez un type de dépense pour votre dépense.
Téléchargez le reçu et confirmez en appuyant sur ✔.
Saisissez le montant et appuyez sur Continuer. Payhawk pré-remplit alors les données disponibles dans le rapport d'exportation.
Si aucune modification n'est nécessaire, appuyez sur Soumettre.
Si vous souhaitez modifier les données, modifiez-les et appuyez sur Enregistrer. La dépense sera alors ajoutée à votre rapport.
Une fois l'opération terminée, appuyez sur Soumettre le rapport.
À cette étape, vous pouvez également ajouter une nouvelle dépense à votre rapport en appuyant sur Ajouter une nouvelle dépense.
Soumission automatisée des notes de frais
Les notes de frais sont automatiquement soumises après un délai de grâce d'un jour.
Pour les périodes en cours ou futures, la soumission a lieu un jour après la fin de la période.
Pour les périodes antérieures, la soumission a lieu un jour après la création du rapport.
Si l'une des informations requises est manquante et que le rapport ne peut pas être soumis automatiquement, un message d'erreur apparaîtra indiquant que le rapport est en retard.