Payhawk utilise des taux journaliers accessibles au public et une logique automatisée personnalisée pour calculer les dépenses journalières, en fonction de la durée du déplacement, de la destination et des repas fournis.
Le modèle de fichier Excel avec les taux journaliers est basé sur les taux officiels de pays tels que l'Allemagne, l'Espagne et la France, qui sont définis comme valeurs par défaut et appliqués à ces pays.
Le modèle journalier
Le modèle contient les colonnes suivantes :
Destination. Il s'agit du pays ou de la ville où l'employé se rend.
Si l'employé se rend à plusieurs endroits en une journée, Payhawk prend le dernier endroit visité pour cette journée et utilise son tarif.
Si l'employé sélectionne une ville pour laquelle il n'y a pas de tarif, Payhawk utilise le tarif du pays.
Si l'employé n'indique pas de ville spécifique, Payhawk utilise le taux national.
Si l'employé sélectionne un pays pour lequel il n'y a pas de tarif, Payhawk utilise le tarif par défaut Autre en bas de la liste.
Le système Payhawk reconnaît et prend en charge un ensemble de villes par défaut plutôt que des provinces entières.
Code de destination. Il s'agit du code à trois lettres utilisé pour identifier le pays de destination, suivi du nom de la ville.
Devise. Il s'agit de la devise utilisée pour les dépenses d'indemnités journalières.
Vous pouvez modifier la colonne des devises dans le modèle pour inclure soit la devise de votre compte en devise de base, soit la devise locale de la destination du voyage, et le système calculera automatiquement les indemnités journalières, selon votre préférence.
Si vous choisissez la devise locale, le système se chargera également de la conversion de la devise. Payhawk utilise son taux de change interne applicable à la date de création des frais d'indemnités journalières.
Si vous ne choisissez pas de devise spécifique, le système utilisera la devise de base de votre compte pour calculer les indemnités journalières.
Le système calcule le montant total des indemnités journalières dans la devise de base de votre compte.
Demi-journée. Ce tarif est appliqué si l'employé séjourne dans une ville entre 8 et 24 heures. Si votre entreprise n'utilise pas de tarif distinct pour cette durée, vous pouvez copier les valeurs de la colonne de tarif journée complète.
Si votre déplacement dure entre 8 et 24 heures mais s'étend sur deux jours calendaires, alors les tarifs Premier/Dernier jour seront appliqués. Par exemple, si vous arrivez à destination aujourd'hui en fin d'après-midi et repartez demain à midi, aujourd'hui sera traité comme le premier jour de votre voyage et demain sera traité comme le dernier jour de votre voyage. Par conséquent, les tarifs Premier/Dernier jour s'appliqueront à chaque jour.
Premier/Dernier jour. Ce tarif est appliqué pour le premier et le dernier jour de déplacement de l'employé. Si votre entreprise n'utilise pas de tarif distinct pour cette durée, vous pouvez copier les valeurs de la colonne de tarif journée complète.
Journée complète. Ce tarif est appliqué pour tout déplacement d'une durée minimale de 24 heures.
Lorsque le déplacement professionnel s'étend sur deux jours calendaires ou plus, les tarifs Premier/Dernier jour et Journée complète seront appliqués comme suit :
Un déplacement de deux jours nécessitera deux tarifs Premier/Dernier jour.
Un déplacement de trois jours nécessitera deux tarifs Premier/Dernier jour et un tarif Journée complète.
Petit-déjeuner. Déjeuner. Dîner.
Certaines entreprises et certains pays utilisent des déductions. Lorsque les repas sont offerts gratuitement, payés avec une carte d'entreprise, ou lorsqu'ils sont fournis dans le cadre d'un voyage ou d'un hébergement remboursable, un pourcentage doit être déduit de l'indemnité par jour calendaire (par exemple, un petit-déjeuner gratuit fourni par l'hôtel où séjourne l'employé ou un dîner gratuit offert lors d'une conférence).
Par exemple, les pourcentages de franchise du tarif journée complète peuvent être les suivants : petit-déjeuner – 20 %, déjeuner – 40 % et dîner – 40 %.