En Allemagne, les salariés ont droit à des indemnités journalières pour compenser les frais supplémentaires de repas et d'hébergement encourus lors de déplacements professionnels. Ces indemnités journalières ne sont pas considérées comme faisant partie du salaire normal de l'employé et sont donc exonérées d'impôt jusqu'à une limite fixée par la loi. En Allemagne, les indemnités journalières sont calculées sur la base de taux journaliers.
Déductions
Si l'employé reçoit un repas gratuit, celui-ci doit être déduit de l'indemnité journalière. C'est le cas, par exemple, si l'hôtel offre un petit-déjeuner gratuit. Voici les taux de déduction standard pour les repas fournis :
20 % de l'indemnité journalière doivent être déduits si le petit-déjeuner est fourni.
40 % de l'indemnité journalière doivent être déduits si le déjeuner est fourni.
40 % de l'indemnité journalière doivent être déduits si le dîner est offert.
Particularités
Les lignes directrices suivantes présentent des détails importants et des cas particuliers concernant les indemnités journalières, la durée des voyages d'affaires, les exigences en matière de documentation et les remboursements exonérés d'impôts en Allemagne.
Si un salarié effectue plusieurs déplacements professionnels au cours d'une même journée civile, le total des heures de tous les déplacements peut être combiné.
Si un salarié effectue un voyage d'affaires national et international le même jour, l'indemnité journalière pour le voyage international s'applique à toute la durée du voyage, même si le temps passé à l'étranger est inférieur à 8 heures.
Toutes les factures de dépenses doivent être émises à l'adresse de l'entreprise. Pour les factures supérieures à 150 EUR, elles doivent également inclure le nom et l'adresse de l'employeur, ainsi que le montant de la TVA applicable.
Tous les documents originaux relatifs aux dépenses, tels que les reçus et les factures, doivent être stockés, physiquement ou numériquement, dans l'UE.
Déplacements nationaux
Pour les déplacements professionnels nationaux, les indemnités journalières sont déterminées en fonction de la durée du voyage, c'est-à-dire de la durée totale de l'absence du salarié. Il importe peu que le voyage commence au domicile du salarié, sur son lieu de travail principal ou sur un autre lieu de travail.
Par exemple, un employé voyage de Berlin à Stuttgart en Allemagne et a renseigné les informations suivantes sur son déplacement :
Dans le modèle Payhawk, sur la base des données saisies par l'employé, les colonnes correspondantes seront remplies de la manière suivante :
Destination. Allemagne
Code de destination. DEU-Stuttgart
Devise. EUR
Demi-journée. 14
Premier/dernier jour. 14
Journée complète. 28
Petit déjeuner. Déjeuner. Dîner. 5,6. 11,2. 11,2.
Dans ce cas, le système calcule les taux de la manière suivante :
Demi-journée : 14 EUR seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière, car ce taux est appliqué si l'employé reste dans une ville entre 8 et 24 heures, et dans l'exemple actuel, il a passé 12 heures sur le lieu de destination.
Petit déjeuner : 5,6 EUR seront déduits de l'indemnité journalière pour le petit-déjeuner, car cette dépense a déjà été couverte.
Déjeuner : 11,2 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Dîner : 11,2 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Déplacements à l'étranger
Lorsque les employés voyagent à l'étranger, des règles différentes s'appliquent. L'indemnité journalière dépend du pays de destination.
Les taux sont définis dans un règlement basé sur la loi allemande relative à l'impôt sur le revenu.
Par exemple, un employé voyage de Berlin, en Allemagne, à Londres, au Royaume-Uni, et a renseigné les informations suivantes sur son déplacement :
Dans le modèle Payhawk, sur la base des données saisies par l'employé, les colonnes correspondantes seront remplies de la manière suivante :
Destination. Royaume-Uni
Code de destination. GBR-Londres
Devise. EUR
Demi-journée. 44
Premier/dernier jour. 44
Journée complète. 66
Petit déjeuner. Déjeuner. Dîner. 13,2. 26,4. 26,4.
Dans ce cas, le système calcule les taux de la manière suivante :
Premier/dernier jour : un total de 88 EUR sera calculé et inclus dans le montant de l'indemnité journalière pour le premier et le dernier jour du voyage – respectivement le 16 et le 17 juillet.
Petit déjeuner : 13,2 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Déjeuner : 26,4 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Dîner : 26,4 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.