Au Royaume-Uni, les employeurs peuvent rembourser les frais de repas et de subsistance de leurs employés lors de déplacements professionnels en utilisant des indemnités journalières, également appelées « barèmes ». Il s'agit de montants journaliers fixes qui simplifient la déclaration des frais et réduisent la charge administrative, pour autant que certaines conditions du HMRC (His Majesty's Revenue and Customs) soient remplies.
Lorsque l'on utilise les barèmes de référence du HMRC ou des barèmes personnalisés approuvés, ces paiements sont exonérés d'impôt et ne doivent pas être déclarés, à condition que l'employé remplisse les critères d'éligibilité. Au Royaume-Uni, les indemnités journalières sont calculées sur la base de taux horaires.
Particularités
Voici les principales règles et conditions à respecter pour que les indemnités journalières restent exonérées d'impôt et conformes aux directives du HMRC au Royaume-Uni :
Le voyage doit être effectué dans le cadre des responsabilités professionnelles de l'employé ou vers un lieu de travail temporaire.
L'employé doit être absent de son domicile ou de son lieu de travail habituel pendant une période continue de plus de 5 ou 10 heures.
L'employé doit avoir engagé des frais de repas après le début du voyage.
Une seule forme de remboursement est autorisée par repas. Par exemple, si un petit-déjeuner à l'hôtel est déjà remboursé, une indemnité journalière pour ce même repas ne peut pas être demandée.
Vous pouvez payer moins que les taux de référence du HMRC, mais si vous payez plus, l'excédent est imposable, à moins que vous n'utilisiez des taux sur mesure approuvés ou que vous ne suiviez les taux standard du HMRC.
Depuis avril 2019, le HMRC a simplifié les règles de déclaration des frais de voyage d'affaires. Les employeurs peuvent désormais demander un taux journalier fixe sans avoir besoin de reçus pour chaque dépense individuelle, à condition qu'ils puissent démontrer que l'employé a encouru certains coûts pendant le voyage. Par exemple, si un employé prend trois repas par jour, un seul reçu (par exemple pour le dîner) peut suffire.
Déplacements nationaux
Les taux de référence actuels du HMRC pour les déplacements intérieurs au Royaume-Uni sont basés sur la durée de l'absence de l'employé pour un voyage d'affaires admissible. Différents taux s'appliquent en fonction de la durée : un taux pour les déplacements d'une durée de 5 à 10 heures, un taux plus élevé pour les déplacements d'une durée de 10 à 24 heures et un taux pour les déplacements d'une durée de 24 heures.
Par exemple, un employé se rend de Londres à Manchester au Royaume-Uni et a renseigné les informations suivantes sur son déplacement :
Dans le modèle Payhawk, sur la base des données saisies par l'employé, les colonnes correspondantes seront remplies de la manière suivante :
Destination. Royaume-Uni
Code de destination. GBR-Manchester
Devise. GBP
5 à 10 heures. 5
10 à 24 heures. 10
24 heures ou plus. 25
Petit déjeuner. Déjeuner. Dîner. 5. 10. 10.
Dans ce cas, le système calcule les taux de la manière suivante :
24 heures ou plus : 25 GBP seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière, car ce taux est appliqué si l'employé reste dans une ville pendant 24 heures ou plus, et dans l'exemple actuel, il a passé 24 heures sur le lieu de destination, du 15 juillet à 8 heures du matin au 16 juillet à 8 heures du matin.
10 à 24 heures : 10 GBP seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière, car ce taux est appliqué si l'employé reste dans une ville entre 10 heures et 24 heures, et dans l'exemple actuel, il a passé 12 heures sur le lieu de destination, du 16 juillet 8 h 00 au 16 juillet 20 h 00.
Petit déjeuner : 5 GBP seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière.
Déjeuner : 10 GBP seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière.
Dîner : 10 GBP seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière.
Déplacements à l'étranger
Contrairement aux taux nationaux, les taux étrangers comprennent une allocation de 24 heures couvrant les repas, les boissons, les frais accessoires et l'hébergement. Les employeurs peuvent choisir d'utiliser ces taux, de rembourser les dépenses réelles ou de demander un taux sur mesure.
Par exemple, un employé voyage de Londres (Royaume-Uni) à Dublin (Irlande) et a renseigné les informations suivantes sur son voyage :
Dans le modèle Payhawk, sur la base des données saisies par l'employé, les colonnes correspondantes seront remplies de la manière suivante :
Destination. Irlande
Code de destination. IRL-Dublin
Devise. EUR
5 à 10 heures. 38,5
10 à 24 heures. 94
24 heures ou plus. 99
Petit déjeuner. Déjeuner. Dîner. 0. 34. 51,5.
Dans ce cas, le système calcule les taux de la manière suivante :
24 heures ou plus : 99 EUR seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière, car ce taux est appliqué si l'employé reste dans une ville pendant 24 heures ou plus, et dans l'exemple actuel, il a passé 24 heures sur le lieu de destination, du 17 juillet 10 h 00 au 18 juillet 10 h 00.
10 à 24 heures : 94 EUR seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière, car ce taux est appliqué si l'employé reste dans une ville entre 10 heures et 24 heures, et dans l'exemple actuel, il a passé 11 heures sur le lieu de destination, du 18 juillet 10 h 00 au 18 juillet 21 h 00.
Petit-déjeuner : 0 EUR sera calculé pour le montant des dépenses journalières.
Déjeuner : 34 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Dîner : 51,5 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.