Payhawk exporte les remboursements vers Oracle NetSuite sous forme de factures ou de notes de frais, en fonction de la configuration choisie lors de l'installation initiale de l'intégration. Ce paramètre s'applique à tous les remboursements, aux frais kilométriques et aux indemnités journalières.
Pour garantir une comptabilité précise dans NetSuite, il est important de comprendre le fonctionnement de chaque option d'exportation.
Exportation des remboursements sous forme de factures fournisseurs
Si vous avez configuré Payhawk pour exporter les remboursements sous forme de factures de fournisseurs :
Une fois la dépense vérifiée, Payhawk l'envoie vers Oracle NetSuite.
L'employé est créé en tant que fournisseur dans l'ERP.
Chaque dépense remboursable est directement liée à l'employé et exportée sous forme de facture fournisseur.
L'exportation des remboursements sous forme de factures fournisseurs convient si vous préférez gérer les dépenses remboursables par le biais des dossiers fournisseurs.
Exportation des remboursements sous forme de notes de frais
Si vous avez configuré Payhawk pour exporter les remboursements sous forme de notes de frais :
Payhawk associe chaque dépense à un employé dans Oracle NetSuite en utilisant l'ID externe, l'e-mail ou le nom.
Si aucune correspondance n'est trouvée, une erreur se produit et l'exportation échoue.
Pour les factures fournisseurs récurrentes, continuez à utiliser les données réelles du fournisseur.
Si les rapports exigent le nom du fournisseur, envisagez de l'ajouter en tant que champ personnalisé ou note, tout en conservant la dépense attribuée au salarié.
L'exportation des remboursements sous forme de notes de frais convient si vous souhaitez suivre les dépenses directement sous les dossiers des employés dans Oracle NetSuite.