En France, les employeurs peuvent accorder à leurs employés une indemnité non imposable pour les déplacements professionnels, tant à l'intérieur du pays qu'à l'étranger. Cette indemnité est destinée à couvrir les dépenses telles que les repas et l'hébergement pendant le déplacement et est exonérée de l'impôt sur le revenu. Les indemnités journalières en France sont calculées sur la base de taux journaliers.
Particularités
Pour avoir droit à une indemnité journalière lors de déplacements professionnels de longue durée, l'employé doit être dans l'impossibilité de rentrer chez lui quotidiennement en raison du lieu de sa mission. Les conditions suivantes doivent être remplies pour y avoir droit :
La distance aller simple entre le domicile de l'employé et le lieu de travail est d'au moins 50 kilomètres.
Les transports publics ne permettent pas de parcourir cette distance en moins d'une heure et trente minutes, en aller simple.
Les employés qui engagent régulièrement des frais de voyage ne sont pas tenus de fournir des justificatifs détaillés pour chaque coût. Toutefois, des documents spécifiques sont toujours nécessaires pour vérifier le nombre de jours de voyage, les frais d'hébergement et l'ensemble des activités liées au voyage :
Pour confirmer le nombre total de jours de voyage au cours d'une année, les employés doivent fournir une liste des régions visitées, des factures d'hôtel suffisantes et des certificats délivrés par l'employeur décrivant les conditions du voyage.
Afin de vérifier les frais d'hébergement, en particulier pour les voyages de longue durée par exemple, des factures d'hôtel sont nécessaires.
Déplacements nationaux
Les indemnités journalières pour les déplacements professionnels nationaux sont basées sur la durée du voyage, calculée en fonction du temps total passé par l'employé hors de son domicile ou de son lieu de travail habituel.
Par exemple, un employé voyage de Lyon à Paris en France et a renseigné les informations suivantes sur son déplacement :
Dans le modèle Payhawk, sur la base des données saisies par l'employé, les colonnes correspondantes seront remplies de la manière suivante :
Destination. France
Code de destination. FRA-Paris
Devise. EUR
Demi-journée. 75,6
Premier/dernier jour. 75,6
Journée complète 75,6
Petit déjeuner. Déjeuner. Dîner. 0. 21,1. 21,1.
Dans ce cas, le système calcule les taux de la manière suivante :
Premier/dernier jour : un total de 151,2 EUR sera calculé et inclus dans le montant de l'indemnité journalière pour le premier et le dernier jour du voyage – respectivement le 4 et le 6 juillet.
Journée complète : 75,6 EUR seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière pour l'ensemble de la période.
Petit déjeuner : 0 EUR sera calculé pour le montant de l'indemnité journalière.
Déjeuner : 21,1 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Dîner : 21,1 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Déplacements à l'étranger
Lorsque les employés voyagent à l'étranger, des taux différents s'appliquent. L'indemnité journalière dépend du pays de destination. L'indemnité de déplacement international doit être réduite dans les cas suivants :
Si l'employé est logé gratuitement, l'indemnité doit être réduite de 65 %. Il s'agit par exemple d'un logement fourni ou payé par l'employeur.
Si un repas est pris en charge, l'indemnité doit être réduite de 17,5 %.
Si les deux repas sont pris en charge, l'allocation doit être réduite de 35 %.
Par exemple, un employé voyage de Paris (France) à Vienne (Autriche) et a renseigné les informations suivantes sur son déplacement :
Dans le modèle Payhawk, sur la base des données saisies par l'employé, les colonnes correspondantes seront remplies de la manière suivante :
Destination. Autriche
Code de destinationAUT-Vienne
Devise. EUR
Demi-journée. 175
Premier/dernier jour. 175
Journée complète. 175
Petit déjeuner. Déjeuner. Dîner. 0. 61,25. 61,25.
Dans ce cas, le système calcule les taux de la manière suivante :
Premier/dernier jour : un total de 350 EUR sera calculé et inclus dans le montant de l'indemnité journalière pour le premier et le dernier jour du voyage – respectivement le 14 et le 16 juillet.
Journée complète : 175 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Petit déjeuner : 0 EUR sera calculé pour le montant de l'indemnité journalière.
Déjeuner : 61,25 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Dîner : 61,25 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.