Utilisation des taux horaires pour le calcul des indemnités journalières

Payhawk utilise des taux horaires accessibles au public et une logique automatisée pour calculer les indemnités journalières, en fonction de la durée du déplacement, de la destination et des repas fournis.

Le modèle de fichier Excel avec les taux horaires est basé sur les taux officiels de pays tels que le Royaume-Uni, l'Irlande et l'Autriche, qui sont définis comme valeurs par défaut et appliqués à ces pays.

Le modèle horaire

Le modèle contient les colonnes suivantes :

Destination. Il s'agit du pays ou de la ville où l'employé se rend.
- Si l'employé sélectionne une ville pour laquelle il n'y a pas de tarif, Payhawk utilise le tarif du pays.
- Si l'employé n'indique pas de ville spécifique, Payhawk utilise le taux national.
- Si l'employé sélectionne un pays pour lequel il n'y a pas de tarif, Payhawk utilise le tarif par défaut Autre en bas de la liste.
Code de destination. Il s'agit du code à trois lettres utilisé pour identifier le pays de destination, suivi du nom de la ville.
Devise. Il s'agit de la devise utilisée pour les dépenses d'indemnités journalières.
- Vous pouvez modifier la colonne des devises dans le modèle pour inclure soit la devise de votre compte en devise de base, soit la devise locale de la destination du voyage, et le système calculera automatiquement les indemnités journalières, selon votre préférence.
- Si vous choisissez la devise locale, le système se chargera également de la conversion de la devise. Payhawk utilise son taux de change interne applicable à la date de création des frais d'indemnités journalières.
- Si vous ne choisissez pas de devise spécifique, le système utilisera la devise de base de votre compte pour calculer les indemnités journalières.
- Le système calcule le montant total des indemnités journalières dans la devise de base de votre compte.
Horaire. Payhawk utilise des taux d'indemnités journalières basés sur l'heure pour calculer automatiquement les frais d'indemnités journalières en fonction des heures passées dans un lieu.

Les différents pays disposent de leurs propres règles de décomposition des heures pour le calcul des indemnités journalières. Payhawk applique automatiquement les fourchettes horaires en fonction des exigences réglementaires de chaque pays. Par exemple, si un employé voyage pendant 9 heures dans un pays qui applique les plages horaires suivantes : 1 à 5 h, 5 à 10 h, 10 à 16 h et 16 à 24 h, il sera payé au taux de la tranche horaire 5 à 10 h.

Petit-déjeuner. Déjeuner. Dîner.
- Certaines entreprises et certains pays utilisent des déductions. Lorsque les repas sont offerts gratuitement, payés avec une carte d'entreprise, ou lorsqu'ils sont fournis dans le cadre d'un voyage ou d'un hébergement remboursable, un pourcentage doit être déduit de l'indemnité par jour calendaire (par exemple, un petit-déjeuner gratuit fourni par l'hôtel dans lequel séjourne l'employé ou un dîner gratuit offert lors d'une conférence).
  
  Par exemple, les pourcentages de franchise du tarif journée complète peuvent être les suivants : petit-déjeuner – 20 %, déjeuner – 40 % et dîner – 40 %.

Cas d'utilisation

Les exemples suivants illustrent la manière dont Payhawk calcule les indemnités journalières à l'aide du modèle de calcul horaire pour les voyages d'affaires.

Exemple 1

Imaginons qu'un salarié se rende de Vienne, en Autriche, à Salzbourg et à Graz, en Autriche, puis retourne à Vienne.

Les indemnités journalières sont calculées à l'aide du modèle de calcul horaire de la manière suivante :

Le calcul pour Salzbourg commence lorsque le salarié quitte Vienne et se termine lorsqu'il quitte Salzbourg :
- Taux horaire de 5 heures Salzbourg, Autriche (10/07 8 h 00 UTC+02:00 au 10/07 17 h 00 UTC+02:00).
Le calcul pour Graz commence lorsque l'employé quitte Salzbourg et se termine lorsqu'il arrive à Vienne :
- Tarif 24 heures Graz, Autriche (10/07 17 h 00 UTC+02:00 au 11/07 17 h 00 UTC+02:00).

Exemple 2

Supposons qu'un employé se rende de Londres en Allemagne et aux Pays-Bas, puis retourne à Londres.