Les employés polonais ont droit à des indemnités journalières pour couvrir les frais de repas et d'hébergement encourus lors de déplacements professionnels. Ces indemnités ne sont pas considérées comme faisant partie du salaire de l'employé et sont donc exonérées d'impôt jusqu'à une certaine limite. En Pologne, les indemnités journalières sont calculées sur la base de taux horaires.
Les employeurs peuvent choisir d'accorder des indemnités journalières plus élevées que les taux standard. Cependant, tout montant dépassant la limite autorisée est considéré comme un revenu imposable. Les taux maximums autorisés varient selon que le déplacement professionnel a lieu en Pologne ou à l'étranger.
Déplacements nationaux
Pour les déplacements professionnels en Pologne, les employés ont droit à des indemnités journalières pour couvrir leurs dépenses, telles que les repas et l'hébergement, et les spécificités suivantes s'appliquent :
Déplacements professionnels d'une journée. Pour les voyages d'une durée inférieure à une journée complète, l'indemnité dépend de la durée du voyage. Aucune indemnité n'est accordée si le voyage dure moins de 8 heures. Une indemnité partielle est accordée pour les voyages d'une durée comprise entre 8 et 12 heures, et une indemnité complète est accordée pour les voyages d'une durée supérieure à 12 heures.
Déplacements professionnels sur plusieurs jours. Pour les voyages d'une durée supérieure à 24 heures, une indemnité journalière complète est accordée pour chaque jour entier. Pour le dernier jour, s'il ne s'agit pas d'une journée complète de 24 heures, l'indemnité est ajustée en fonction du nombre d'heures : une indemnité partielle est accordée pour les durées plus courtes.
Déductions par repas. Si les repas sont fournis par l'employeur ou offerts gratuitement pendant le déplacement, l'indemnité journalière doit être réduite en conséquence. Les déductions standard s'appliquent à chaque repas – petit-déjeuner, déjeuner et dîner.
Remboursement de l'hébergement. Le remboursement des frais d'hébergement dépend de la présentation par l'employé d'un justificatif de la dépense. Si un reçu ou une facture valide est présenté, l'employeur peut rembourser jusqu'à une limite plus élevée. En l'absence de preuve, un montant fixe inférieur peut être accordé.
Par exemple, un employé voyage de Varsovie à Cracovie en Pologne et a renseigné les informations suivantes sur son déplacement :
Dans le modèle Payhawk, sur la base des données saisies par l'employé, les colonnes correspondantes seront remplies de la manière suivante :
Destination. Pologne
Code de destination. POL-Kraków
Devise. PLN
Jusqu'à 8 heures. 13,5
8 à 12 heures. 22,5
12 à 24 heures. 45
Petit déjeuner. Déjeuner. Dîner. 11,25. 22,5. 11,25.
Dans ce cas, le système calcule les taux de la manière suivante :
24 heures : 45 PLN seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière, car l'employé a passé 24 heures en déplacement entre le 21 juillet à 8 h 00 et le 22 juillet à 8 h 00.
Jusqu'à 8 heures : 13,5 PLN seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière, car l'employé a passé 5 heures en déplacement du 22 juillet 8 h 00 au 22 juillet 13 h 00.
Petit déjeuner : 11,25 PLN seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Déjeuner : 22,5 PLN seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Dîner : 11,25 PLN seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Déplacements à l'étranger
Pour les déplacements professionnels en dehors de la Pologne, les employés ont droit à des indemnités journalières pour couvrir les dépenses telles que les repas, le logement et les transports locaux. Ces indemnités journalières pour les voyages internationaux ne doivent pas être inférieures à l'indemnité nationale. Les spécificités suivantes s'appliquent au calcul des indemnités journalières pour les déplacements à l'étranger :
Déplacements professionnels d'une journée. Pour les déplacements d'une durée inférieure à 24 heures, l'indemnité est calculée en fonction de la durée du déplacement : moins de 8 heures (1/3 de l'indemnité totale), 8 à 12 heures (1/2 de l'indemnité totale) et plus de 12 heures (indemnité totale).
Déplacements professionnels sur plusieurs jours. Pour les voyages de plus de 24 heures, l'allocation complète s'applique à chaque jour complet. Pour le dernier jour partiel, l'indemnité est ajustée en fonction du nombre d'heures.
Déductions par repas. Si les repas sont fournis par l'employeur ou inclus gratuitement dans le voyage, l'indemnité journalière doit être réduite en conséquence. Les déductions standard s'appliquent à chaque repas : petit-déjeuner, déjeuner et dîner.
Remboursement de l'hébergement. Les frais d'hébergement sont remboursés sur la base des dépenses réelles justifiées par des reçus ou des factures, dans les limites fixées par le règlement. En l'absence de justificatif, l'employé peut recevoir un montant forfaitaire égal à une partie du plafond de remboursement.
Par exemple, un employé voyage de Varsovie, en Pologne, à Dublin, en Irlande, et a renseigné les informations suivantes sur son voyage :
Dans le modèle Payhawk, sur la base des données saisies par l'employé, les colonnes correspondantes seront remplies de la manière suivante :
Destination. Irlande
Code de destination. IRL-Dublin
Devise. EUR
Jusqu'à 8 heures. 17
8 à 12 heures. 26
12 à 24 heures. 52
Petit déjeuner. Déjeuner. Dîner. 7,8. 15,6. 15,6.
Dans ce cas, le système calcule les taux de la manière suivante :
12 à 24 heures : 52 EUR seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière, car l'employé a passé 24 heures en déplacement du 1er juillet à 8 heures du matin au 2 juillet à 8 heures du matin.
8 à 12 heures : 26 EUR seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière, car l'employé a passé 12 heures en déplacement du 2 juillet à 8 heures du matin au 2 juillet à 8 heures du soir.
Petit déjeuner : 7,8 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Déjeuner : 15,6 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Dîner : 15,6 EUR seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.