Au Danemark, les employeurs sont autorisés à verser des indemnités journalières à leurs employés pour rembourser les dépenses encourues lors de déplacements professionnels. Au Danemark, les indemnités journalières sont calculées sur la base de taux journaliers.
Les employés peuvent recevoir des indemnités journalières non imposables pour le logement, la nourriture et les petites dépenses, dans la limite de certains plafonds. Ces montants maximums sont mis à jour chaque année et publiés par l'administration douanière et fiscale danoise.
Conditions d'octroi d'indemnités journalières exonérées d'impôt
Les indemnités journalières ne sont pas considérées comme faisant partie du salaire de l'employé et sont donc exonérées d'impôt, si les conditions suivantes sont remplies :
L'employé doit passer la nuit hors de son domicile.
L'employé doit être absent pendant au moins 24 heures.
L'employé ne peut raisonnablement faire la navette entre sa résidence habituelle et le lieu de travail temporaire, ce qui l'oblige à passer la nuit sur place.
Le déplacement doit être effectué à des fins professionnelles. Cela inclut les cas où l'employé
Est tenu d'effectuer des astreintes et doit rester sur le lieu de travail temporaire ou à proximité pendant la période d'astreinte.
Doit rester à un endroit précis le soir en raison d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe liées au travail.
Travaille pendant de longues heures ou des heures irrégulières, ce qui entraîne un court intervalle entre la fin d'une journée de travail et le début de la suivante.
L'indemnité journalière n'est exonérée d'impôt que jusqu'à un montant maximum déterminé.
Les remboursements ou les indemnités journalières qui ne répondent pas à ces critères ou qui dépassent le plafond exonéré d'impôt sont considérés comme des revenus imposables.
Indemnité pour les repas et les achats de faible valeur
L'indemnité repas exonérée d'impôt est accordée sur une base journalière et ne s'applique qu'après 24 heures de déplacement. Si le déplacement dure plus de 24 heures, une indemnité proportionnelle peut être ajoutée pour les heures supplémentaires.
Par exemple, 40 heures de voyage donnent droit à un taux journalier complet plus une partie pour les 16 heures supplémentaires. Aucune indemnité n'est versée pour les déplacements de moins de 24 heures.
Si les repas sont fournis par l'employeur ou inclus, par exemple, dans les séjours à l'hôtel, l'allocation doit être réduite en conséquence :
Petit déjeuner – 15 %
Déjeuner – 30 %
Dîner – 30 %
Déplacements nationaux
Pour les déplacements professionnels nationaux, les indemnités journalières sont déterminées en fonction de la durée du voyage, c'est-à-dire de la durée totale de l'absence de l'employé.
Par exemple, un employé voyage de Copenhague à Aarhus au Danemark et a renseigné les informations suivantes sur son déplacement :
Dans le modèle Payhawk, sur la base des données saisies par l'employé, les colonnes correspondantes seront remplies de la manière suivante :
Destination. Danemark
Code de destination. DEN-Aarhus
Devise. DKK
Journée complète. 256
Premier/dernier jour. 128
Petit déjeuner. Déjeuner. Dîner. 38,4. 76,8. 76,8.
Dans ce cas, le système calcule les taux de la manière suivante :
Premier/dernier jour : un total de 256 DKK sera calculé et inclus dans le montant de l'indemnité journalière pour le premier et le dernier jour du déplacement d'une durée de deux jours.
Petit déjeuner : 38,4 DKK seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Déjeuner : 76,8 DKK seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Dîner : 76,8 DKK seront calculés et inclus dans le montant des dépenses journalières.
Déplacements à l'étranger
Lorsque les employés voyagent à l'étranger, des taux différents s'appliquent. L'indemnité journalière dépend du pays de destination.
Par exemple, un employé voyage de Copenhague, au Danemark, à Barcelone, en Espagne, et a renseigné les informations suivantes sur son déplacement :
Dans le modèle Payhawk, sur la base des données saisies par l'employé, les colonnes correspondantes seront remplies de la manière suivante :
Destination. Espagne.
Code de destination ESP-Barcelone
Devise. DKK
Journée complète. 597
Premier/dernier jour. 597
Petit déjeuner. Déjeuner. Dîner. 0. 0. 0.
Dans ce cas, le système calcule les taux de la manière suivante :
Journée entière : 597 DKK seront calculés et inclus dans le montant de l'indemnité journalière pour la journée complète du déplacement.
Premier/dernier jour : un total de 1 194 DKK sera calculé et inclus dans le montant de l'indemnité journalière pour le premier et le dernier jour du déplacement d'une durée de trois jours.
Petit déjeuner : 0 DKK sera calculé pour le montant de l'indemnité journalière.
Déjeuner : 0 DKK sera calculé pour le montant des dépenses journalières.
Dîner : 0 DKK sera calculé pour le montant des dépenses journalières.